Optimización de Recursos Humanos: Etapas Clave y Estrategias de Planificación

Etapas del Proceso de Planificación de los Recursos Humanos

ETAPA 1: Recopilación y Análisis de la Información

1. Análisis

Se realiza a partir de un inventario de la fuerza laboral actual y de los puestos existentes en la organización, considerando:

• Habilidades, capacidades, intereses y preferencias de la fuerza laboral actual.
• Características de los puestos de trabajo y de la organización.
• Habilidades para desempeñarlos.

SIRH: Sistema de Información de Recursos Humanos: Aglutina datos relativos al historial de los individuos (edad, formación, cursos, experiencia laboral, responsabilidades, evolución salarial, etc.).

Aplicaciones:

• Facilita decisiones en áreas como la planificación de la sucesión o el análisis de sueldos/productividad.
• Mejora la programación de la igualdad de empleo y el cumplimiento de la no discriminación laboral.
• Sirve de base para prever efectos de situaciones alternativas, carencias o excesos de habilidades en el futuro, y permite crear trayectorias profesionales.
• Puede emplearse para realizar un seguimiento de los efectos de los programas de formación y mejora de la productividad.

B. Composición actual y futura del mercado de trabajo, en base a grupos salariales, ocupacionales y sectoriales. Estos datos históricos se emplean para hacer proyecciones de RRHH.

C. Determinar la productividad actual de la mano de obra y su probable evolución. La rotación y el absentismo influyen sobre los niveles de productividad y, por tanto, en las necesidades futuras de RRHH. Es deseable cierto grado de rotación.

D. Estudio de la estructura organizativa: Proporciona información sobre el tamaño probable de los niveles de la organización y cambios en las necesidades de RRHH. A medida que las organizaciones se hacen más complejas tecnológicamente, se desarrollan estructuras más complejas. La tendencia al aplanamiento con la desaparición de niveles intermedios cambia aspectos relativos a la gestión de RRHH (ej: canales de movimientos internos).

2. Previsión de la Demanda de RRHH

Se puede prever mediante distintas técnicas, siendo más exactas cuanto menor sea la perspectiva temporal.

Técnica de previsión informada: Realizada por expertos. Las estimaciones comienzan en la gerencia, siguiendo un proceso descendente, comunicando las estimaciones a los distintos niveles para luego iniciar una revisión ascendente, considerando sugerencias para mejorar la previsión.

*Técnica Delphi: Técnica grupal en fases, donde cada experto presenta un informe de previsión que será revisado por los demás, tomando decisiones por consenso.

*Técnica individual de grupo: Similar a la anterior, las personas escriben sus ideas, que luego exponen por turno. Las ideas se escriben en hojas grandes para que todos puedan verlas y referirse a ellas. Se usa para detectar problemas actuales y sus soluciones.

Técnicas estadísticas:

Análisis de regresión lineal simple: La proyección de la demanda futura se basa en una relación pasada entre el nivel de empleo y una variable relacionada (ej: ventas). Si hay relación entre ambas, se pueden usar las predicciones de ventas para estimar el empleo futuro. Esta relación se ve influida por el aprendizaje organizacional. La curva de aprendizaje puede determinarse con cálculos logarítmicos, permitiendo proyecciones precisas.

Expresión matemática de la curva de aprendizaje: Y = A . X^-b

Siendo Y=Nº medio unitario de horas de mano de obra para producir x ud; A= Nº horas mano obra para producir la primera ud; X= Nº ud. Producidas y -b= Tasa de aprendizaje

Análisis de regresión lineal múltiple: Se relaciona con varias variables, siendo la previsión más precisa. Se emplea en organizaciones grandes.

Índices de productividad: Se usan datos históricos.

Índices de RRHH: A partir de datos anteriores, se hacen relaciones históricas entre empleados en diferentes puestos, usando regresión para proyectar necesidades.

Análisis de series temporales: Se usan niveles pasados de contratación para proyectar necesidades futuras, considerando variaciones estacionales, tendencias y movimientos aleatorios.

Análisis probabilístico: Las necesidades de contratación se estiman combinando la probabilidad de conseguir contratos con las necesidades de RRHH para cada uno.

3. Previsión de la Oferta de RRHH

• Analizar el mercado interno y externo.
• Análisis del mercado externo: Composición cualitativa, movimientos migratorios y demandas de competidores.
• Análisis del mercado interno: Composición actual del personal y leyes demográficas de los efectivos (salidas voluntarias e involuntarias).

Indicadores para determinar la rotación:

1. Entradas y salidas: (E + S) / 2 / E_m x 100 = R (E: entradas; S: salidas; E_m: efectivos medios)

2. Solo salidas: S / E_m = R

3. Movimientos internos: ((E + S) / 2 + R + T) / E_m = R (R: entradas de otras unidades; T: salidas a otras unidades)

INCONVENIENTES: No suministran información sobre las características de la población. SOLUCIÓN: Utilización del índice de supervivencia.

4. Cuadrar el Presupuesto

La previsión del personal debe expresarse en términos monetarios, compatible con los objetivos de resultados y las limitaciones presupuestarias.

ETAPA 2: Establecimiento de Objetivos y Políticas de Recursos Humanos

Comparar oferta y demanda para detectar desajustes y diseñar políticas de RRHH coherentes con los objetivos de la organización.

ETAPA 3: Programación de RRHH

Necesidades de nuevos recursos: Si hay desajustes, diseñar políticas de reclutamiento, selección, APT y movimientos internos.

Reducción de efectivos: La competencia o disminución de la demanda puede generar excedentes. Planificar salidas y movimientos internos ante nuevas tecnologías.

ETAPA 4: Control y Evaluación de la Planificación de los RRHH

Cuantificar el valor de los RRHH como activo. El sistema de gestión facilita el control y la evaluación, permitiendo recabar datos. La recogida debe ser a intervalos fijos para detectar desviaciones.

Criterios para evaluar:

• Personal existente vs. necesidades de contratación.
• Productividad vs. objetivos.
• Programas implantados vs. planes de actuación.
• Costes de mano de obra vs. presupuestos.
• Relación entre resultados (beneficios) y costes de programas.

Obstáculos en la Planificación de los Recursos Humanos

• Falta de apoyo de la alta dirección.
• Dificultad de integrar actividades de RRHH.
• Falta de compromiso de los gerentes de línea.