Mejora de la Comunicación en la Empresa: Tipos y Estrategias Efectivas
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Tipos de Comunicación en la Empresa y Estrategias para su Optimización
1. La Escucha Activa
La escucha activa es fundamental para una comunicación efectiva. Implica prestar atención completa a lo que dice la otra persona, tanto verbal como no verbalmente. Aquí hay algunas pautas para practicar la escucha activa:
- Mantener el contacto visual con el interlocutor.
- Asentir con la cabeza o decir "sí" para indicar que se está escuchando.
- Evitar expresar acuerdo o desacuerdo inicialmente, simplemente demostrar que se ha entendido el mensaje.
- Dejar pausas para animar al interlocutor a continuar, no llenar sus silencios.
- No desviar la atención del interlocutor hablando de uno mismo o mostrando desacuerdo.
- Formular preguntas abiertas para alentar al interlocutor a seguir hablando o a reflexionar.
- Resumir o reafirmar de vez en cuando para demostrar que se está entendiendo.
- Responder a los sentimientos que parecen estar detrás de las palabras, mostrando empatía.
2. Comunicación Vertical
2.1. Comunicación Vertical Descendente
Este tipo de comunicación fluye desde los directivos o superiores hacia los colaboradores. Sus objetivos principales son:
- Definir los objetivos a conseguir.
- Especificar las tareas a realizar y el procedimiento a seguir.
- Proporcionar información sobre las políticas y prácticas de la organización.
- Asignar y justificar metas.
- Evaluar el grado de consecución de los objetivos y la ejecución de las tareas.
Problemas: Este tipo de comunicación se centra principalmente en objetivos y tareas. La calidad de la comunicación se ve afectada por la cantidad de intermediarios en la transmisión del mensaje, el interés que el mensaje despierte en el receptor y la calidad de los canales utilizados. La combinación de comunicación oral y escrita para un mismo mensaje es más efectiva que la transmisión únicamente oral o escrita.
2.2. Comunicación Vertical Ascendente
Fluye desde los subordinados o colaboradores hacia los supervisores o directivos. Incluye:
- Problemas en la comprensión o ejecución de la tarea.
- Peticiones para aclarar o ampliar información.
- Opiniones sobre el trabajo, los compañeros o la organización.
Barreras: El acceso limitado a los directivos y la falta de una actitud de escucha y comprensión pueden obstaculizar la comunicación ascendente. La calidad y cantidad de este tipo de comunicación dependen de la iniciativa de los empleados y de su seguridad para exponer problemas. Una actitud positiva de los supervisores, su accesibilidad y el fomento de la comunicación vertical ascendente facilitan la identificación, análisis y solución de problemas.
3. Comunicación Formal e Informal
Comunicación Formal: Es la comunicación organizada por la empresa para garantizar la consecución de sus objetivos.
Comunicación Informal: Surge de forma espontánea y natural en todas las organizaciones. Puede ser muy beneficiosa al suplir las carencias del sistema formal y puede ser una vía más rápida para resolver problemas. Es importante crear espacios y tiempos para la comunicación informal, como pausas para el café, actividades fuera de la organización o espacios físicos dedicados a ello. Esto favorece las relaciones personales, mejorando el bienestar de los empleados.
El Rumor: Una forma especial de comunicación informal es el rumor, que se extiende rápidamente a través de redes informales. A menudo, el mensaje se ajusta bastante a la realidad.
4. Comunicación Oral y Escrita
Comunicación Oral: Es más rica y rápida, permite transmitir información verbal y no verbal simultáneamente, y permite responder de forma inmediata a las reacciones del interlocutor. La comunicación no verbal enriquece el mensaje, acompañando las palabras con las emociones del emisor. Desventaja: Posible distorsión del mensaje cuando se transmite a través de muchos intermediarios.
Comunicación Escrita: Ventajas: Es tangible, verificable, más meditada, lógica y clara. Permite verificar la información cuando sea necesario, y el mensaje suele tener una estructura más racional. La expresión puede ser más clara y adecuarse mejor al receptor. Desventaja: Requiere más tiempo y reduce la retroalimentación o la posibilidad de conocer la reacción del receptor.
4.1. La Influencia Social
Se refiere al cambio en los juicios, opiniones o actitudes de un individuo o grupo como resultado de su exposición a los juicios, opiniones y actitudes de otras personas o grupos.
4.2. La Normalización
Los grupos tienden a organizarse consensuando sus propias normas. Los miembros del grupo las aceptan al ser propias. Este proceso, por el cual un miembro se comporta de acuerdo con las normas de su grupo, se llama normalización. La normalización es un proceso de influencia recíproca que ocurre cuando ninguna de las partes dispone de un juicio o norma previa, ni de un marco de referencia. Una vez establecida, la norma es aceptada por todos los integrantes como referente de sus opiniones y conductas, y como un elemento importante de su identidad grupal.