Organización Empresarial: Modelos, Estructuras y Gestión de Recursos Humanos

1. El Proceso de Organización de la Empresa

Según Herbert Simón, la organización consiste en ordenar los recursos de los que se dispone para alcanzar las finalidades deseadas. Para organizar una empresa, lo primero que debe hacer el emprendedor es analizar sus recursos y estudiar cómo puede facilitar una adecuada interacción entre ellos. El entramado de relaciones entre los recursos disponibles (medios materiales, humanos, financieros y conocimientos) constituirá la estructura organizativa de la empresa.

Antes de definir su organización, la empresa debe someterse a un proceso de planificación, por medio del cual establece sus planes a corto, medio y largo plazo.

Estos planes determinan los objetivos que se plantea la empresa para cada periodo, las políticas y reglas internas que se emplearán y el presupuesto económico necesario para ese periodo.

Una vez definidos los objetivos, se desarrolla el diseño organizativo, conforme a los principios de eficiencia y eficacia. Esto supone:

• Análisis funcional: consiste en determinar las actividades, los procesos y las tareas que debe realizar la empresa para conseguir sus objetivos y decidir quién se encarga de cada una.
• La determinación de los niveles de autoridad y responsabilidad: cómo se vincularán jerárquicamente las diversas personas y unidades integrantes.
• Un sistema de toma de decisiones: cada miembro de la empresa se hará cargo de realizar una serie de elecciones, según su rango jerárquico y con la información de que disponga.

La siguiente fase es la de ejecución, durante la cual la organización diseñada se pone en marcha para alcanzar los objetivos marcados en la fase de planificación.

La ejecución de los planes se ajustará a la estructura (organigrama, plan de producción y diseño de puestos de trabajo), políticas, reglas y procedimientos marcados.

Paralelamente a la fase de ejecución comienza la fase de control, sujeta a distintos niveles de intensidad. Se centra básicamente en la verificación del logro de los objetivos planteados y se desarrolla: a lo largo de todo el proceso, y al final del ejercicio económico, como una evaluación integral.

Si esta evaluación resulta negativa, se deberán buscar las causas que han motivado el fracaso: una planificación excesivamente «optimista», una organización inapropiada de los recursos de la empresa, o una ejecución defectuosa.

Del análisis de las causas del fracaso, se extraen unas conclusiones, con el fin de corregir los errores en el siguiente proceso de planificación y diseño organizativo. Gracias al desarrollo cíclico de las fases de planificación, ejecución y control, las empresas pueden aprender de sus errores y mejorar continuamente.

La forma de articular la organización de la empresa determinará las relaciones entre sus miembros a nivel individual y grupal (entre los distintos departamentos o unidades). Estas relaciones son las que permiten que la organización desarrolle sus flujos de trabajo, de comunicaciones, de autoridad, culturales y psicosociales.

2. Los Modelos de Organización

Los modelos organizativos clásicos son:

• Modelo lineal o jerárquico: se basa en la autoridad directa del jefe sobre el subordinado, dando lugar a diferentes niveles jerárquicos en forma piramidal.
• Modelo funcional: la empresa busca personal especializado en las funciones principales de la empresa para incrementar su productividad. En este modelo, la línea jerárquica pierde autoridad a favor de los técnicos especialistas.
• Modelo lineo-funcional: combina los dos modelos anteriores.
• Modelo divisional o de segmentación: se basa en el principio de descentralización y consiste en la división en pequeñas unidades organizativas que faciliten la toma de decisiones y doten de mayor flexibilidad a la empresa.

Por áreas funcionales

Se crea un departamento por cada una de las principales áreas funcionales de la empresa:

• Dirección: establece los objetivos de la empresa y las líneas de actuación.
• Producción: se encarga de transformar las materias primas en el producto final de la empresa.
• Marketing: realiza la investigación de mercados, estudia a los potenciales clientes, da a conocer los productos de la empresa y se encarga de su distribución y difusión entre el público.
• Aprovisionamiento: compra y contrata todos los materiales y servicios que necesita la empresa para realizar su labor.
• Recursos Humanos: gestiona la organización del personal, el diseño de los puestos de trabajo, el proceso de selección e inserción en la empresa, el plan de formación; formaliza los contratos y las nóminas.
• Financiación: se ocupa de buscar y seleccionar las fuentes que aportarán dinero a la empresa, la distribución interna del mismo y el estudio de la marcha económica y financiera de la empresa.

Por procesos de producción

Consiste en crear un departamento por cada una de las fases de fabricación del producto. Por ejemplo, una empresa dedicada a la confección de ropa de moda podría contar con un departamento de diseño y patronaje, otro de corte y otro de confección.

