Optimización de Procesos Empresariales: Información, Tecnología e Innovación

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Definición de Información

La información es un conjunto organizado de datos procesados que constituye un mensaje que cambia el estado del conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.

Características de la Información

  • Tiene importancia (relativa al receptor).
  • Tiene significado.
  • Tiene vigencia (espacio-tiempo).
  • Tiene validez (relativa al receptor).

Usos de la Información en las Empresas

  • Reducir la incertidumbre.
  • Apoyar el proceso de toma de decisiones.
  • Establecer sistemas de control.

Definición de TI

Es el estudio, diseño, desarrollo, implementación, soporte o dirección de los sistemas de información computarizados, en particular de software de aplicación y hardware de computadoras.

Responsabilidades de la TI

Se ocupa del uso de las computadoras y software para convertir, almacenar, proteger, procesar, transmitir y recuperar información.

Elementos de la TI en una Empresa

  • Bases de datos.
  • Redes de computadoras.
  • Software de aplicación.
  • Sistemas de información.
  • Sistemas de comunicación.

Innovación de los Procesos

Introducción

  • "Es la más importante fuente de cambio en la cuota de mercado entre empresas competidoras".
  • "La innovación es el elemento clave que explica la competitividad".
  • "La competitividad de una nación depende de mejorar la capacidad de su industria para innovar y mejorar. La empresa consigue ventaja competitiva mediante innovaciones".

Definición

"Es el conjunto de etapas técnicas, industriales y comerciales que conducen con éxito en el mercado de los productos manufacturados, o la utilización comercial de nuevos procesos técnicos".

Usos de la Innovación en las Empresas

  • Ampliación y renovación de productos y servicios.
  • Ampliación y renovación de procesos productivos.
  • Cambios en la organización y la gestión.
  • Cambios en la forma de evaluar a sus empleados.

Tipos de Innovación

  • Radicales: mejoras a largo plazo.
  • Incrementales: mejoras a corto plazo.

Aplicación de la Innovación Tecnológica

  • Productos.
  • Procesos.

Conclusiones

  • Existe una intensa competencia mundial.
  • Cambios en los procesos y productos.
  • Uso creciente de la tecnología para mejorar la competitividad.

Identificación de Procesos

Organigrama

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría. Por su ámbito pueden ser generales o específicos.

Definición de Proceso

Es una unidad en sí que cumple un objetivo completo y que agrega valor al cliente. Esta unidad es un sistema de creación de riqueza que inicia y termina transacciones con los clientes en un determinado período de tiempo.

Niveles de Desagregación

  • Macroproceso: Es una estructura de procesos, que se pueden desagregar en otros.
  • Proceso Operativo: No se puede desagregar más. Da origen a actividades.

Tipos de Procesos

  • Procesos Estratégicos: Son aquellos relacionados con la estrategia de la organización.
  • Procesos del Negocio: Atienden directamente la misión del negocio y satisfacen necesidades concretas de los clientes.
  • Procesos de Apoyo: Son servicios internos necesarios para realizar los procesos del negocio.

Elementos de un Proceso de Negocio

  • Entidades.
  • Clientes.
  • Roles.
  • Proveedores.
  • Actividades.

Entidades

Son el mensaje, el medio de comunicación. Ejemplos: Documentos, comunicaciones orales o comunicaciones electrónicas.

Actividades

Son los diferentes pasos del proceso de transformación de las entidades. Tienen sentido al interior del proceso y están asociadas a un cargo específico.

Roles

Las actividades de un proceso son ejecutadas por personas, sistemas o máquinas.

Clientes

Es cualquier persona u organización que recibe las salidas del proceso.

  • Clientes Internos: en una etapa posterior del proceso.
  • Clientes Externos: Son los que pagan por la salida. Ejemplos de salida: productos, servicios, información.

Proveedores

Es cualquier persona u organización que entrega las entradas (productos, servicios, información, etc.) necesarias para la ejecución del proceso.

Conclusiones

  • La identificación de procesos permite capitalizar el conocimiento de la organización.
  • Permite tener una visión de conjunto de las actividades de la empresa.
  • Permite un mejor control de las actividades.
  • Permite un mejor control de costos.

Diagrama de Flujo

Definición

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un algoritmo. Utiliza símbolos para los pasos del algoritmo y flechas para indicar su flujo de ejecución.

Características

  • Tiene un único punto de partida y un único punto de término.
  • La ejecución del diagrama de flujo no tiene interrupciones entre los puntos de partida y término.

Ventajas

  • Favorece la comprensión del proceso al mostrarlo como un dibujo.
  • Permite identificar los problemas y oportunidades de mejora del proceso.
  • Muestra las interfaces cliente-proveedor, facilitando su análisis.
  • Son una excelente herramienta para capacitar.

Flujograma de Información

Es un tipo de diagrama de flujo de información que proporciona amplia visión acerca de variados aspectos del proceso: flujo, mensajes, actividades, estructura y tecnología. Describe el curso normal de los eventos, donde se describe gráficamente el esquema habitual, la rutina. Las excepciones se incluyen aparte.

