El oficio: estructura, elementos y diferencias con la carta

El Oficio: Comunicación Formal en Instituciones

Definición

Se entiende por oficio la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas de gobierno y en ciertas instituciones: sociedades, sindicatos, clubes y otras.

Diferencias Clave con la Carta

El oficio se diferencia de la carta, o sea, de la forma usada en la correspondencia comercial, en los siguientes puntos:

1. En una serie de conceptos o datos llamados generalmente referencias iniciales o cuadro clasificador, que contiene estos datos: nombre de la dependencia que gira el oficio, departamento y sección que lo tramitan, número del escrito del orden progresivo y clasificación del expediente.
2. En un elemento denominado asunto se sintetiza el contenido del oficio, para facilitar a las personas que expiden o reciben este documento, enterarse rápidamente del contenido del mismo. Por tanto, la síntesis que se hace en el asunto debe ser clara, concisa y breve, pues la falta de estas cualidades lo invalida y no llena el objeto al que está destinado.
3. En que sustituye en el nombre del destinatario las expresiones: señor, señora o señorita, por la de ciudadano o ciudadana, abreviado en singular C. y en plural CC.; dentro de los oficios del gobierno; compañero o compañera, en los sindicatos o clubes.
4. En que suprime el vocativo, generalmente afectuoso, que siempre figura en las cartas.
5. En que, al final, y después de la frase o término de despedida, se escribe el lema oficial de gobierno o de la institución respectiva. El lema oficial del gobierno: SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIÓN, que debe figurar en toda correspondencia exterior, es decir, la que se gira entre personas u oficinas de diferentes dependencias.
6. En que la jerarquía o categoría del firmante se escribe antes de su nombre. Por ejemplo: el Oficial Mayor, y, separándolo con tres interlíneas, el nombre del firmante.

Tales son las diferencias entre el oficio y la carta. Veamos ahora cuáles son los elementos y la estructura del oficio:

Elementos Esenciales del Oficio

1. El membrete, impreso o escrito a máquina, como en la carta.
2. Las referencias iniciales o cuadro clasificador, según quedaron definidos en líneas anteriores, se escriben generalmente en el punto 10 de la regla o escala.
3. El asunto se escribe también en el 10 de la regla o escala, separado por cuatro interlíneas.
4. La fecha, también escrita en el 10 de la regla o escala, separada por dos o tres interlíneas del asunto.
5. El destinatario, como en la carta, se escribe en el margen izquierdo, separado de la fecha por tres o cuatro interlíneas.
6. Los antecedentes del oficio que se contesta, escritos en el 10 de la regla o escala y separados del destinatario por dos interlíneas.
7. El texto o cuerpo del oficio, entre los márgenes tres o cuatro de la regla o escala.
8. La despedida escrita en los puntos cuatro de la regla o escala.
9. El lema escrito en el punto 10, siempre en mayúsculas.
10. La antefirma en el punto 10.
11. El nombre del firmante en el punto 10.
12. Los datos finales: anexos, c.c.p, y referencias, como en la carta; pero escritos al margen izquierdo.