Manual de Procedimientos Administrativos: Estructura y Beneficios
Manual de Procedimientos Administrativos
Definición de Procedimiento
Procedimiento: se define como la descripción de los pasos a seguir para deducir unos datos a partir de otros, cuando el medio de procesamiento de datos es manual o requiere la intervención humana. Se puede definir también como la secuencia de procesos (serie de operaciones coherentes referidas a un puesto de trabajo) que se realizan para el tratamiento uniforme de tareas con carácter repetitivo.
Los procedimientos en sí pueden ser considerados como reglas que el personal deberá respetar al ejercer sus funciones en relación con el sistema. Son reglas específicas que resultan de los objetivos preestablecidos y, como tales, se consideran mejor como decisiones tomadas durante el diseño del sistema y registradas para su uso posterior.
El Manual de Procedimientos Administrativos
En el Manual de Procedimientos Administrativos se detallan las funciones de cada área y departamento, los métodos y las técnicas de recepción, procesamiento y emisión de información, así como la determinación de las responsabilidades vinculadas con el procesamiento de la información. Además, se resumen las tareas que componen un proceso administrativo, con sus secuencias de relaciones y responsabilidades de los intervinientes.
Aspectos para la Confección de un Manual de Procedimientos
Los aspectos que se deben tener en cuenta en la confección de un Manual de Procedimientos son:
- Contenidos
- Objetivos
- Responsabilidad
- Alcance de los procedimientos
- Instrucciones
- Normas de procedimientos
- Glosario
- Índice temático
- Índice de referencia
- Verificación y asesoramiento
- Indicación de fechas
- Numeración de páginas
- Formato
- Armado
Ventajas de su Implementación
- Permite normalizar la ejecución de las tareas estándares y facilita la toma de decisiones programadas.
- Evita la superposición de tareas.
- Simplifica y/o racionaliza la ejecución de tareas que pueden resultar confusas, voluminosas y costosas cuando no estaban normalizadas.
- Permite simplificar el asesoramiento y capacitación a nuevos empleados en la empresa.
- Permite incrementar la motivación del empleado, ya que le posibilita la detección de los objetivos que persigue la empresa mediante el aporte de sus tareas.
- Reduce la participación de jefes y gerentes, ya que su intervención se limitaría a casos no habituales.
- Evita improvisaciones y/o decisiones apresuradas y, a veces, incongruentes con las tomadas por otro sector.
- Refleja la evolución administrativa de la empresa y el nivel de organización alcanzado.