Mejora de las Relaciones y Comunicación con el Personal: Estrategias y Procesos Clave
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Relaciones con el Personal
Contacto con el Personal
Independientemente del tipo de negocios al que se dediquen las empresas, todas tienen un problema en común: cómo comunicarse entre sus componentes con mayor efectividad y eficiencia, al punto tal que sus beneficios y supervivencia actual y futura dependen de lo bien que la gente de esa empresa venda o motive a sus trabajadores para producir lo que venden.
Para ello no basta con dejar que el trabajador desarrolle solamente las funciones que le han sido encomendadas, sino que es necesario que este se introduzca en la empresa. Este contacto se acostumbra a desarrollarlo en dos formas que a su vez constituyen dos etapas distintas en el tiempo:
- Antes de ingresar a la empresa
- A partir de su ingreso a la empresa
Antes del Ingreso en la Empresa
Todo postulante a un cargo en la empresa debe ser instruido previamente acerca de la institución a la cual va a incorporarse, sus objetivos en general y todo lo atinente al régimen de remuneraciones y beneficios sociales de que gozará durante su permanencia en ella.
Esa instrucción se realiza a través de reuniones informativas con representantes de la sección de personal de la empresa. Generalmente las grandes empresas poseen folletos explicativos impresos que le son entregados en tal oportunidad al futuro trabajador.
Si resulta indispensable que el empleado se encuentre perfectamente informado acerca de la empresa, también es necesario que aquella tenga el debido conocimiento de las condiciones y aptitudes de su próximo colaborador. Para tales fines se utilizan diversas técnicas de selección que permiten poner en manifiesto si el solicitante tiene experiencia y posee aptitudes suficientes para una tarea, con el fin de asignarlo a un lugar en la empresa en el cual se aprovechen al máximo su talento y habilidades.
A Partir de su Ingreso en la Empresa
En esta etapa le corresponde al supervisor o superior del recién incorporado el ponerlo en contacto con su lugar de trabajo, las tareas que desarrollará, etc.
Una vez asignadas las tareas a realizar, el contacto con el empleado es permanente con su superior quien evaluará tanto su desempeño y efectividad en el trabajo como su integración al grupo al que pertenece y actúa.
Comunicación Oral
Concepto: La comunicación oral, es decir, la transmisión de una orden o información mediante el habla entre dos personas, es uno de los medios más utilizados en todas las empresas dada la velocidad con que permite transmitir y recibir cualquier mensaje y la seguridad con que dicho mensaje llega al receptor.
Una conversación aceptada puede lograr un amigo, crear voluntad de entendimiento o vender algo. En cambio, un mensaje de mala calidad puede causar malentendidos, que a su vez son origen de pérdidas de dinero, tiempo o negocios.
En la comunicación oral de persona a persona, tanto el que escucha como el que habla se prodigan una realimentación continua, recíproca, por medios muy diversos:
- De carácter no verbal: dando muestra de acuerdo o desacuerdo con movimiento de cabeza, frunciendo el ceño o sonriendo, etc.
- De carácter verbal: formulando preguntas o dando respuestas relacionadas con el tema que se está tratando.
Aquel tipo de respuestas calificado como satisfactorio (sonrisas o señales de acuerdo) se denominan realimentación positiva. Las respuestas desfavorables (bostezos, señales de desatención) se denominan realimentación negativa.
Tipos de comunicación
Las comunicaciones orales dentro de una empresa pueden ser calificadas de acuerdo con las corrientes en que se traslada la información:
- Comunicaciones de arriba hacia abajo: cuando se trata de transmitir a los subordinados órdenes o informaciones acerca de métodos, normas o planes de acción.
- Comunicaciones de abajo hacia arriba: cuando se trata de hacer llegar informaciones de distinto carácter, por parte de los diferentes sectores de la empresa, a sus superiores.
Búsqueda y Selección del Personal
Búsqueda de Personal
La gestión de recursos humanos ha evolucionado con los tiempos y los contextos. En tiempo pasado, esta gestión se limitaba al registro de asistencia y liquidación de sueldos y jornales. Posteriormente incorporó la función de búsqueda, selección e incorporación del personal, así como también su capacitación.
Los recursos humanos deben estar predispuestos a continuos cambios que se producen no solo en el mercado, sino también en la tecnología, en los gustos del cliente, etc. El personal debe adaptarse para que la organización pueda sobrevivir y crecer dentro del medio. Las búsquedas de personal pueden realizarse internamente (dentro de la misma organización) o externamente (en el mercado).
Búsqueda en el Contexto Interno
Se trata de buscar personal dentro de la misma organización a través de ascensos o traslados.
Estos tienen:
- Ventajas: para el personal es un incentivo para que se esfuercen en su labor, es menos costoso, evita que quieran abandonar la organización, no requiere mayor tiempo para adaptarse y socializarse dentro de la organización porque ya formaban parte de ella.
- Desventajas: no permite el ingreso de nuevas ideas renovadoras, se corre el riesgo de que una vez que el trabajador no pueda manejarse en ese nivel de jefatura y por lo tanto no sepa manejarse con autoridad ante sus pares.
