Optimización de Procesos de Negocio: Conceptos Clave y Mejores Prácticas

¿Qué es un Proceso de Negocio?

Un proceso de negocio es un conjunto estructurado de actividades diseñado para producir una salida determinada o lograr un objetivo específico. Estos procesos describen cómo se realiza el trabajo en la empresa y se caracterizan por tener entradas, funciones y salidas.

Características de los Procesos de Negocio

• Observables
• Medibles
• Mejorables
• Repetitivos
• Pueden ser parte de otro proceso de negocio mayor o incluir procesos más pequeños.

Tipos de Procesos de Negocio

Procesos Estratégicos

Son aquellos que definen la orientación del negocio. Por ejemplo:

• Planificar la estrategia
• Establecer objetivos
• Definir metas

Procesos Centrales

Son los que aportan valor al cliente y constituyen la parte principal del negocio. Por ejemplo:

• Repartir mercancías

Procesos de Soporte

Dan soporte a los procesos centrales. Por ejemplo:

• Contabilidad
• Servicio técnico
• Despacho

Factores Críticos de Éxito (FCE)

Los factores críticos de éxito (FCE) son aquellos elementos de la estrategia en los que hay que sobresalir para superar a la competencia.

Etapas para la Gestión de los FCE

1. Identificar los factores críticos de éxito de una estrategia concreta.
2. Identificar las competencias que permiten lograr una ventaja competitiva.
3. Identificar los estándares de rendimiento necesarios para superar a la competencia.
4. Evaluar el grado en que los competidores pueden imitar cada una de las competencias.
5. Determinar las consecuencias potenciales de las reacciones de los competidores y cómo se pueden contrarrestar.

Factores Críticos de Éxito y el Negocio

• Son componentes clave del negocio.
• Favorecen o amenazan el logro de los objetivos globales de las organizaciones.
• Se pueden utilizar para conseguir grandes cambios con un esfuerzo mínimo.

Gestión de los Procesos de Negocio

La gestión de los procesos de negocio es una tarea compleja debido a la diversidad de negocios, el aumento de la oferta de servicios y productos, y la cantidad de procesos a gestionar.

Objetivos de la Gestión de Procesos

• Aumento de la eficiencia
• Satisfacción del cliente
• Disminución de tiempos de respuesta

Propósito y Modelado del Negocio

Propósito

1. Atraer inversionistas:
   • Retorno sobre su inversión
   • Tamaño del riesgo (mayor riesgo, mayor recompensa)
   • Formas de financiar:
     • Vender una participación
     • Contraer deuda
2. Documentar un plan operacional.

Modelado

El modelado implica realizar un estudio del dominio del negocio y su funcionamiento.

Objetivos del Modelado de Negocios

• Entender los problemas actuales
• Comprender la estructura de la organización
• Estudiar el impacto
• Asegurar una visión común
• Obtener los requisitos del sistema
• Definir la relación sistema/organización

Etapas del Modelado de Negocios

1. Evaluar el estado del negocio
2. Análisis del negocio
3. Identificar los procesos del negocio
4. Definir y refinar los procesos de negocio (PN)
5. Diseño de los PN
6. Evaluación

Productos del Desarrollo

• Especificación del negocio
• Casos de uso y diagramas
• Modelo interno del negocio
• Informe de evaluación
• Arquitectura del negocio

Identificación de los Procesos de Negocio

Los procesos de negocio deben generar un valor para el negocio y contribuir a la mitigación de costos. Algunas vías para identificarlos son:

• Clasificación de los procesos (núcleo, soporte, gerencial)
• Identificación de las funciones (distribución, compras, personal)
• Partiendo de los objetivos estratégicos (satisfacer pedidos de los clientes)

Metas y Finalidad del Negocio

Visión

Es una visualización de cómo será el futuro de una organización. Debe:

• Proveer el camino a seguir para llegar al lugar deseado.
• Generar entusiasmo acerca de esa dirección que lleva al futuro.
• Generar confianza en el liderazgo.
• Ofrecer criterios claros para el éxito.

Criterios: ¿Qué?, ¿Para quién?, ¿Para qué?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Cuándo?

Metas

• Concretan la misión.
• Alinean la estrategia y las metas.
• Son necesarias para cumplir los objetivos de la empresa.
• Deben ser concretas.
• Son planificadas a un determinado tiempo.
• Deben ser medibles.
• Deben ser alcanzables.

Medición de las Metas (Métricas)

• Control
• Factores de éxito
• Progreso
• Ajuste de metas
• Enfoque correcto de los esfuerzos

Metas y Submetas

La división de metas ayuda a conseguirlas paso a paso, día a día. Con metas pequeñas se alcanzan metas grandes.

Técnicas de Obtención de Información

• La entrevista
• El cuestionario
• La observación directa
• Formularios

BPMN (Business Process Modeling Notation)

BPMN es un estándar para el modelado de procesos de negocio. La especificación BPMN 1.0 fue publicada en mayo del 2004. Provee una notación que es fácilmente entendible por todos los usuarios de negocio (analistas, diseñadores, desarrolladores y usuarios finales).

BPMN crea un “puente” estandarizado para suplir la brecha entre los procesos de negocio y la implementación de procesos.

BPMN define un Diagrama de Procesos de Negocio (BPD).

Un modelo de procesos de negocio será una red de objetos gráficos, correspondientes a actividades y controles de flujo que definen el orden de ejecución de éstas.

Elementos de un BPD

• Flow Objects (objetos de flujo)
• Connecting Objects (objetos de conexión)
• Swimlanes (calles)
• Artifacts (artefactos)

Flow Objects (Objetos de Flujo)

• Event (Evento)
• Activity (Actividad)
• Gateway (Decisión)

Event (Evento)

Un evento se representa por un círculo y es algo que “sucede” durante el curso de un proceso de negocio. Los eventos afectan el flujo del proceso y usualmente tienen una causa o un impacto.

Tipos de Eventos:

• Start (comienzo – círculo blanco)
• Intermediate (intermedio – círculo dentro de otro círculo)
• End (final – círculo negro y dentro un círculo blanco)

Activity (Actividad)

Se representa por un rectángulo con sus bordes redondeados y es un término genérico para el trabajo que una organización realiza.

Tipos de Actividades:

• Task (tareas – rectángulo)
• Sub-Process (subproceso – rectángulo con un cuadrado con signo +)

Gateway (Decisión)

Es representado por una figura de diamante.