Por productos

Cada departamento se ocupa de un grupo de productos relacionados entre sí. Es propio de los supermercados, que se dividen en: congelados, pescadería, carnicería y charcutería, frutas y hortalizas, etc.

Por clientes

Se crean distintas unidades atendiendo a las características diferenciales de cada grupo de clientes. Muchas tiendas de ropa dividen sus secciones en caballeros, señoras, jóvenes y niños.

Por el ámbito geográfico

Se realiza la división por criterios geográficos para atender mejor a las peculiaridades de cada zona. Por ejemplo, algunas empresas multinacionales se dividen en función del país en el que operan.

La representación gráfica de la organización de la empresa se realiza a través del organigrama, en el que se detallan las áreas y los departamentos que la componen, las relaciones jerárquicas entre ellos y el responsable de cada división.

A medida que la empresa crece, precisa de estructuras organizativas más complejas y flexibles. Esto propició la aparición de modelos como:

• El just in time (JIT) o justo a tiempo: es una filosofía empresarial que surgió en la empresa TOYOTA. Su objetivo es proporcionar la máxima satisfacción del cliente, al tiempo que se minimiza el coste total. Para lograr esto último, la empresa se centra en eliminar todo lo «innecesario» en cada una de las actividades internas de la organización y en sus relaciones con el exterior. Ahora bien, para que este sistema tenga éxito, la empresa debe tener un control riguroso de su proceso de producción y contar con unos proveedores fiables, exactos y puntuales. Esto supone un compromiso total de calidad, que debe ser asumido por todos los trabajadores de todos los niveles jerárquicos.
• Trébol: La estructura en trébol permite a la empresa adaptarse con mucha facilidad a los cambios que se produzcan en su entorno competitivo:
  • La primera hoja del trébol, denominada núcleo profesional, está integrada por todos los directivos y empleados que realizan las actividades que han resultado ser básicas según el análisis realizado por la empresa.
  • La segunda hoja, llamada subcontratación, incluye aquellas actividades que la empresa ha decidido encomendar a otras empresas.
  • La tercera hoja, temporales, hace referencia a las actividades que deben ser realizadas por empleados de la empresa que solo son necesarios en temporada alta, por lo que, una vez que finalizan estos periodos, deben ser fácilmente prescindibles; para que esto sea posible, sus condiciones laborales serán distintas a las de los empleados del núcleo profesional.
  • La cuarta hoja del trébol es el autoservicio, que integrará todas aquellas actividades que pueden ser realizadas por los propios clientes sin menoscabo del servicio (las relacionadas con la información y la venta).
  • El tallo del trébol une las cuatro hojas y está integrado por la alta dirección. El problema de esta estructura es que el tallo es un nexo de unión débil.
• El modelo en red o en estrella trata de resolver los inconvenientes de la estructura en trébol potenciando las relaciones contractuales, la cooperación y las alianzas entre todas las empresas y particulares incluidos en cualquier hoja del trébol, para que se sientan partícipes del proyecto empresarial y, por tanto, intensifiquen su apoyo al mismo.

3. La Organización Informal

Se llama organización informal a las relaciones interpersonales y de amistad que se desarrollan espontáneamente, fruto de la necesidad de socialización del individuo.

En estas relaciones, las personas adoptan unos roles que estructuran y conforman al grupo de una determinada manera, surgen líderes que motivan y conducen al grupo, se establecen jerarquías y formas de relacionarse. Es importante conocer la estructura de las relaciones informales para conseguir que se integren en la cultura de la empresa, ya que pueden llegar a tener gran influencia en el clima de trabajo. Lo ideal es conseguir que los líderes de la organización informal asuman los principios y objetivos de la empresa y así lograr que se genere una dinámica positiva. Una forma de favorecer y conocer las relaciones informales de una empresa es organizando cenas periódicas, convenciones o eventos deportivos entre el personal.

4. Análisis de la Viabilidad Personal

El análisis de los recursos humanos implica resolver las siguientes cuestiones:

• ¿Cuántas personas y qué tipo de puestos de trabajo son necesarios para poner en funcionamiento nuestra empresa?
• ¿Qué funciones, tareas y responsabilidades tendrán asignadas?
• ¿Qué formación y experiencia requiere cada puesto de trabajo?
• ¿Dispongo de dicho personal entre los socios, o tengo que reclutar a alguien?

Antes de fijar el número de personas que trabajarán en la empresa, hay que definir los puestos de trabajo necesarios, con las funciones y tareas que se desarrollarán en cada uno de ellos.

