Normas y tipos de hojas de trabajo para auditorías

La propia empresa. Como la diversidad puede ser muy grande, conviene establecer una serie de normas que facilite el uso de la información (índices, referencias, marcas…etc)

Tipos de P.T

Para recoger gran parte de la información que utiliza se crean hojas de trabajo. Son de diversos tipos y tamaños y normalmente deben incluir:

• Nombre de la empresa (cliente)
• Descripción del propósito de la hoja de trabajo.
• Fecha de realización.
• Identificación de la persona que lo ha preparado.
• Evidencia de haber sido supervisado si lo ha realizado un colaborador o ayudante.

Podemos distinguir tres tipos de hoja de trabajo:

• Hoja de trabajo base: se realizan con la suma de todas las cuentas de una determinada área o sección. Contiene la información que le es enviada desde las hojas de trabajo resumen. Por ejemplo el área del inmovilizado.
• Hoja de trabajo resumen: en ellas se detalla la composición de cada grupo dentro de las áreas. Por ejemplo inmovilizado material e inmaterial (una cada una).
• Hoja de trabajo de detalle: en ella se detallan aspectos concretos de las hojas de trabajo resumen. Por ejemplo se analiza cada uno de los elementos del inmovilizado material.

Índices de las hojas de trabajo

Son símbolos que se escriben en los papeles de trabajo para facilitar su organización. Normalmente se utilizan códigos alfanuméricos de una o dos letras y números. Los modelos de índices se pueden variar en función del criterio del auditor.

Referencias y marcas

Las referencias tienen por objeto relacionar los datos entre las diferentes hojas de trabajo para verificar su corrección. Las normas técnicas de auditoría dicen que es indispensable que los P.T. se preparen con un adecuado sistema de referencias que permita al usuario encontrar el origen de la información. Deben ser sencillas y de un color vistoso para facilitar su localización. Es importante que se usen siempre las mismas y no cargar demasiado una hoja de trabajo con ellas.

En general las referencias y marcas sirven para:

• Simplificar la supervisión
• Facilitar el próximo uso.
• Facilitar la consulta propia.
• Mejorar el informe.

Se suelen utilizar entre otras las siguientes marcas:

• √-Para indicar que se ha revisado ese dato
• ∑-Para indicar que se trata de una suma de varios datos ya indicados.
• T-Para indicar q esa operación matemática ha sido realizada por el auditor.
• (n)-Para indicar que para ese dato existe un comentario al final de la hoja con el nº.

ARCHIVO PERMANENTE Y GENERAL. Los P.T. se archivan en dos tipos de archivo distintos en función de la documentación que recoja cada uno de ellos.

ARCHIVO PERMANENTE

En él se archivan todos aquellos documentos cuya utilidad transciende a la auditoria de un ejercicio determinado evitando de esta forma solicitar a la empresa auditada dichos documentos cada año. Este archivo se divide en 4 partes:

AP1. Datos generales

AP1-1. Copia de la escritura de constitución y de los estatutos.

AP1-2. Descripción de la actividad de la empresa y los centros de trabajo que tenga.

AP1-3. Su organigrama, con la estructura de las distintas responsabilidades y departamentos que hay en la empresa.

AP1-4. El contrato de auditoría.

AP1-5. Detalle de las firmas autorizadas en la empresa, con indicación de la capacidad de autorización de cada una y su límite.

AP2. Información contable

AP2-1. La descripción del sistema contable, incluyendo los sistemas informáticos empleados.

AP2-2. El plan de cuentas.

AP2-3. Los principios y normas contables utilizados por la empresa.

AP3. Escrituras y contratos

AP3-1. Escrituras de compra-venta hasta la fecha de emisión del informe.

AP3-2. Copia de los contratos de préstamos, alquileres, arrendamientos financieros…etc.

AP3-3. Pólizas de seguros sobre bienes y personas.

AP4. Otros datos