Organización del espacio y equipamientos en oficinas de turismo

Resumen

El texto describe cómo deben organizarse las oficinas de turismo: su ubicación, accesos sin barreras y distribución en planta. Explica las zonas habituales (acogida, autoconsulta, trabajo interno, exposición, almacén y grupos) y la diferencia entre front office y back office. También aborda la importancia de la imagen externa e interna para transmitir dinamismo, eficacia y cordialidad.

Puntos clave

Las oficinas de turismo deben ser fácilmente identificables y tener accesos libres de barreras arquitectónicas.
La zona de acogida (front office) incluye mostrador amplio y bien iluminado, con un ordenador por informador.
La zona de autoservicio o autoconsulta permite al público resolver consultas sin asistencia de los informadores.
El back office es el espacio de gestión y trabajo interno del personal.
El material de la oficina debe guardarse en un almacén fuera de la vista de los turistas.
La zona de grupos sirve para iniciar las explicaciones dirigidas a grupos de visitantes.
La imagen externa e interna (decoración, rotulación y señalización) transmite dinamismo, efectividad y cordialidad.

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Organización del Espacio y Equipamientos en Oficinas de Turismo

En las oficinas de turismo, es de sumo interés el lugar de emplazamiento, su distribución en planta y la organización del espacio del que dispongan. Las oficinas de turismo deben ser fácilmente identificables por quienes necesiten sus servicios, así como disponer de accesos adecuados. Los elementos deben estar adaptados tanto a las necesidades de los usuarios como del propio personal, y deben ser eficientes para su uso. Por ello, es necesario conseguir que la comunicación entre emisor y receptor sea fructífera. Es importantísimo que los accesos para el público estén libres de barreras arquitectónicas: entradas sin elementos que impidan el paso, escalones, muros... No todas las oficinas disponen de las mismas zonas, pudiendo distinguir entre estas:

Zonas Comunes en Oficinas de Turismo

Las oficinas de turismo pueden variar en su distribución, pero generalmente incluyen las siguientes zonas:

A) Zona de Acogida

Debe existir una zona de atención directa al público con espacio suficiente para atender adecuadamente la demanda (front office): mostrador, estanterías, teléfono, ordenadores...

Mostrador: De fácil acceso, amplio y bien iluminado.
Ordenadores: Detrás del mostrador y uno por cada informador.
Material de trabajo: Bien clasificado, identificado y cerca tanto del turista como del profesional.

B) Zona de Autoservicio/Autoconsulta

Las personas pueden realizar las consultas sin necesidad de requerir la asistencia de los informadores turísticos. Debe tener dimensiones suficientemente amplias.

C) Zona de Trabajo Interno

Es imprescindible que existan espacios para gestión y trabajo interno del personal de las oficinas (back office).

D) Zona de Exposición

Pueden existir espacios para establecer exposiciones temporales de interés y atractivo para la demanda.

E) Zona de Almacén

El material que manejan las oficinas de turismo debe estar guardado en un lugar fuera de la vista de los turistas.

F) Zona de Grupos

Las oficinas de turismo deberán tener un espacio donde poder comenzar las explicaciones.

Front Office y Back Office: Elementos Clave

Existen dos zonas que son comunes a todas las oficinas y puntos de información:

Front Office: Información, atención y orientación en mostrador.
Back Office: Todo el trabajo interno.

Imagen y Calidad del Servicio

Si la calidad del servicio de acogida e información al turista es fundamental, no lo son menos la imagen externa e interna de las oficinas o puntos de información. Por eso, las oficinas deben cuidar especialmente la decoración de la zona de atención al público, la rotulación exterior y la señalización en el interior de las oficinas. Se ha de ofrecer una imagen al público de dinamismo y efectividad en las tareas desempeñadas, así como de acogida y cordialidad.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el front office en una oficina de turismo?

Es la zona de atención directa al público, donde se realizan la información, la atención y la orientación en el mostrador. Incluye mostrador, estanterías, teléfono y ordenadores.

¿Qué diferencia hay entre front office y back office?

El front office es la parte visible de atención al público en mostrador, mientras que el back office abarca todo el trabajo interno del personal. Ambos son comunes a todas las oficinas y puntos de información.

¿Por qué debe guardarse el material en un almacén?

El material que manejan las oficinas debe estar guardado en un lugar fuera de la vista de los turistas. Así se mantiene el orden y la imagen de la zona de atención.