Características del Flujograma

  • Mantiene la temporalidad.
  • Es a nivel de detalle.
  • Incluye la estructura organizacional.
  • Describe procesos operativos.
  • No incluye comentarios mayores.
  • Es un diagrama que se va construyendo y perfeccionando a través de borradores sucesivos.

Gestión Funcional vs. Gestión por Procesos

Gestión FuncionalGestión por Procesos
Organización por áreas.Organización orientada a procesos.
Los departamentos condicionan la ejecución de las actividades.Los procesos condicionan la ejecución de las actividades.
Autoridad basada en jefes de área.Autoridad basada en responsables del proceso.
Principio de jerarquía y gestión.Principio de autonomía y autocontrol.
Orientación interna de las actividades hacia el jefe del área.Orientación externa hacia el cliente interno o externo.
Centralización en la toma de decisiones.Descentralización de la toma de decisiones.
Control basado en vigilancia.Supervisión y apoyo.
Ser más productivos.Ser más competitivos.
Mejorar la forma en que hacemos las cosas.Para quién lo hacemos y qué hay que hacer.
Las mejoras se limitan al área.Las mejoras abarcan la empresa.

Levantamiento de Procesos

Definición

Corresponde a la identificación de los procesos de la empresa sin analizarlos en detalle. Esta técnica tiene por objetivo obtener el Mapa de Procesos.

Mapa de Procesos

Es una visión conjunta de los procesos.

Segmentación de Procesos

Su objetivo es lograr un nivel de desagregación que permita llegar al nivel de procesos operativos. Las tres principales distinciones que se hacen para segmentar son: por cadena, jerarquía y por versiones de proceso.

Las TIC como Palanca de Cambio

Introducción

  • El ritmo actual de la sociedad impone nuevos desafíos a las empresas.
  • Las empresas requieren mejorar su competitividad para atender los nuevos desafíos.
  • Los sistemas de información son la clave para apoyar las estrategias de la organización.

Sistema de Información: Definición

Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad (objetivo).

Introducción

Dichos elementos formarán parte de algunas de las siguientes categorías:

  • Personas.
  • Datos.
  • Actividades.
  • Recursos materiales.

Aplicaciones de las TIC en la Empresa

  • Nuevas técnicas para controlar y supervisar los procesos.
  • Para la coordinación de actividades.
  • Como apoyo en las decisiones.
  • Y en la integración de tareas y unidades y de soporte a las operaciones.

Conclusiones

  • Cultura, tecnología e información son las claves de éxito de una organización.
  • Para alcanzar la meta organizacional, la empresa se debe consolidar en torno a los sistemas de información y tecnologías de la información para enfrentar los cambios del entorno.
  • El conocimiento es el recurso más valioso de la empresa, la empresa se sustenta en la información y sus sistemas para lograrlo.
  • Para llevar a cabo esta meta se debe crear un departamento encargado de la cultura, la organización y la gestión, que debe estar a cargo del CIO (Chief Information Officer).
  • El CIO y su departamento son considerados los encargados de ser la palanca de cambio en la organización.

Caso Walmart

Tipo de Empresa

Grandes almacenes de descuento: supermercados e hipermercados.

Fundación

Rogers, Arkansas, Estados Unidos (1962).

Sede

Bentonville, Arkansas.

Industria

Comercio minorista.

Ingresos

611,210 millones US$ (2009).

Beneficio Neto

29,330 millones US$ (2009).

Activos

270,700 millones US$ (2010).

Capital Social

70,740 millones US$ (2010).

Empleados

Aproximadamente 2,100,000 (2010).

Sitio Web

www.walmart.com

Introducción

Estrategia Logística

Walton reconoció que la clave para mantener bajos costos y ganancias altas era el control de inventario, ordenando los productos necesarios en la cantidad necesaria. Muy poco inventario significaba pérdida de ventas, demasiado inventario significaba excesivo costo. El control de inventario, en giro, requería control de información.

Tecnología al Servicio del Crecimiento

Por lo tanto, Walmart fue una de las primeras grandes cadenas que instaló códigos de barras en las cajas registradoras conectadas a una computadora central. Luego, la compañía instaló un sistema de comunicaciones satelitales que emitía los datos desde las tiendas hacia Bentonville, la sede. A principios de los 90, la empresa había gastado más de 500 millones en su red de comunicaciones.

Tecnología al Servicio del Crecimiento

La tecnología satelital expandió la habilidad de Walmart de controlar el imperio y achicó las distancias a lo largo de la línea de comando de Walmart, desde la tienda a la casa central, desde los centros de distribución y aún hasta las plantas de los fabricantes. Y el centro computarizado permitió observar la manera en que la gente compraba y recogía información de los clientes y el comportamiento de compra.

Conclusión

Sam Walton cambió la manera de hacer compras. Aprendió todas las reglas de la venta al por menor primero, luego las rompió, reconociendo que los nuevos paradigmas de autoservicio y descuento podían dar resultado en los pueblos pequeños y rurales de América. La estrategia de Walmart ha sido incluir grandes avances tecnológicos en el desarrollo de sus actividades, uno de ellos es la gran cadena logística en la que participan sus proveedores y clientes por igual. Sam Walton, por lo tanto, convirtió el flujo de las transacciones de productos en un conocimiento profundo y sistemático de las preferencias de los clientes, sensibilidad del precio y comportamiento de compra.

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