Optimizando el Capital Humano: Claves para la Gestión Efectiva de Recursos Humanos

1.4 Comunicaciones en el Área Personal

Las empresas establecen sistemas de comunicación que permiten captar la información, tanto interna como externa, y canalizarla para conseguir objetivos ya marcados.

El departamento de Recursos Humanos (RH) realiza la comunicación interna. Debe establecer quiénes son los emisores y quiénes los receptores para canalizar y difundir correctamente la información.

Clases de Comunicación

Comunicación Descendente: se transmite de las jerarquías superiores a subordinados. Su objetivo es el cumplimiento de normas y órdenes. Esta comunicación informa a los niveles intermedios e inferiores en la empresa sobre sus objetivos, las órdenes que deben ser cumplidas, la imagen que ofrecen los trabajadores de la empresa, las características del trabajo y las tareas que desempeñan, la manera de gestionar el personal e información sobre procedimientos formativos.

Comunicación Ascendente: se produce desde los niveles jerárquicos inferiores hacia los superiores, como reclamaciones, sugerencias y quejas. A la empresa le permite conocer las inquietudes, aspiraciones y dificultades del personal subordinado e incluso detectar situaciones de abuso de los mandos intermedios. Para ello, se suelen realizar entrevistas personales, encuestas, sondeos, buzones de sugerencias y quejas, etc.

Comunicación Horizontal: llamada lateral. Se produce entre departamentos y personas del mismo nivel de la empresa. Su obstáculo son las rivalidades personales y la falta de espíritu de equipo. Para superar estas molestias, se convocan reuniones informativas conjuntas, se organizan puestas en común entre los equipos del mismo nivel y se rota a las personas por los distintos departamentos.

Comunicaciones Escritas

Todas las comunicaciones de la empresa se realizan por escrito para dejar constancia. Las más frecuentes son:

Circulares Interiores: son comunicaciones que realiza la dirección.

Avisos: son comunicaciones con instrucciones, aclaraciones y noticias de interés general que pretenden advertir.

Memorándum: es una comunicación breve de régimen interior.

Informes Personales: la empresa puede solicitar informes sobre las personas que pretenden contratar.

Boletines: algunas empresas editan periódicos y revistas con cierta periodicidad para notificar al personal.

1.5 El Control del Personal

La empresa se puede enfocar desde un doble aspecto:

Control de los Objetivos: las empresas se fijan objetivos y establecen un sistema de control capaz de medir los resultados alcanzados para contrastarlos con los objetivos marcados inicialmente. La información se obtendrá realizando encuestas, solicitando informes a los mandos intermedios, estudiando las quejas o reclamaciones, analizando la asistencia y realizando auditorías internas.

Control Disciplinario: existe un sistema de control e inspección del personal, que lo ejerce el departamento de RH. Este control es importante cuando se trata de absentismo laboral, es decir, el número de horas de trabajo perdidas en un determinado periodo de tiempo.

Encuestas: el personal cumplimenta cuestionarios anónimos que sirven para valorar el clima laboral.

Informes de Mandos Intermedios: los jefes suelen realizar informes sobre el personal a su mando, valorando aspectos de eficacia, formación, colaboración, absentismo o puntualidad, responsabilidad, conflictividad, dedicación, etc.

Quejas, Reclamaciones, Peticiones de Traslado: se producen con mucha frecuencia y pueden dar una idea de las dificultades de integración de quienes las formulan.

Análisis de la Asistencia: los controles de asistencia y puntualidad proporcionan una idea bastante objetiva sobre la actitud de los trabajadores.

Auditorías Internas: las empresas suelen hacer auditorías internas e inspecciones de rendimiento a las personas, llamadas auditorías sociales.

1.6 El Expediente Personal

Conjunto de documentos, ordenados cronológicamente, que refleja el historial laboral de cada trabajador de la empresa: formación, trabajos desempeñados, funciones, altas y bajas, tipos de contratos laborales que ha tenido, etc.

Cada expediente contiene documentación de la propia empresa, aportada por el trabajador, procedente de la administración pública, de otras empresas y de instituciones públicas y privadas.

Los documentos que con mayor frecuencia aparecen en el expediente personal son:

• Carta de solicitud de empleo
• Currículum vitae
• Ficha con los datos personales
• Resultados de las pruebas de selección
• Perfil detectado en la entrevista personal
• Título de los estudios acreditados para conseguir el puesto de trabajo
• Títulos de otros estudios realizados
• Cursos de formación realizados por la empresa y en otras instituciones públicas o privadas
• Copia del contrato de trabajo
• Copias de la documentación de la Seguridad Social

La forma de clasificar los expedientes personales consiste en ordenarlos alfabéticamente por departamentos, luego por categoría profesional y, dentro de cada categoría, alfabéticamente por apellidos.

Los expedientes deben estar actualizados constantemente. Cada vez que se produzca cualquier variación, esta debe ser anotada en el expediente junto al documento preciso. Algunas variaciones son: cambio de categoría personal, ascensos, movilidad física del puesto de trabajo, nuevos cursos de formación, experiencia, etc.

