Organización de cumbres internacionales

Comisión nacional organizadora

Una cumbre de jefes de Estado y de Gobierno está presidida por el ministro de Relaciones exteriores. Todos los aspectos relacionados con la preparación y desarrollo de la cumbre son responsabilidad de la Comisión Nacional Organizadora

Secretaría pro-tempore:

El embajador (secretario pro-tempore de la cumbre) coordina todo lo relacionado a documentos y agendas de trabajoS

Secretaría general:

El director de Administración y finanzas de la presidencia del país coordina la preparación, desarrollo y organización de la cumbre.

Secretaría ejecutiva:

Depende de la secretaría general. Se encarga de los aspectos operativos y de implementación de la cumbre, que están a cargo del jefe de informática de la presidencia del país.Esta secretaría está formada por: Acreditaciones, Comunicaciones e informática, Prensa, Producción General, Relaciones Públicas y Salud.

Edecanes diplomáticos

Se asignará un edecán, que pertenece al servicio de Exteriores del país, a cada jefe de Estado o de Gobierno que asista a la cumbre, será el nexo formal y permanente entre la delegación oficial y la secretaría ejecutiva de la cumbre. apoyo permanente a la delegación asignada, resolverá los problemas, entregará información sobre el desarrollo de la cumbre y ayudará a que las delegaciones cumplan los respectivos programas. Se relacionará con la embajada del país asignado a través del enlace de la embajada, designado por cada una de las representaciones diplomáticas de los estados miembros de la conferencia Cada delegación contará con un equipo formado por el edecán diplomático y el enlace de embajada.

Enlaces de embajadas:

Operan desde la oficina del país respectivo de la sede, no se desplazarán con los jefes de Estado y de Gobierno ni con los ministros de Relaciones Exteriores. Los enlaces deberán acreditarse.

Oficina central de registro y acreditación (OCRA)

Creada por la secretaría ejecutiva, acredita e identifica a todos los participantes en evento.El sistema de acreditación contempla elementos de seguridad que no son susceptibles de ser falsificados, son personales e intransferibles y su uso será obligatorio en el desarrollo de la cumbre, debiendo ser portados permanente y visiblemente.

Botones especiales

: son la única credencial de los jefes de Estado/Gobierno que los identifica como VIP, tendrán facilidades de acceso a los eventos y quedan liberados de los controles de seguridad. Éstos serán entregados personalmente a la llegada de quienes los vayan a poseer, a través de los enlaces de las embajadas, serán entregados por funcionarios de la secretaría ejecutiva.

Pases especiales de acceso al salón presidencial

l se expedirán por cada delegación oficial. Permitirán el ingreso de los representantes seleccionados por la delegación de cada país visitante a las sesiones de trabajo de los jefes de Estado/Gobierno. Éstos serán transferibles entre los integrantes de cada delegación y estarán codificados y numerados, serán retirados en el momento de entrar el portador del pase a la sesión de trabajo y devueltos a la salida. Los pases especiales serán entregados personalmente por los enlaces de las embajadas correspondientes.

Algunos de los principios básicos evento:

Accesibilidad: accesible a todas las personas, independientemente del grado de discapacidad, edad u otra dificultad. Circulación: que permita a todos los usuarios circular libremente y llegar al mayor número posible de lugares y edificios Utilización: que el entorno permita su uso y disfrute por parte de todas las personas Orientación: que los asentamientos urbanos procuren una fácil orientación al tiempo que posibiliten encontrar sin problemas el camino que conduzca más directamente al lugar al que se quiera ir Seguridad: que la movilidad de las personas sea máxima con el menos riesgo para la salud y la integridad física Funcionalidad: que los espacios urbanos y los lugares de trabajo o recreo puedan ser utilizados sin restricción por todas las personas