Optimización del Ciclo de Asistencia y Gestión de Taller Mecánico

Ciclo de Asistencia en el Taller

El proceso se estructura en las siguientes etapas:

1. Concertación de la cita.
2. Planificación de la intervención.
3. Recepción y confección de la Orden de Reparación (OR).
4. Intervención sobre el vehículo.
5. Control de intervención y preparación de la entrega.
6. Facturación y entrega.
7. Seguimiento de la intervención.

Recepción y Confección de la OR

Es fundamental tener todo preparado antes de la llegada del cliente. Se debe planificar con tiempo suficiente para atender sin prisas. Si no es posible atender rápidamente, se debe informar al cliente, evitar interrupciones y facilitar una estimación de la intervención. Otros puntos clave incluyen:

• Extremar la precisión en el diagnóstico de intervenciones repetitivas.
• Colocar protecciones en presencia del cliente.
• Redactar una OR clara y completa, incluyendo daños previos del vehículo.

Recepción Interactiva

Se basa en el contacto personal con el cliente y comprende:

• Bienvenida al cliente.
• Revisión del vehículo.
• Acuerdo sobre tareas, precio y tiempo.
• Ofrecimiento de servicios de cortesía.

Ampliación de Servicios

Los objetivos principales son:

• Garantizar el mantenimiento o reparación y todas las tareas asociadas.
• Proporcionar el mayor grado de comodidad posible, cumpliendo con los plazos y precios acordados.
• Disponer de tiempo para identificar necesidades de mantenimiento y reparación.

Facturación y Entrega

Esta fase comienza cuando el cliente llega a recoger su vehículo y finaliza con la entrega efectiva. Las expectativas del cliente incluyen:

• Intervención efectiva.
• Correspondencia entre lo realizado y lo facturado.
• Atención sin esperas ni interrupciones.
• Explicación satisfactoria de la factura.

Puntos clave: Planificación, gestión de tiempos, evitar interrupciones, retirar protecciones, ofrecer piezas sustituidas y recordar la vigencia de la ITV.

Planificación y Gestión del Taller

El primer contacto ocurre en la recepción antes de la cita previa. La persona encargada de la planificación debe:

• Analizar operarios y operaciones.
• Asignar tareas y organizar el planning.
• Garantizar la entrega del vehículo en el tiempo establecido.
• Balancear la carga de trabajo del taller.

Planing de Situación

Permite programar los trabajos de los operarios, modificar su situación, visualizar el estado de los vehículos en el taller y controlar el desempeño de los trabajadores.

Objetivos de la Planificación

Organizar los tiempos de actuación para asegurar una actividad efectiva y eficiente.