Optimización del Proceso de Abastecimiento: Claves para la Definición Efectiva de Requerimientos

El Proceso de Abastecimiento

El proceso de abastecimiento es el conjunto de actividades que, de forma colaborativa, buscan resolver un requerimiento a través de la compra o contratación de bienes o servicios.

1. Definición de Requerimientos: El Inicio Estratégico

En esta etapa, la necesidad de un bien o servicio se convierte formalmente en un requerimiento. Se definen las características esenciales del bien o servicio a contratar. Es crucial generar una definición clara del producto o servicio, explicando qué, cómo, cuándo y dónde se quiere contratar.

La definición de requerimientos marca el inicio del proceso de abastecimiento y determina, en gran medida, el resultado del mismo. Si contamos con una buena definición de requerimientos, los proveedores podrán ofertar mejor, es decir, podrán proponer productos o servicios que se ajusten de manera óptima a nuestras necesidades. Además, una definición clara nos ayudará a ser:

• Eficaces: Alcanzando los objetivos deseados.
• Transparentes: Asegurando claridad en el proceso.
• Eficientes: Utilizando los recursos de manera óptima.

Cómo Definir los Requerimientos de Manera Efectiva

1. Enfocarse en las Compras Importantes: Sea capaz de discriminar entre compras especiales y rutinarias. Los criterios clave para categorizar las adquisiciones incluyen:
   • Monto de compra.
   • Frecuencia de compra.
   • Importancia estratégica para la organización.
   • Mercado de proveedores.
2. Haga Partícipe al Usuario: Los usuarios finales son los más indicados para explicar lo que realmente se necesita. El grado de participación dependerá del nivel de complejidad de la compra.
3. Consulte a Pares, Expertos y Proveedores: Cuando reciba un requerimiento distinto a lo habitual, es conveniente preguntarse si existe alguna organización donde este tipo de adquisiciones sean comunes. Consulte a estas organizaciones con experiencia. Además, los proveedores están en mejores condiciones que nosotros para definir qué tipo de producto puede satisfacer de mejor manera nuestras necesidades.
4. Defina las Características Clave del Producto o Servicio: Las características se dividen en dos categorías principales:
   1. Requisitos y Restricciones: Son los requisitos que será necesario cumplir obligatoriamente para satisfacer nuestras necesidades.
   2. Factores de Diferenciación: Son los aspectos que serán utilizados para evaluar las ofertas y determinar cuál se ajusta mejor a nuestros requerimientos (criterios de valor añadido).
5. Registre y Utilice Información de Adquisiciones Anteriores: Identifique qué información necesitamos y cómo podemos recogerla y almacenarla para utilizarla cuando la necesitemos en futuros procesos.

2. Redacción de Bases Técnicas o Términos de Referencia

Unas buenas bases técnicas o términos de referencia siempre deberían incluir:

1. Una breve pero clara descripción del contexto en que se enmarca la compra. Esta descripción es muy útil para que los proveedores comprendan el alcance del requerimiento y se hagan una idea de la necesidad que le dio origen, de manera que estén en mejores condiciones para ofertar.
2. Una descripción detallada del producto o servicio que se desea comprar o contratar, señalando sus características clave, restricciones y los criterios que se utilizarán para comparar las ofertas.
3. Defina un rango de precios o el monto que la organización está dispuesta a pagar.