Optimización del Proceso de Abastecimiento: Etapas Clave y Mecanismos de Compra Estratégicos

El Proceso Estratégico de Abastecimiento

El Abastecimiento no es una función de un solo departamento, sino un proceso integral donde interactúan diversos actores clave, tales como clientes, departamentos internos, proveedores, etc.

Etapas Fundamentales del Abastecimiento

1. Definición de Requerimientos

Esta etapa comienza con la detección de necesidades y culmina con la definición del producto o servicio que permitirá satisfacer dicha necesidad. Traduce la necesidad de los usuarios en un requerimiento formal para los proveedores. Esto implica definir la necesidad, establecer las características más importantes del bien o servicio a adquirir, y asegurar las condiciones de compra y entrega deseadas.

Una buena definición de requerimientos permitirá que tanto compradores como proveedores manejen la información necesaria para cumplir con su rol.

Actores Clave en la Definición

• Usuarios Internos: Quienes tienen la necesidad que debe ser satisfecha.
• Unidad de Abastecimiento: El departamento o la unidad que realiza la compra.
• Expertos: Dependiendo de la complejidad, pueden contribuir a la especificación del requerimiento.
• Proveedores: Eventualmente consultados para que presenten ideas innovadoras que podrían permitir resolver la necesidad.

Recomendaciones para una Definición Efectiva

1. Haga participar al usuario o cliente interno/externo.
2. Cuando el requerimiento parezca complejo, consulte a sus pares, a expertos y/o a proveedores.
3. Defina las características claves del producto o servicio.
4. Registre y utilice información de las adquisiciones previas.
5. Redacte bases técnicas o términos de referencia claros.

2. Selección del Mecanismo de Compra

Mientras más abierto y competitivo sea el mecanismo de compra seleccionado, mayores serán las posibilidades de ser:

• Efectivos: Ya que mejoran nuestras posibilidades de conseguir aquello que necesitamos.
• Eficientes: Podemos conseguir la mejor opción y precio existente en el mercado, logrando una mejor relación entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos.
• Transparentes: Todos los actores interesados podrán participar con igualdad de oportunidades para acceder a la información.

Tipos de Mecanismos

Catálogo Electrónico de Convenios Marco:

Utilizado para las compras habituales o estándares.

Licitaciones Públicas:

Es un llamado abierto. Se usa siempre que el producto o servicio no se encuentre en el Catálogo Electrónico o corresponda a una excepción contemplada en la Ley.

Licitaciones Privadas:

Concurren solo los proveedores invitados por la entidad licitante. Restringido a situaciones especiales establecidas en el Art. 8 y 10 de la Ley de Compras Públicas.

Trato Directo:

Puede ser un proceso abierto o privado, o la emisión directa de la orden de compra a un proveedor, dependiendo de la excepción que se trate. También restringido a situaciones del Art. 8 y 10 de la Ley de Compras Públicas.

Una tarea que se conecta directamente con esta etapa es la planificación de las compras.

Actores Involucrados en la Selección

Esta etapa es responsabilidad principalmente de la unidad o departamento de Abastecimiento. Eventualmente, pueden participar el Departamento Jurídico y el Usuario o cliente interno/externo que solicita la compra.