El siguiente paso consiste en establecer quién puede ocuparse de cada puesto de trabajo, para lo que se debe considerar la formación y la experiencia que exige cada uno. Normalmente, al iniciar un negocio, los socios se encargan de cubrir la mayoría de los puestos de trabajo, por lo que tienen que analizar si poseen la formación adecuada o deben realizar algún curso de formación.

Otro punto a tener en cuenta es el grado de disponibilidad de los socios y el nivel de compromiso y dedicación que van a adquirir. En ciertos casos, para que el proyecto resulte viable, habrá que considerar la idea de buscar más socios o contratar trabajadores. Si este es el caso, habrá que valorar el grado de compromiso que deseen asumir los candidatos, sus conocimientos técnicos, el dominio de las claves del negocio y los conocimientos del sector.

5. Gestión de Recursos Humanos

Una vez definidos los puestos de trabajo, hay que realizar un estudio sobre los siguientes aspectos:

• Los puestos de trabajo que asumirá cada socio.
• El régimen de la Seguridad Social de los socios trabajadores.
• El tipo de contrato laboral que se formalizará con los socios trabajadores incluidos en el Régimen General de la Seguridad Social.
• ¿Es necesario contratar personal? ¿Cómo se organizará el proceso de selección? ¿Qué contrato laboral firmarán?
• Análisis del coste de los trabajadores.
• ¿Necesitamos formación? Si es así, ¿de qué tipo?

Régimen de la Seguridad Social

Si los socios van a trabajar en la empresa, deberán considerar su inclusión en el régimen general de la Seguridad Social o en el régimen especial de trabajadores autónomos (RETA). En ocasiones, la ley obliga a inscribirse en uno u otro, pero en muchos casos, se puede optar por la opción más conveniente para cada caso particular:

Respecto a los trabajadores contratados, es obligatorio darlos de alta en el Régimen General de la Seguridad Social, antes del inicio de la actividad laboral.

RÉGIMEN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

• Autónomo
  • Inclusión en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos
• Sociedad Limitada
• Sociedad Limitada Nueva Empresa
• Sociedad Anónima
• Sociedad Laboral
  • Socios que trabajan en la empresa: eligen entre el Régimen General de la SS o el de Autónomos (RETA).
  • Socios que no trabajan: no tienen por qué darse de alta en la SS.
  • El administrador: debe darse de alta como autónomo, si es un socio que posee el control directo o indirecto de la sociedad.
  • Esto se produce cuando el socio administrador:
    • Posee la mitad del capital social.
    • Al menos la mitad del capital social está distribuida entre socios con los que convive y a quienes se encuentra unido por vínculo conyugal o de parentesco por consanguinidad, afinidad o adopción, hasta el segundo grado.
    • Posee un tercio o más del capital social.
    • Su participación en el capital social es igual o superior a la cuarta parte del mismo, si tiene atribuidas funciones de dirección y gerencia de la sociedad.
• Sociedad Colectiva
  • Todos los socios deben darse de alta en el RETA.
• Sociedad Comanditaria
  • Socios colectivos: régimen especial de autónomos.
  • Socios comanditarios: régimen General de la S.S.
• Cooperativa
  • Los socios cooperativistas pueden elegir entre el régimen general y el régimen de autónomos

6. El Contrato de Trabajo

Los socios acogidos al Régimen General de la Seguridad Social tienen que formalizar un contrato laboral; dado que su vinculación a la empresa será indefinida, el contrato a firmar será de este tipo. Si la empresa necesita contratar trabajadores, debe formalizar el correspondiente contrato de trabajo:

