Organización de Archivos: Centralizado, Descentralizado y Mixto

Archivo Centralizado

La totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar, desde el que se atiende a los distintos departamentos.

Ventajas del Archivo Central

• Eficacia en la gestión.
• Eficacia en la organización.
• Menor coste de instalaciones y materiales.
• Menor coste de mano de obra.

Desventajas del Archivo Central

• Todos los departamentos dependen del archivo central, menor operatividad.
• Retrasos en la gestión.
• Controlar la documentación que se entrega a los departamentos.

Control de Entrega de Documentos

Controlar cuándo y a quién se entregan documentos:

• Cuando una sección o departamento necesita algún documento, lo solicita por escrito al archivo central. Dispone de un modelo estándar, en el que figuran datos sobre el departamento y la persona que hace la solicitud, tipo de documento, fecha en la que se entrega, así como la devolución.
• Una vez entregado, se firma un recibí, que permanece en la central y permite llevar un control de la documentación.
• Cuando los documentos vuelven al archivo central, la ficha de solicitud puede ser eliminada.

El Archivo Descentralizado

La documentación se reparte entre diversas secciones y, pasado cierto tiempo, se lleva a un depósito común.

Ventajas del Archivo Descentralizado

• Operatividad.
• Rapidez en la gestión.
• Menor coste de gestión.

Desventajas del Archivo Descentralizado

• Se repiten las tareas de archivo.
• Mayor coste general.
• Menor eficiencia.

Archivo Mixto

Combina lo mejor de los dos sistemas: el archivo descentralizado y el centralizado. Aprovecha las ventajas y evita los inconvenientes.

Formas de Operar

• Concentrar la documentación de carácter general en un archivo central, y mantener archivos específicos de cada departamento o sección.
• Descentralizar el archivo por departamentos para aquellos procesos que están vigentes o en marcha, y una vez finalizados, se trasladan a un archivo central.

Frecuencia de Consulta de la Documentación

El archivo mixto combina lo mejor de los dos sistemas: el archivo descentralizado y el centralizado. Aprovecha las ventajas y evita los inconvenientes.

Formas de Operar

• Concentrar la documentación de carácter general en un archivo central, y mantener archivos específicos de cada departamento o sección.
• Descentralizar el archivo por departamentos para aquellos procesos que están vigentes o en marcha, y una vez finalizados, se trasladan a un archivo central.

El Archivo Activo

Lugar donde se guardan los documentos que se consultan con frecuencia, porque son recientes o porque se refieren a procesos en marcha. Una vez que dejan de estar activos se llevan a otro lugar.

El Archivo Semiactivo

Para la documentación procedente del archivo activo, que ha dejado de estar vigente, pero que todavía no se puede eliminar, porque la ley obliga a conservarla o porque sigue teniendo valor para la empresa.

El Archivo Definitivo o Inactivo

Para guardar los documentos que, aunque hayan perdido su vigencia o actualidad, siguen teniendo un valor histórico o documental para la empresa. La información recogida en este archivo rara vez se consulta. Puede ocurrir que, pasado determinado tiempo, dejen de tener interés y haya que eliminar los antiguos.

Equipos y Materiales Necesarios para Guardar los Documentos

La elección de unos y otros responderá a las necesidades de cada empresa, al tipo de documentos que van a guardar y a su propia organización.

Materiales

• Carpetas: Simples, con sistema de sujeción, carpeta de suspensión.
• Cajas de Archivo: Pueden ser de cartón o de material plastificado.
• Fichas: Material auxiliar del archivo.
• Guías

Mobiliario

• Estanterías abiertas para colocar en posición horizontal las carpetas.
• Estanterías abiertas para colocar en posición vertical las carpetas.
• Armarios.