Optimización de la Estructura Organizacional y Análisis de Puestos para el Éxito Empresarial

Organización y Estructura Empresarial

Una organización se define como un conjunto de dos o más personas que se comunican y actúan conjuntamente para alcanzar un objetivo común. Estas organizaciones satisfacen necesidades emocionales, espirituales, intelectuales y económicas. La complejidad de una organización aumenta con su crecimiento, lo que puede generar niveles jerárquicos más extensos, distanciamiento entre personas, objetivos particulares y conflictos.

Características de las Organizaciones

• Complejidad: Separación vertical y niveles jerárquicos.
• Anonimato: Importancia del trabajo sobre las personas.
• Rutinas Estandarizadas: Creación de informalidades y estructuras personalizadas no oficiales.
• Especialización: Diferenciación entre profesionales y líneas de autoridad.
• Tamaño: Depende del número de participantes y dependencias.

Una empresa integra recursos humanos, tecnológicos, financieros y comerciales.

Análisis de Puestos

El análisis de puestos consiste en la obtención, evaluación y organización de información sobre los puestos de una organización. Su objetivo es analizar cada puesto de trabajo, no a las personas que lo desempeñan. Esta información es vital para los departamentos de personal y la empresa en general.

¿Para qué sirve el Análisis de Puestos?

• Compensar de forma equitativa y justa a los empleados.
• Colocar a los empleados en el puesto adecuado.
• Determinar niveles reales de desempeño.
• Crear planes de capacitación y desarrollo.
• Identificar candidatos adecuados.
• Mejorar el entorno laboral.
• Evaluar los cambios del entorno que puedan afectar a los empleados.
• Eliminar requisitos y demandas no indispensables.
• Conocer la realidad en relación con los recursos humanos de la empresa.

Obtención de Información

La información se obtiene a través del estudio de la organización, sus objetivos, características, insumos y productos o servicios. Las fuentes incluyen la misma empresa, entidades del ramo e informes sociales.

Informes

Los informes sirven para identificar los puestos que necesitan análisis, preparar cuestionarios y obtener información para el análisis de puestos.

Características del Puesto

• Deberes y responsabilidades.
• Aptitudes humanas y condiciones de trabajo.
• Requisitos académicos, experiencia y otros.
• Niveles de desempeño.

Obtención de Datos

• Entrevistas personales: Confiable, alto costo.
• Comités de expertos: Costoso, lento, muy confiable.
• Bitácora del empleado: Registro diario de actividades.
• Observación directa: Lento, costoso, poco fiable.

El método ideal es adaptarse a la realidad.

Descripción de Puestos

La descripción de puestos es una explicación escrita de los deberes, condiciones de trabajo y otros aspectos relevantes de un puesto específico. Todas las descripciones deben tener un formato igual, incluso para diferentes niveles, y la misma estructura general para preservar la compatibilidad de los datos.

Fases de la Información sobre Análisis de Puestos

Preparación

Conocimiento general de la organización y del trabajo que se lleva a cabo.

Obtención de Información

• Identificación del puesto.
• Desarrollo del cuestionario.
• Obtención de datos.

Usos de la Información

• Descripción de puestos.
• Especificación de vacantes.
• Niveles de desempeño.
• Información sobre recursos humanos.

Diferencias entre Descripción y Especificaciones del Puesto

• Descripción: Qué es el puesto, basado solo en el puesto y no en las personas.
• Especificación: Tipo de demandas que se hacen a los empleados y habilidades que debe poseer la persona que desempeña el puesto.

Diseño de Puestos

Ventajas

• Mayor productividad.
• Satisfacción con la labor.
• Baja rotación.

Desventajas

• Alta rotación.
• Ausentismo.
• Quejas.
• Protestas sindicales.
• Sabotaje.

Elementos Organizativos del Diseño de Puestos

Enfoque Mecanicista

Identifica todas las tareas del puesto, reduce al mínimo el tiempo y esfuerzo de los trabajadores, especialización en determinadas tareas, eficiencia en el esfuerzo, tiempo, costos, capacitación y tiempo de aprendizaje.

Flujo de Trabajo

Depende del producto a entregar.

Prácticas Laborales

Procedimientos adoptados para el desempeño del trabajo, cuyo origen puede ser: hábitos, demandas colectivas, líneas dadas por la gerencia.

Elementos Conductuales en el Diseño de Puestos

Autonomía

Ventajas

• Responsabilidad por la labor desempeñada.
• Libertad de seleccionar sus propias respuestas.
• Autoridad en la toma de decisiones.

Desventajas

Niveles pobres de desempeño cuando no se tiene la responsabilidad individual.

Variedad

La falta de variedad produce aburrimiento, fatiga, errores y accidentes.

Identificación con las Tareas

Escaso sentido de responsabilidad y poca satisfacción con los resultados. Se obtiene satisfacción solo cuando se identifica con la labor desempeñada.

Significado de la Tarea

Aporte a toda la sociedad. Labores como la de médicos y profesores rurales que no tienen relación con sus salarios y horarios, labor desarrollada con motivos altruistas.

Técnicas para el Nuevo Diseño de Puestos

Especialización Insuficiente

Simplificación de labores.

Especialización Excesiva

Calidad del entorno laboral.

Rotación de Labores

Asignar tareas cambiantes, rompe la monotonía, requiere habilidades diferentes, trabajadores competentes en varias áreas, ganancias psicológicas para el trabajador.

Inclusión de Nuevas Tareas

Incremento en el número y la necesidad de las labores desarrolladas, reduce la monotonía.

Enriquecimiento del Puesto

Aumenta la responsabilidad, autonomía y control.

Análisis y Diseño de Puestos

Objetivos

• Sociales.
• Corporativos.
• Funcionales.
• Personales.

Desafíos con el Entorno

• Sociales.
• Profesionales.
• Corporativos.

Fundamentos y Desafíos

• Preparación y Selección: Planeación de recursos humanos, análisis y diseño de puestos, reclutamiento, selección.
• Desarrollo y Evaluación.
• Compensación y Protección.
• Relación con el Personal y Evaluación.