Optimización de Consultas e Informes en Access 2000: Creación y Ejecución
Gestión y Ejecución de Consultas en Access 2000
Access 2000 no diferencia entre mayúsculas y minúsculas a la hora de realizar la búsqueda de registros.
Guardar y Cerrar una Consulta
- Guardar la consulta haciendo clic sobre el botón Guardar. Aparecerá el cuadro de diálogo para darle nombre a la consulta.
- Escribir el nombre de la consulta.
- Hacer clic sobre el botón Aceptar.
- Para cerrar la consulta, hacer clic sobre su botón Cerrar.
Ejecutar una Consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana de diseño de la consulta o bien desde la ventana de la base de datos.
Ejecución desde la Ventana de la Base de Datos
- Seleccionar la consulta a ejecutar.
- Hacer clic sobre el botón Abrir de la ventana de la base de datos.
Ejecución desde la Ventana de Diseño de la Consulta
- Hacer clic sobre el botón
de la barra de herramientas.
Impacto de la Visualización de Resultados
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados. Por lo tanto, si realizamos una modificación de datos, dicha modificación se realizará sobre la tabla relacionada.
Modificar el Diseño de una Consulta
Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta, siga estos pasos:
- Estar situado en la ventana de la base de datos donde se encuentra la consulta a modificar.
- Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos.
- Seleccionar la consulta a modificar.
- Hacer clic sobre el botón Diseño de la ventana de la base de datos.
Creación y Uso de Informes en Microsoft Access
Definición y Diferencias con Formularios
Los Informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe solo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar), y en los informes se puede agrupar la información y sacar totales por grupos más fácilmente.
Métodos para Crear un Informe
Para crear un informe, tenemos que posicionarnos en la ventana Base de Datos con el objeto Informes seleccionado. Si hacemos clic en el botón Nuevo, se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear un informe:
1. Vista Diseño (Design View)
Abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en él. Este método no se suele utilizar, ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después, sobre el informe creado, modificar el diseño para ajustarlo a nuestras necesidades. (En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un informe).
2. Asistente para Informes (Report Wizard)
Utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.
3. Autoinforme (AutoReport)
Consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen.
Según el tipo de autoinforme que elijamos, el informe presentará los datos de manera diferente:
- Autoinforme: en columnas: Presenta cada registro en una página.
- Autoinforme: en tablas: Presenta varios registros en una misma página y cada registro en una fila.
Para poder utilizar esta opción, tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto con el nombre del origen del informe. Este será el único dato a introducir. Una vez introducido, seleccionamos el tipo de autoinforme y pulsamos el botón Aceptar. Access se encarga del resto.
4. Asistente para Gráficos (Chart Wizard)
Utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del gráfico.
5. Asistente para Etiquetas (Label Wizard)
Utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de etiquetas.