Optimización de Procesos de Despacho e Instalación de Productos

1. Valor de la Empresa: Eficiencia en Despacho e Instalación

El valor diferencial de la organización reside en la rapidez en el despacho y la instalación de los productos. Para garantizar este estándar, se establecen las siguientes Reglas de Negocio (RDN):

• RDN1: Las instalaciones no deben demorar más de 15 minutos.
• RDN2: Una vez realizada la instalación, se debe comprobar que el producto quede funcionando sin ningún problema.
• RDN3: Se debe instruir al cliente sobre el uso del producto, dejando claro qué debe hacer y qué no debe hacer; todo esto en un tiempo inferior a 5 minutos.
• RDN4: Previo a realizar el despacho, se debe establecer comunicación con el cliente para verificar que se encuentra en la dirección asignada, con el fin de evitar retrasos en los demás despachos. Adicionalmente, los camiones contarán con GPS para optimizar los tiempos de entrega mediante la gestión de diferentes rutas.

2. Supuestos del Modelo Operativo

La empresa opera bajo los siguientes supuestos fundamentales:

• La organización cuenta con una bodega central donde se reciben los productos y se almacenan hasta su posterior despacho.
• La empresa entrega capacitaciones constantes a sus trabajadores encargados del despacho e instalaciones.
• Se dispone de un sistema informático que proporciona la dirección exacta y la identificación de cada producto.

Procesos Estratégicos

Planeación estratégica: Definición de políticas, dirección de mejoras, gestión de presupuesto y elaboración de planes estratégicos.

Procesos de Negocio

• Logística: Recepción y almacenaje, emisión de listado planificado de despachos, carga de camiones, envío de productos, instalación y aprobación final del cliente.
• Capacitación (Subproceso): Formación en recepción y manipulación de productos, educación comunicacional y protocolos de despacho.

Procesos de Apoyo

Contabilidad, Recursos Humanos (RRHH), Finanzas, Mantenimiento y Seguridad.

3. Diagrama de Flujo

(Espacio reservado para la representación gráfica del flujo de procesos de despacho e instalación).

4. Definición del Proceso: Despacho e Instalación de Productos

Elementos de Entrada

• Personas (Capital Humano).
• Producto.
• Manuales técnicos de productos.
• Solicitud de despacho.
• Camiones.

Aspectos Críticos Relacionados

• Personal calificado y certificado.
• Disponibilidad de stock y transporte.
• Manuales técnicos actualizados.
• Información logística correcta.
• Camiones en óptimas condiciones mecánicas.

5. Indicadores de Gestión (KPI)

Indicador de Resultado

• Nombre: Tasa de productos instalados en menos de 15 minutos.
• Cálculo: (Número de productos instalados en menos de 15' / Total de productos instalados) x 100.
• Sentido: Ascendente.
• Frecuencia: Diaria.
• Unidad: Porcentaje (%).
• Meta: 75% (Cumple / No cumple / Sobrecumplimiento).
• Método de verificación: Comprobante de recepción de cliente conforme.

Indicador de Proceso

• Nombre: Porcentaje de trabajadores en armado.
• Cálculo: 100 x (Número de operarios armando productos / Dotación total).
• Sentido: Ascendente.
• Frecuencia: Mensual.
• Unidad: Porcentaje (%).
• Meta: 85% (Cumple).
• Medio de verificación: Certificados de capacitación y registros de asistencia.