Organización Empresarial: Funciones, Objetivos y Modelos de Organización

Una organización empresarial

Es aquella creada por una persona física (autónomo) o persona jurídica (empresa), cuya finalidad es obtener beneficios mediante el ejercicio de una actividad económica planificada, en la que se producen bienes o se prestan servicios que demanda el mercado, mediante un conjunto de factores humanos, técnicos y financieros.

Objetivos de las organizaciones empresariales

Objetivos económicos, de crecimiento y social.

Funciones en la organización empresarial

La dirección de una empresa consiste en dirigir la actividad empresarial combinando los recursos humanos y técnicos, desarrollando tareas como representación, transmisión de información y toma de decisiones. Funciones: planificar, organizar, gestionar, controlar.

La planificación

Consiste en marcar unos objetivos, fijando unas estrategias por parte de la dirección de la empresa que deben ser aplicadas por los trabajadores de la empresa. Clasificación por su carácter.

Objetivos

• Objetivos con carácter general: se debe involucrar toda la empresa y todos deben contribuir a que se consigan.
• Objetivos con carácter específico: solo están involucrados algunos departamentos.

Meta: punto de vista de planificación, debe alcanzarse mediante los objetivos para cumplir la finalidad.

Clasificación por duración en el tiempo:

• Planes a corto plazo: son los establecidos a plazo máximo de 1 año. Inmediatos y concretos.
• A medio plazo: superior a un año e inferior a 5. (aumento de ventas)
• Largo plazo: superior a 5 años. Normalmente se refiere a posibles expansiones de la empresa.

La organización de la empresa

Consiste en estructurar las funciones que debe realizar cada miembro de la empresa, así como detallar su responsabilidad dentro de esta.

Tipos

• Organización formal: estructuración y establecimiento de reparto de tareas.
• Organización informal: surgen de manera espontánea en la empresa cuando las personas se relacionan entre sí.

La departamentalización

Consiste en definir la organización formal de la empresa agrupando las tareas según sus funciones principales.

Por funciones, por zonas geográficas, por productos y de procesos.

La función de control

Por parte de la dirección consiste en comprobar que el proceso de planificación se ha cumplido según los objetivos marcados.

Modelos de organización

Organización lineal o jerárquica

Ventajas: tiene una estructura sencilla, fácil de comprender. Cada trabajador solo tiene un superior jerárquico. No existen conflictos de autoridad. La responsabilidad de cada empleado está definida.

Inconvenientes: se da una excesiva importancia a los superiores jerárquicos y la flexibilidad del organigrama es limitada.

Organización funcional

Ventajas: la comunicación se agiliza al ser directa, sin intermediarios. Existe mayor eficacia, por la especialización de los empleados.

Inconvenientes: los trabajadores pueden recibir órdenes de más de 1 jefe a la vez. Provoca encasillamiento de los trabajadores debido a la especialización.

Tipos de comunicación en la empresa

La comunicación interna en la empresa es un conjunto de acciones que se realizan para formar vínculos entre los miembros de una organización, con la finalidad de que se comprometan y se entreguen en el desarrollo y realización del proyecto común. Características: información completa y veraz, existir voluntad y compromiso por parte de la empresa, comunicación interna debe ser bidireccional, confianza en la empresa y los trabajadores.

Canales en la comunicación interna de la empresa:

1. Comunicación vertical descendente: desde la dirección a las personas con rango inferior. Su objetivo es dar a conocer la organización a los nuevos integrantes informales que puedan generar distorsiones.
2. Comunicación vertical ascendente: desde la base de la organización (los empleados) a la dirección, transmitida por los cargos intermedios. Objetivo: que la dirección conozca dudas, opiniones, sugerencias, conflictos que pueden surgir entre los empleados.
3. Comunicación horizontal: entre los miembros de un mismo equipo de trabajo. Objetivo: facilitar el funcionamiento de la empresa, para que se transmita la información de forma más rápida.
4. Comunicación transversal: todos los niveles jerárquicos. Objetivo: involucrar a toda la organización.

La comunicación externa en la empresa es el conjunto de operaciones cuyo objetivo es dar a conocer la imagen de la empresa y sus productos o servicios al público externo. Clientes, proveedores, intermediarios, etc.

Objetivos: transmitir la propia imagen de la empresa, dar a conocer sus productos o servicios a los clientes, establecer relaciones con los proveedores.

Recepción de visitas. Habilidades sociales y protección en la empresa

Para una correcta recepción de la visita, se deben tener en cuenta los siguientes factores:

• El personal de recepción debe indicar al invitado cómo se va a proceder en la visita, quién va a atenderle y en qué lugar, para que no se sienta desorientado.
• La empresa debe disponer de una sala de visitas con unas características óptimas para que el visitante se sienta cómodo. La temperatura debe ser la adecuada, tiene que haber buena ventilación, música de fondo o revistas por si acaso debe esperar.
• Es importante recordar que el tiempo de espera debe reducirse al mínimo, ya que es una falta de consideración atender con retraso a la visita. Se debe avisar cuanto antes al interesado, pidiendo disculpas y dando una pequeña explicación.
• Puede ofrecerse alguna bebida, como agua, refresco, café, pero bajo ningún concepto bebidas alcohólicas.

Una vez ha llegado la visita y se procede a encontrarse con el anfitrión, este debe ser cuidadoso con respecto a las habilidades sociales y el protocolo que hay que seguir:

• En la recepción se debe decir el nombre completo para presentar a la persona, asegurándose de que se pronuncia correctamente.
• Se utiliza el tratamiento de señor o señora, don o doña. En ningún caso se debe presentar a la persona con el tratamiento que se realiza en la comunicación escrita. Al igual que también se suelen evitar las presentaciones haciendo referencia al nombre y los dos apellidos, lo usual es usar el primer apellido.
• El anfitrión debe saludar de manera firme al estrechar la mano, mirando a los ojos del invitado, con una sonrisa y tono agradable. Acto seguido, si ya se encuentran en la sala donde se va a producir la reunión, debe invitarle a sentarse.

La identidad corporativa de la empresa

Hace referencia a la combinación de la identidad verbal (nombre de la empresa) con la identidad visual (marca, logotipo, símbolo, códigos de conducta, etc.) y la entidad corporativa (la actitud empresarial).

La imagen corporativa en la empresa es la combinación de la percepción entre la actitud empresarial y la identidad visual que hace referencia a la concepción que tiene el público externo hacia una entidad en concreto.