Optimización del Proceso de Compras: Estrategias para Mejorar la Rentabilidad

Fases en el Proceso de Compras

La planificación de las compras está estrechamente relacionada con las necesidades de los clientes y la realización de las ventas de productos anteriormente adquiridos. Una incorrecta selección de proveedores puede traducirse en el incremento de los gastos de transporte, poca calidad de productos adquiridos, falta de fiabilidad, precios no económicos y demora en plazos de entrega.

Etapas del Circuito de Compras

Inicio del Proceso

• Conocimiento del mercado.
• Valorar las necesidades y condiciones para su satisfacción.

Preparación de la Compra

• Petición de ofertas y su valoración.
• Búsqueda y selección de proveedores.

Ejecución de la Compra

• Negociación y realización de compra.
• Recepción, comprobación y seguimiento de acuerdos.

El Mercado

Consiste en reunir y analizar la información relativa a la producción, distribución y venta de un determinado material, con el fin de saber la política de compras que debe seguir la empresa.

Las fuentes de información son:

• Internet, páginas amarillas.
• Organismos oficiales: Cámaras de Comercio.
• Asociaciones empresariales y profesionales.
• Revistas y prensa especializada.
• Ferias y exposiciones.
• Bases de datos empresariales.
• Mercados extranjeros.
• Instituto Español de Comercio Exterior.

La Valoración de las Necesidades

Consiste en analizar información referida a qué comprar, cuándo solicitar el pedido, cantidad, a qué precio y calidad exigida. Las empresas centralizan las compras en el departamento de compras. Este realiza las siguientes funciones:

• Dar preferencia a las solicitudes cuyas existencias se encuentren bajo mínimos o stock mínimo de seguridad.
• Comprobar si la empresa utiliza el producto o material con regularidad o se compra por primera vez.
• Clasificar los artículos por el mismo proveedor.

La Petición de Ofertas y su Valoración

Consiste en solicitar información de los productos o materiales que la empresa desea comprar y de valorar factores clave en el suministro como:

• Calidad del producto.
• Fiabilidad en las entregas.
• Plazos de entrega.
• Continuidad y flexibilidad.
• Nivel tecnológico.
• Precios.
• Ubicación y políticas de la empresa proveedora.

La petición de ofertas es obligada en los siguientes casos:

• Cuando se adquiere un producto por primera vez.
• Cuando la compra es de alto coste.
• Cuando se desea ampliar la cartera de proveedores o no se está satisfecho con los proveedores que tenemos en nuestro registro interno.

La información solicitada se debe centrar en tres aspectos:

Información Económica

• Precio unitario.
• Descuento comercial.
• Descuento por pronto pago.
• Rappels.
• Precio de envases y embalajes.
• Transporte seguro y mercancías.
• Forma de pago y plazos.
• Consecuencias del aplazamiento en el pago.
• Consecuencias del aplazamiento en los envíos.

Información Técnica

• Características de calidad.
• Embalajes y etiquetas especiales.
• Instalación en caso necesario.
• Periodo de prueba y garantía.
• Formación de los empleados si fuera necesario.
• Repuestos y mantenimiento después de la compra.

Información de Servicios

• Plazo de entrega.
• Devolución de existencias en mal estado.
• Ofertas.

El contacto con los proveedores puede ser por internet, personal, por teléfono y por carta.

Búsqueda y Selección de Proveedores

Aspectos clave a analizar:

• Si los productos que ofrece el proveedor van a tener un impacto positivo en la productividad, calidad y competitividad de la empresa.

El propósito de la selección es establecer una lista de empresas u organizaciones que nos ofrecen sus productos o materiales para luego solicitar la petición de productos que, según determinados factores, nos interese.

Para seleccionar un proveedor, se debe considerar:

• Calidad satisfactoria de sus productos.
• Envío del pedido en el tiempo contratado.
• El precio más bajo.
• Excelencia de servicio.
• Garantía de devolución.
• Instalaciones.
• Tecnología utilizada.
• Nivel económico.
• Reputación.
• Localización.

Se debe determinar el número de proveedores que se van a contratar teniendo en cuenta dos variables:

• Diversificación del riesgo de fallos y errores en el proveedor.
• Capacidad de negociación basándose en el manejo de grandes pedidos.

Negociación y Ejecución de la Compra

Se pretende conseguir una operación equilibrada para ambas partes, relaciones comerciales que perduren en el tiempo, ofrecer productos de alta calidad e incrementar la rentabilidad de la empresa y los proveedores.

Para conseguir un ahorro de costes, se debe establecer con los proveedores unos acuerdos muy concretos para que el proveedor deje de ser un adversario y se convierta en un colaborador.

Comprobación y Seguimiento de la Compra

Consiste en revisar el material solicitado y que el proveedor haya cumplido con los acuerdos previamente pactados en la negociación. Si la compra ha sido satisfactoria, la relación comercial entre ambas partes será duradera y para los siguientes pedidos no será necesario realizar el proceso de compras completo.