• CONTRATOS INDEFINIDOS
  • Los trabajadores se incorporan a la empresa como fijos, sin límite de tiempo.
  • Contrato indefinido ordinario. Se rige por el Estatuto de los Trabajadores.
  • Contratos indefinidos acogidos al Programa de Fomento del Empleo. Se regulan por el ET y la Ley 43/2006, de 28 de diciembre, para la mejora del crecimiento y del empleo. Conllevan una bonificación para la empresa en las cuotas que paga a la Seguridad Social, si el trabajador está inscrito como desempleado en el Servicio Público de Empleo y pertenece a uno de los siguientes colectivos:
    • Por edad: jóvenes de 16 a 30 años o mayores de 45 años.
    • Mujeres contratadas para una profesión con bajo índice de empleo femenino, víctimas de violencia de género o reincorporadas tras la maternidad.
    • Parados que lleven, al menos, seis meses inscritos ininterrumpidamente como demandantes de empleo.
    • Personas en situación de exclusión social.
    • Personas con discapacidad.
• CONTRATOS TEMPORALES
  • Su duración es limitada en el tiempo; llegará un momento en el que el trabajador terminará su vinculación con la empresa.
  • Formativos. Su objetivo es proporcionar una formación al trabajador:
    • Contrato para la formación. Para trabajadores que carecen de un título oficial que acredite el conocimiento de un oficio. Proporciona formación teórica y práctica.
    • Contrato en prácticas. Se formaliza con personas que ya tienen un título profesional, por lo que la formación es solo práctica.
  • Contrato de obra o servicio: se celebra para realizar una obra o servicio sin relación con la actividad habitual de la empresa y cuya duración, aunque limitada en el tiempo, es incierta.
  • Contrato de interinidad: se concierta para sustituir temporalmente, a un trabajador de la empresa, con derecho a reserva del puesto de trabajo (caso de enfermedad, accidente, embarazo, etc.) o durante el proceso de selección de personal, para cubrir dicha vacante hasta que se encuentre al candidato definitivo. En este último caso, la duración máxima del contrato será de 3 meses.
  • Eventual por circunstancias de la producción: para el caso de circunstancias especiales, como una acumulación de tareas o exceso de pedidos, dentro de la actividad normal de la empresa.
  • Contratos temporales bonificados. Se rigen por el ET y la Ley 43/2006, para la mejora del crecimiento y del empleo. Proporcionan una reducción en las cuotas que paga la empresa a la Seguridad Social. Se pueden concertar con los siguientes colectivos:
    • Víctimas de violencia de género.
    • Personas en situación de exclusión social.
    • Personas con discapacidad.
• Contrato a tiempo parcial. Es aquel que se concierta para realizar la prestación de servicios, durante un número de horas al día, a la semana, al mes o al año. Inferior a la jornada a tiempo completo. Pueden ser indefinidos o temporales.

Según el ET, la jornada máxima es de 40 h/semana, aunque por convenio colectivo puede reducirse. Además, ciertas profesiones tienen jornadas ampliadas o reducidas

Según el Estatuto de los Trabajadores, todos los contratos deben ser indefinidos. Solo podrán concertarse por un tiempo determinado cuando concurran unas circunstancias concretas, definidas para cada modalidad de contrato temporal.

Cuando la empresa quiere comprobar si le interesa mantener una relación laboral con un trabajador, puede pactar por escrito un periodo de prueba. Durante su duración, las dos partes pueden romper el vínculo contractual en cualquier momento.

La duración del periodo de prueba será la que se establezca por convenio colectivo; si este no indica nada, como máximo será de:

• Seis meses para los técnicos titulados.
• Dos meses para los demás trabajadores, salvo en las empresas con menos de 25 trabajadores, que se admite una duración de hasta tres meses.

Si se trata de un contrato en prácticas, no será superior a:

• Un mes, para los trabajadores con un título de grado medio.
• Dos meses para los que posean un título de grado superior.

Durante el periodo de prueba los trabajadores tienen los mismos derechos y deberes que cualquier otro trabajador.

Además del periodo de prueba, junto al contrato se pueden firmar otros pactos anexos, siempre por escrito. Entre ellos, destacamos:

• Pacto de permanencia, por el que el trabajador asume la obligación de permanecer en una empresa durante un cierto tiempo. Para que su celebración sea válida, la empresa debe correr con los gastos de un curso de formación que se impartirá al trabajador, con la finalidad de poner en marcha un proyecto determinado o realizar un trabajo específico. Su duración máxima es de dos años. La rescisión del contrato, por parte del trabajador, antes del plazo pactado, genera para el empresario el derecho a una indemnización por daños y perjuicios.
• Pacto de plena dedicación: es un pacto en virtud del cual un trabajador se obliga a prestar sus servicios en exclusiva a un solo empresario, a cambio de una compensación económica.

7. El Coste por Trabajador

Uno de los elementos que influyen a la hora de contratar a un trabajador es su coste, que viene determinado por el sueldo y las cotizaciones que hay que pagar, por él, a la Seguridad Social.

La cuantía del salario se regula en el convenio colectivo del sector y no debe ser nunca inferior al salario mínimo interprofesional que establece el Gobierno cada año.

La Seguridad Social garantiza asistencia y protección social a todos los que realizan una actividad profesional y se encuentran en situación de necesidad, por enfermedad, accidente, desempleo, etc. Por este motivo, la empresa debe afiliar y/o dar de alta al trabajador antes del inicio de la actividad laboral. Además, tiene la obligación de pagar mensualmente a la Seguridad Social una cuota por cada trabajador contratado. Dichas cuotas se calculan de forma individual para cada trabajador, del siguiente modo:

Primero se hallan las bases de cotización:

Una vez calculadas las bases de cotización, se comprueba que no superen los límites máximos y mínimos, que se establecen cada año. A continuación se aplica a la base un porcentaje por cada concepto por el que se cotiza.