Manuales Administrativos: Guía Completa para la Gestión Eficaz

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Tema Nº5: Manuales Administrativos

1.- ¿Qué son los manuales administrativos y para qué se utilizan?

R.- Es un documento que indica las actividades a ser cumplidas por cada uno de los empleados de una organización. Se utiliza para dejar en claro las tareas y responsabilidades que se tienen como empleado.

2.- Ventajas y Limitaciones de los Manuales Administrativos

R.- Son:

  • Ventajas
    • Evita discusiones y malos entendidos.
    • Fuente permanente de información.
  • Desventajas
    • El costo de elaboración puede ser alto.
    • Si no se actualiza periódicamente, pierde vigencia.

3.- Tipos de Manuales Administrativos

R.- Son:

  • Manuales Administrativos por su Contenido.
  • Manuales Administrativos por su Función Específica.
  • Manuales Administrativos Generales.
  • Manuales Administrativos Específicos.

4.- Proceso de Elaboración de un Manual

R.- El proceso para la elaboración del manual se realiza de la siguiente manera:

  1. Determinar las necesidades de la empresa.
  2. Identificar los puestos en los que se divide la organización.
  3. La entrevista directa con el responsable del puesto.
  4. Realizar el informe y diseño final del manual con los datos obtenidos en la entrevista.
  5. Hacer aprobar, firmar y archivar por el gerente general.

5.- Pasos para la Elaboración de un Manual

R.- Son:

  1. Título del Documento
  2. Nombre del cargo
  3. Educación formal: Colegio, Universidad: Mínimo aceptable y deseable.
  4. Educación Específica: Relativo a su cargo.
  5. Experiencia: Relativo a su cargo.
  6. Cualidades personales: Si se requiere.
  7. Funciones y Responsabilidades: Se detalla claramente la tarea que va a realizar.
  8. Cargo de rotación: Es el cargo que se puede reemplazar y que es relativamente igual a sus funciones.
  9. Inmediato superior: Se coloca el cargo de autoridad sobre el cargo que se detalla.
  10. Delegación de Autoridad: Se coloca las personas que dependen del cargo que se detalla.
  11. Fecha de elaboración: Día, Mes, Año.
  12. Encargado de Elaboración y Aprobación

6.- ¿Qué es un Manual de Funciones y cuál es su contenido?

R.- Es un documento que indica las actividades a ser cumplidas por los empleados de una organización. En su contenido lleva de manera general qué trabajo realizarán las personas que ocupen el cargo en particular.

7.- ¿Qué es un Manual de Procedimiento y cuáles son los elementos que lo forman?

R.- Es el detalle cronológico de pasos para llevar a cabo determinada tarea.

8.- Relación entre Análisis y Descripción de Puestos y los Manuales de Funciones

R.- Son:

  • Análisis de puesto: Procedimiento de obtención de información acerca de los puestos: su contenido y las condiciones que lo rodean.
  • Descripción del puesto de trabajo: Refleja el contenido del puesto, las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.
  • La relación de estos con el manual de funciones es que son el contenido básico de la elaboración del mismo.

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