Manuales Administrativos: Guía Completa para la Gestión Eficaz
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Tema Nº5: Manuales Administrativos
1.- ¿Qué son los manuales administrativos y para qué se utilizan?
R.- Es un documento que indica las actividades a ser cumplidas por cada uno de los empleados de una organización. Se utiliza para dejar en claro las tareas y responsabilidades que se tienen como empleado.
2.- Ventajas y Limitaciones de los Manuales Administrativos
R.- Son:
- Ventajas
- Evita discusiones y malos entendidos.
- Fuente permanente de información.
- Desventajas
- El costo de elaboración puede ser alto.
- Si no se actualiza periódicamente, pierde vigencia.
3.- Tipos de Manuales Administrativos
R.- Son:
- Manuales Administrativos por su Contenido.
- Manuales Administrativos por su Función Específica.
- Manuales Administrativos Generales.
- Manuales Administrativos Específicos.
4.- Proceso de Elaboración de un Manual
R.- El proceso para la elaboración del manual se realiza de la siguiente manera:
- Determinar las necesidades de la empresa.
- Identificar los puestos en los que se divide la organización.
- La entrevista directa con el responsable del puesto.
- Realizar el informe y diseño final del manual con los datos obtenidos en la entrevista.
- Hacer aprobar, firmar y archivar por el gerente general.
5.- Pasos para la Elaboración de un Manual
R.- Son:
- Título del Documento
- Nombre del cargo
- Educación formal: Colegio, Universidad: Mínimo aceptable y deseable.
- Educación Específica: Relativo a su cargo.
- Experiencia: Relativo a su cargo.
- Cualidades personales: Si se requiere.
- Funciones y Responsabilidades: Se detalla claramente la tarea que va a realizar.
- Cargo de rotación: Es el cargo que se puede reemplazar y que es relativamente igual a sus funciones.
- Inmediato superior: Se coloca el cargo de autoridad sobre el cargo que se detalla.
- Delegación de Autoridad: Se coloca las personas que dependen del cargo que se detalla.
- Fecha de elaboración: Día, Mes, Año.
- Encargado de Elaboración y Aprobación
6.- ¿Qué es un Manual de Funciones y cuál es su contenido?
R.- Es un documento que indica las actividades a ser cumplidas por los empleados de una organización. En su contenido lleva de manera general qué trabajo realizarán las personas que ocupen el cargo en particular.
7.- ¿Qué es un Manual de Procedimiento y cuáles son los elementos que lo forman?
R.- Es el detalle cronológico de pasos para llevar a cabo determinada tarea.
8.- Relación entre Análisis y Descripción de Puestos y los Manuales de Funciones
R.- Son:
- Análisis de puesto: Procedimiento de obtención de información acerca de los puestos: su contenido y las condiciones que lo rodean.
- Descripción del puesto de trabajo: Refleja el contenido del puesto, las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.
- La relación de estos con el manual de funciones es que son el contenido básico de la elaboración del mismo.