Organització formal i informal

Tema 4. L’organització interna de l’empresa

1. Funció d’organització:  Des del moment en que tota empresa aplica el principi de divisió del treball resulta totalment necessari una determinada organització. La divisió del treball suposa l’especialització de l’individu en una activitat concreta. L’organització facilita la direcció i el funcionament de l’empresa. És difícil que una empresa sense una organització determinada pugui funcionar amb eficàcia. L’objectiu de l’organització és ordenar les tasques tenint en compte la divisió de treball, les responsabilitats i les relacions del personal en el funcionament de l’empresa.

2. Organització formal: Es defineix com l’estructura dissenyada per la direcció on queden definides totes les funcions que ha de realitzar cada persona de l’empresa, el nivells de responsabilitat, la posició jeràrquica i els canals de comunicació.

Característiques:

• L’organització serà diferent segons el tipus d’empresa (dimensió, activitat…)

• Les funcions i la jerarquia han d’estar delimitats.

• Ha de mantenir una certa estabilitat, molts de canvis poden produir problemes de disfuncions.

• Es dissenya per a contribuir a la realització dels objectius de l’empresa  amb unes condicions concretes de l’entorn, però com que aquest és canviant, l’estructura ha de poder adaptar-se, ser flexible.

Departamentació: Per estructurar l’organització de l’empresa cal conèixer quina és la divisió del treball i fer agrupacions segons les tasques que es realitzen, a cada treballador se li assignen aquelles per les quals està més capacitat.

-Divisió en departaments per funcions, zones geogràfiques, producte, per processos, per clients.

Models d’estructura organitzativa:

• Model lineal o jeràrquic

  
  . Es basa en el principi de unitat de comandament, segons el qual tots els membres de l’empresa depenen d’un superior. És l’estructura militar. Aquesta és facil d’aplicar i l’autoritat i responsabilitat estàn ben definides, però la concentració de poders en els nivells directius requereix una especialització que no sempre es té.

• Model funcional

  
  Sorgeix per superar les creixents necessitats d’especialització. Es caracteritza per l’existència de treballadors especialistes que dediquen tot el seu esforç en una tasca concreta de l’activitat de l’empresa (informàtics, psicòlegs…). Millora de la eficàcia empresaliar, per l’inconvenient és que disminueix l’autoritat i poden sogir conflictes d’interessos.

• Model en línia i d’assessorament (staff). Intenta solucionar els invonvenients dels anteriors. Es caracteritza per una estructura central de forma jeràrquica. En aquest, l’autoritat queda ben definida, però les decision són lentes perquè cal consultar als departaments d’assessorament.

• Model en comitè

  
  Es caracteritza per la cooperació de diverses persones per assumir autoritat i responsabilitat. L’avantatge és que hi ha més integració entre les persones, i l’inconvenient que es tarda molt en prendre decisions.

• Model matricial

  
  És propi de grans empreses que treballen en diferents projectes, productes, mercats o clients, que consisteix en combinar com a mínim dues variables organitzatives. Hi ha doble autorirar. Cada persona rep instruccions del director del prjecte i del director del seu departament fucional.

3. Organització informal: És el conjunt de relacions personals i socials que estan preestablertes per la direcció, però qu sorgeixen espontàniament quan les persones es relacionen entre elles al marge dels canals de comuniació oficials. Neix a patir de relacions naturals entre persones, aparició de líders espontanis, existència de problemes a l’empreesa i pel disseny de l’organització formal incompleta.

Diferències entre organització formal i informal.

• L’organització formal establerta pels directius, la informal sorgeix espontaniament.

• Les relacions en l’organització formal fixades jerarquicament, a l’informal els grups es formen entre persones que tenen relacions  d’amistat, etc.

• En l’organització formal persegueixen interessos de l’empresa, en l’informal interessos personals.

• En l’organització formal la comunicació segueix els canals oficials i en la informal  la comunicació es basa en rumors...

Avantatges:

• Ajuda a satisfer moltes necessitats (estima, eguretat…) Millora el clima laboral.

• Augment del flux d’informació i sorgeixen idees.

• Cooperació interdepartamental.

Inconvenients:

• Si la gent no fa cas als sistemes formals i donen prioritat a les necessitats personals.

• Grups informals poden manejar tot el grup en el seu propi benefici.