El Área Recursos Humanos (RH)

1.1 Evolución del Departamento de RH

El departamento de RH surge en las empresas para funciones como la tramitación de selección de personal, la realización de contratos, nóminas y seguros sociales.

1.2 Concepto y Organización

En toda organización hay un área dedicada a la selección de personal, que suele ser conocida como departamento de personal o de RH. En este se organizan, dirigen, coordinan y pagan un salario por un trabajo, además de estudiar las actividades realizadas por los trabajadores de la empresa.

Un departamento de RH se organiza por el tamaño y la actividad. Pueden haber uno o varios niveles jerárquicos. Existe un director de departamento que gestiona diferentes secciones, y cada una de ellas está formada por personal especializado en tareas concretas.

Gráfica:

La gestión del personal influye en el funcionamiento de la empresa. Organizar y gestionar el personal se le llama cultura empresarial, que es el conjunto de valores compartidos, formas de pensar y normas que determinan el comportamiento de las personas que prestan sus servicios a la empresa.

Organización Formal e Informal

Los departamentos le asignan unas tareas concretas oficiales, que se conocen como organización formal. Sirve para fijar un campo de actuación a cada persona y asignar tareas y objetivos controlados. La organización informal surge espontáneamente debido a las relaciones personales.

Para que la empresa funcione, hay que tener en cuenta la organización informal al establecer la organización formal.

Diferencias entre Organización Formal e Informal

Formal: la establece la dirección, las relaciones las marca la posición jerárquica, las actividades las marca la dirección, persigue fines empresariales, la comunicación sigue caminos jerárquicos, los grupos de trabajo se forman por departamentos, la autoridad la ejercen los directivos.

Informal: surge espontáneamente, las relaciones se establecen por amistad, afinidad, enemistad, etc., las actividades se realizan voluntariamente, no tiene por qué perseguir los fines de la empresa. La comunicación se establece por conversaciones espontáneas, rumores, contactos en los descansos, etc. Los grupos se forman por amistad, afinidad, etc. La autoridad pueden ejercerla las personas a las que sus compañeros consideran "líderes".

Organización Jerárquica: Es la autoridad del jefe al que la alta dirección le indica los objetivos y se responsabiliza de ellos. La comunicación es descendente, estableciendo niveles de mayor a menor categoría.

Dirección por Objetivos: Es una forma de trabajo más moderna y participativa, subdividiendo los objetivos en objetivos parciales que se le asignan a cada departamento o área de la empresa.

La división de la empresa se conoce como departamentalización.

1.3 Funciones del Departamento de RH

: las funciones que se desarrollan varían de una empresa a otra dependiendo de las dimensiones y las actividades da las que se dedique.

Empresas pequeñas ejecutan las funciones en pocas secciones, con frecuencia, y algunas taras son encomendadas a otras empresas: consultorios, asesorías, gestorías, etc.

Las grandes empresas, el departamento de RH puede ser muy complejo y se puede dividir en varias secciones diferentes.

• Función de empleo: comprende las actividades relacionadas con la planificación de la plantilla, sus tareas son: -planificación de plantilla,-descripción de los puestos de trabajo, -perfil profesional de los candidatos a un puesto de trabajo, -selección de personal formación de personal, -acogida e inserción del nuevo personal, -tramitación de suspensiones de empleo, -tramitación de despidos.
• Función de administración de personal: realiza las siguientes tareas administrativas: - elección y formalización de los contratos,- gestión de nominas y seguros sociales,                    -gestión de permisos, vacaciones, horas extraordinarias, bajas por enfermedad, movilidad de plantilla, -control del absentismo,- régimen disciplinario.
• Función de retribución: estudia formulas salariales, incentivos, y niveles salariales de las diferentes categorías profesionales: -estructura del salario, -complementos fijos y variable, -retribución en especies, -dietas, -desplazamientos y  locomoción.
• Función de desarrollo de los RH: comprende las actividades de: - crear planes de formación y llevarlos a cabo,- estudiar el potencial del personal,-. evaluar la motivación,- Controlar el desempeño de las tareas,- incentivar las participación,- estudiar el absentismo de sus causas.
• Función de relaciones laborales: se ocupa de resolver los problemas laborales como la seguridad e higiene con los trabajadores. Para equilibrar desigualdades en los trabajadores de una misma empresa y trata de alcanzar un equilibrio de un clima de trabajo agradables. –Contratación,- política salarial,- conflictos laborales (disciplina, condiciones laborales), negociación colectiva, etc.`
• Función de servicios sociales: Gestiona servicios creados por la empresa o contratados a otras empresas. Tienen como finalidad beneficiar a los trabajadores y mejorar el clima laboral.- economatos,- guarderías,- residencias de vacaciones,- becas y ayudas de estudios,- servicios médicos de empresa,- seguros colectivos de vida,- seguros complementarios de jubilación y enfermedad,- clubes deportivos y centros recreativos, etc.