Optimiza el Rendimiento Empresarial: Psicología de Reuniones y Dinámicas de Grupo

Psicología de los participantes en una reunión

La personalidad influye de forma notable en el comportamiento de las personas en una reunión. Las actitudes que pueden presentar los asistentes a una reunión pueden agruparse en tres grandes grupos:

• Disposición a participar de forma activa en la reunión. Son aquellos asistentes que intentan mostrar sus conocimientos sobre la materia a tratar y que, en determinadas ocasiones, suelen ser muy útiles porque aportan datos interesantes. También encontramos participantes que discuten cualquier opinión manifestada por otras personas. Este grupo de personas suelen hacer lentas las reuniones, por lo que será preciso que el moderador controle su intervención. Por último, también se incluyen a aquellos participantes que mantienen una actitud positiva y un alto grado de empatía con el resto de participantes, lo que favorece el desarrollo de la reunión.
• Actitud pasiva en la reunión. En este grupo encontramos a aquellas personas que, por su timidez o su inseguridad, no expresan sus opiniones. El moderador de la reunión puede intentar que participen dirigiéndose a ellos directamente a través de alguna cuestión. Asimismo, se encuadran en este grupo a las personas que, sin ser tímidas, tienden a evadirse de las reuniones por distracción o por aburrimiento.
• Actitud negativa ante una reunión. Se incluyen en este grupo a aquellas personas que siempre intentan sacar el máximo provecho de la reunión, sin tener en cuenta las necesidades de los demás. También se incluyen las personas que desean ser escuchadas constantemente, aunque ya hayan expresado sus opiniones, y quienes piensan que las reuniones son innecesarias y no sirven para nada.

Clasificación

Se pueden distinguir diversos grupos de trabajo atendiendo a varios criterios:

1º. Atendiendo a su dimensión temporal:

• Permanentes. Se encargan de la realización de tareas habituales de la empresa.
• Temporales. Se encargan de realizar tareas de carácter temporal. Tienen una duración limitada y se disuelven una vez realizada su tarea.

2º. Atendiendo a su carácter formal o no:

• Grupos de trabajo formales. Están orientados a la consecución de los objetivos de la empresa y forman parte del organigrama de la misma, es decir, están previstos por la empresa para la consecución de sus objetivos.
• Grupos de trabajo informales. Están basados en relaciones espontáneas y orientados a la satisfacción de necesidades personales y sociales de sus componentes.

3º. Atendiendo a la finalidad para la que se crean:

• Grupos encargados de objetivos relacionados con la producción.
• Grupos destinados a labores de organización.
• Grupos dedicados a la solución de conflictos o grupos de negociación.
• Grupos dedicados a la solución de problemas concretos que puedan surgir dentro de la propia empresa.

4º. Atendiendo a su nivel jerárquico:

• Grupos de carácter vertical (grupos formados por directivos, grupos formados por ejecutivos y mandos intermedios y grupos formados por empleados).
• Grupos de carácter horizontal (grupos de asesoramiento en la toma de decisiones y grupos encargados de realizar servicios especializados).

Funciones de los grupos de trabajo

Los grupos de trabajo cumplen las siguientes funciones en una empresa:

• Permiten una mayor eficacia en la solución de problemas y toma de decisiones dentro de la empresa.
• Permiten una mejor dirección, control y supervisión del trabajo.
• Permiten una mayor coordinación y enlace entre las diferentes unidades y departamentos de una empresa.
• Dan lugar a la generación de nuevas ideas.
• Facilitan el procesamiento y la transmisión de información.
• Contribuyen a una mayor participación y a un mayor grado de compromiso de los empleados en relación con los objetivos de la empresa.
• Permiten una mejor detección y análisis de los problemas que puedan plantearse o surgir en la empresa.
• Producen la satisfacción de determinadas necesidades sociales y personales de sus miembros.

Técnicas para la dinámica de grupos

Existen diferentes técnicas para fomentar la participación y promover la formación de grupos de trabajo:

• Dramatización. Consiste en dramatizar o representar una situación que pueda darse en la realidad, de modo que los miembros del grupo asumen los diferentes papeles de ese caso. Se utiliza en el mundo laboral para resolver situaciones conflictivas y conocer la opinión, sentimientos y reacciones de cada uno de los miembros del grupo ante dichas situaciones.
• Tormenta de ideas. Esta técnica consiste en que los miembros del grupo exponen con absoluta libertad cualquier idea que se les ocurra sobre un tema o problema que plantea un moderador. La finalidad de esta técnica es aportar ideas originales o soluciones nuevas ante situaciones o problemas que puedan surgir en la empresa. Después, un jurado se encarga de seleccionar aquellas ideas que tengan calidad, originalidad, realismo, eficacia y que puedan llevarse a cabo rápidamente. Se trata de una técnica útil para resolver problemas que puedan plantearse en la práctica y potenciar la creatividad de los empleados.
• Estudio de casos. Esta técnica consiste en el análisis de una situación real que se presenta a un grupo de trabajadores. El caso se entrega a cada miembro del grupo para que lo estudie individualmente en un tiempo prefijado. Después del análisis individual, se estudia la solución en grupos para extraer conclusiones realistas y aplicables a situaciones análogas.
• Phillips 66. Es una técnica que consiste en dividir un grupo de trabajo en equipos de seis personas que discuten libremente un tema durante seis minutos. Pasado ese tiempo, los coordinadores de cada equipo exponen sus conclusiones y se extrae una conclusión general. Esta técnica es útil en el entorno laboral para detectar ideas sobre las tareas a realizar, conocer el nivel de satisfacción de los componentes de un grupo y evaluar cualquier trabajo realizado.

Para elegir la técnica más adecuada a cada situación conviene analizar previamente los siguientes factores:

• El objetivo propuesto.
• El tamaño del grupo.
• El nivel de madurez y las características de los miembros del grupo.