Búsqueda en el Contexto Externo
Se trata de buscar personal dentro del mercado. Si bien el trabajo no es una mercancía, existe un mercado de trabajo dentro del cual hay oferta de trabajo y hay demanda de trabajo y, como todo mercado, hay un precio. El problema que enfrenta la gestión de recursos humanos es seleccionar los colaboradores que puedan desempeñar la tarea actual y estén adaptados, estén capacitados para adaptarse a los cambios de contextos. Se pueden señalar como fuentes de búsqueda de personal las siguientes: publicaciones de avisos en diarios, en revistas especializadas, recomendaciones de sus propios empleados, agencias de empleo, búsquedas en escuelas y universidades, recomendaciones de los clientes.
Selección del Personal
El proceso de selección del personal es aquel en el que se decide si se va a contratar o no a los candidatos para cada uno de los puestos.
Herramientas de Selección
Los métodos habitualmente usados son:
- Carta de recomendación: si bien no se relacionan con el posible rendimiento del aspirante, puesto que brindan información sobre las características personales y trayectoria.
- Avisos en el diario: deben detallar específicamente los requisitos mínimos exigidos por la organización.
- Entrevista: constituye la herramienta más utilizada, se pregunta acerca de acciones para resolver ciertas situaciones laborales, preguntas sobre los conocimientos, etc.
- Test de capacidad: permite evaluar la capacidad intelectual cognitiva del entrevistado.
- Test psicológico: permite descubrir conductas laborales, averiguar si el entrevistado tiene ética o no, si puede adaptarse a los cambios.
- Pruebas toxicológicas: consiste en solicitarle al postulante análisis para conocer su situación frente al consumo de sustancias tóxicas, el objetivo es evitar contratar trabajadores problemáticos o con bajo rendimiento.
- Pruebas grafológicas: consiste en analizar a través de la escritura rasgos de su personalidad.
Contratación del Personal
Luego de los pasos de búsqueda y selección, se instrumenta la contratación del trabajador. El proceso de contratación tiene dos partes: a una la llamamos ingreso y a la otra socialización.
Ingreso
Una vez tomada la decisión sobre cuál es el candidato seleccionado, la organización debe informarle por escrito acordando la fecha de ingreso a la misma. También es responsabilidad del área de recursos humanos preparar toda la documentación legal necesaria para su incorporación, como así también un legajo del trabajador (datos personales, estudios, datos familiares, etc.). Además, deberá notificar a los demás aspirantes que la búsqueda cesó.
Socialización
Consiste en integrar a él o a los nuevos empleados a la organización. Puede hacerse de manera informal, es decir, a través de una simple charla, donde se muestren las áreas de trabajo, el horario a cumplir. O puede hacerse de manera formal, a través de un programa especial diseñado por el área de recursos humanos donde se comunica las principales características de la organización, sus objetivos, valores, se orienta acerca del puesto de trabajo, procedimientos, programas, de modo que el empleado comience a sentirse parte de la organización.
Contrato de Trabajo
Es un acuerdo mediante el cual una persona llamada empleado o trabajador dependiente se obliga a realizar actos, ejecutar obras o prestar servicios a favor de la otra parte llamada empleador o trabajador autónomo, a cambio de una remuneración.
Jornada de Trabajo
Es el tiempo por el cual el empleado debe estar al servicio del empleador sin poder realizar ninguna actividad en beneficio propio.
La jornada de trabajo difiere de acuerdo al trabajo. La jornada normal es de 8 horas diarias. Las jornadas de trabajo insalubres son de 6 horas diarias. La jornada de trabajo nocturno es de 7 horas diarias.
Se entiende por trabajo insalubre aquel que afecta a la salud del trabajador, ya sea por las sustancias que se manipulan o por el ambiente de trabajo.
Se entiende por trabajo nocturno aquel que se realiza entre las 21 horas hasta las 6 horas del día siguiente.
Remuneración
Se entiende por remuneración a la contraprestación que debe percibir el trabajador como consecuencia del contrato de trabajo. La remuneración puede conformarse con sumas remunerativas y sumas no remunerativas.
Sumas Remunerativas
Sirven como base para el cálculo de vacaciones, indemnizaciones, aguinaldo. Están sujetas al cálculo de las contribuciones y aportes. Integran: sueldo básico, antigüedad, horas extras, comisiones.
Sumas No Remunerativas
No sirven como base para el cálculo de las vacaciones, indemnizaciones, aguinaldo. No están sujetas al cálculo de contribuciones y aportes. Integran: ticket canasta, vales de almuerzo, servicio de comedor de la empresa, ropa de trabajo, provisión de útiles escolares, suma en concepto de falla de caja.
Sueldo Anual Complementario
Es una remuneración más que se abona en 2 cuotas: una el 30 de junio y la otra el 31 de diciembre. Si se extiende la relación laboral antes, le corresponde cobrar una suma proporcional del sueldo no complementario.
Horas Extras
Se entiende por horas extras el tiempo que el trabajador cumple servicios fuera del horario laboral. También se llama hora complementaria. Si la hora extra se realiza en días comunes, cobra el valor de la jornada normal más el 50 %. Si se realiza el día sábado a la tarde, domingos o feriados, cobra el valor de la jornada normal más el 100 %.
Asignaciones Familiares
Son montos que cobra el empleado por distintas situaciones. Algunas se cobran por única vez, otras en forma mensual y otras en forma anual. También reciben el nombre de Salario familiar. Algunos ejemplos: por matrimonio, por esposa, prenatal, por maternidad, por nacimiento, por adopción, por hijo, por escolaridad, etc.
Vacaciones
Es el descanso remunerado que le corresponde al trabajador de acuerdo a su antigüedad. También se denomina licencia anual ordinaria.