Optimizando Decisiones y Equipos: Claves para la Eficiencia Organizacional

Toma de Decisiones

- Toma de decisiones: reacción a un problema, discrepancia entre el estado actual y uno deseado.

Modelo Racional de la Toma de Decisiones

- Definir el problema: existe cuando hay discrepancia entre un estado actual y uno deseado.
- Identificar criterios de decisión: se identifica qué es relevante para tomar decisiones.
- Dar paso a los criterios: hay que ponderar los criterios identificados para darles la prioridad que convenga.
- Desarrollar alternativas: se anotan las alternativas posibles con las que se resolverá el problema.
- Evaluar alternativas: quien toma decisiones debe evaluarlas, clasificándolas en cada criterio.
- Elegir la mejor alternativa: calcular la decisión óptima, se evalúa cada una y se elige la mejor.

Premisas del Modelo

• Claridad de modelo
• Opciones conocidas
• Preferencias claras
• Preferencias constantes
• No hay tiempo y costo
• Rendimiento máximo

Creatividad en la Toma de Decisiones

Quien toma decisiones necesita creatividad. Esto comprende a fondo el problema y ayuda a su resolución.

Grupos

- Grupo: conjunto de individuos interdependientes que buscan conseguir objetivos específicos.

- Grupos formales: definen la estructura de la organización, con asignaciones determinadas de trabajo que fijan las tareas.

- Grupos informales: alianza sin estructura formal ni están definidas por la organización.

Estructura de Grupos

Dan forma al comportamiento de los miembros.

Variables Estructurales de los Grupos

• Liderazgo formal: los grupos tienen forma.
• Roles y papeles: conducta esperada de alguien que ocupa alguna posición.
• Normas: estándar aceptable de comportamiento en grupo.
• Estatus: posición definida por la sociedad o el trabajo.
• Tareas: actividades de grupos requieren habilidades y conocimientos.
• Composición: grupos de cohesión de grupo, grado en que los grupos sienten unión y están motivados.

Equipos de Trabajo

Grupo de personas comprometidas a lograr objetivos comunes.

• Número reducido de personas con habilidades complementarias.
• Con propósito en común.
• La esencia de un equipo es el compromiso.
• La confianza para identificar y resolver problemas.

- Para la formación de un grupo se debe contar con:

• Unidad de propósito
• Integración
• Comunicación abierta
• Claridad de funciones y responsabilidades
• Participación y compromiso
• Consenso
• Retroalimentación

- Logros cuando se trabaja en equipo:

• Mejorar la eficiencia
• Aumentar la productividad
• Mejorar la calidad
• Reducir rotación y ausentismo de personal
• Reducir los desperdicios
• Reducir tiempo muerto
• Reducir los conflictos
• Incrementar la innovación

- Características de un equipo integrado:

• Saber manejar la tensión
• Son formales y responsables
• Se comunican formalmente
• Saben escuchar
• Se critican constructivamente
• Tienen espíritu de cooperación
• Buscan retroalimentación

Comunicación

Forma de ponerse en contacto con otros con transmisión de ideas, hechos y valores.

Funciones de la Comunicación

• Control
• Motivación
• Expresión emocional
• Información

Dirección de la Comunicación

- Descendente: la que se da entre miembros de un mismo nivel hacia un nivel inferior.
- Ascendente: la que mantiene informados a los administradores sobre los trabajadores y se dirige hacia un nivel superior.
- Horizontal: la que se da entre individuos de un mismo grupo o nivel, facilita la coordinación.

Barreras de la Comunicación

• Ruido
• No comunicarse con propiedad
• No captar el contenido emocional
• Falta de confianza y respeto entre emisor y receptor
• Estereotipos y prejuicios
• No estar seguros de nuestras ideas
• Usar términos por encima del nivel de comprensión

Liderazgo

Capacidad de influir en un grupo, para que consigan sus metas y logren objetivos.

Rasgos de Líderes Efectivos

Cognoscitiva, motivación personal, deseo de ser líder, confianza en sí mismo, creatividad y originalidad, calidez, flexibilidad, adaptabilidad, carisma.

Proceso de Liderazgo

1. Líder identifica necesidades de los empleados.
2. Se establecen objetivos apropiados.
3. Líder conecta recompensas con objetivos.
4. Se logra el rendimiento efectivo.
5. Empleados quedan motivados y satisfechos, aceptan al líder.
6. Líder da ayuda al empleado para lograr objetivos.
7. Empleado y organización trabajan con efectividad.

Estilos de Liderazgo

- Liderazgo directivo: asignación de tareas, rendimiento exitoso y programas de trabajo.
- Liderazgo de apoyo: el líder se preocupa por las necesidades del empleado y crea un ambiente de trabajo placentero.
- Liderazgo orientado al logro: se establecen expectativas, se da confianza a los empleados para lograr objetivos retadores.
- Liderazgo participativo: se invita a los empleados a participar y se intentan tomar sus sugerencias en las decisiones.
- Liderazgo situacional: es el que se adapta a los empleados en cada situación y necesidad.
- Liderazgo carismático: es de carácter emotivo, transmite emociones de carácter no verbal.

Estructura Organizacional

Define cómo se dividen y agrupan formalmente las tareas en el trabajo.

Elementos de la Estructura Organizacional

1. Especialización laboral: cómo las tareas están divididas en puestos de trabajo.
2. Departamentalización: coordinar las tareas que sean comunes.
3. Cadena de mando: línea continua de autoridad, aclara quién reporta a quién.
4. Tramo de control: número de empleados que un gerente puede dirigir.
5. Centralización y Descentralización: 1. Toma de decisiones centrada en un solo punto. 2. Personas participan, se toman decisiones en más puntos.
6. Formalización: grado en que las tareas están estandarizadas.

Cultura Organizacional

Resultado de un proceso en el que los miembros de la organización interactúan en la toma de decisiones, inspirados en principios, valores, creencias y procedimientos que comparten.

Funciones de la Cultura

1. Distinciones entre una organización y otra.
2. Sensación de identidad a los miembros.
3. Facilita la aceptación de un compromiso.
4. Aumenta la estabilidad del sistema social.

El Cambio Organizacional

Fuerzas del Cambio

- Externas: demográficas, adelanto tecnológico, cambio de mercado, sociopolíticas.
- Internas: problemas con Recursos Humanos, poca satisfacción en el trabajo, baja productividad, rotación, conflictos.