Ley de procedimientos administrativos

Información:

datos procesados en forma significativa para el receptor, con valor real y perceptible para decisiones presentes y futuras.

-Funciones: Agrega conocimiento.
Evalúa y notifica. Sorprende y estimula. Reduce la incertidumbre. Influye sobre otros individuos. Estimula a la acción. Ayuda a la resolución de problemas y TD. Revela y filtra alternativas posibles.

-Atributos: Completitud (cantidad), Exactitud (precisión, detalle, error), Relevancia, Confianza (calidad, presentación), Oportunidad, Verificabilidad y Economicidad.

-Organizada o estructurada: para algún motivo particular (QUE); para alguna persona especifica (QUIEN); en un momento dado (CUANDO); con un propósito definido (PARA QUE).

-Datos con pertinencia y propósito, requiere análisis, necesita consenso para su significado, necesita intermediación humana.

DATOS:

conjunto de símbolos que representan formalmente a objetos, sujetos y acontecimientos, así como a sus correspondientes atributos y carácterísticas (registros).

-Observaciones sencillas de los estados del mundo, estructurados fácilmente, capturados fácilmente (PC), suelen cuantificarse, transferidos fácilmente.

- Clase de datos: Los datos de una empresa se pueden dividir en datos maestros y transaccionales en función del ciclo de vida de los mismos. Los datos maestros tienen una vida eterna, tan larga como la vida que se supone de la empresa. Mientras tanto, los datos transaccionales tienen la vida de la actividad que representan. Ejemplo de datos maestros: el nombre de un cliente, el código de un producto o un número de cuenta. Ejemplo de datos transaccionales: el peso del note número 1 que será enviado a China.

CONOCIMIENTO:

mezcla de experiencia, valores, información que da un marco para la incorporación y evaluación de nuevas experiencias e información.

-Información valiosa de la mente, difícil de estructurar, difícil de capturar (PC), suele ser tácito y no explícito, su transferencia es complicada, responde al (¿COMO?).

Relación DATOS, INFO Y CONOCIMIENTO

Todo arranca con la captura de datos, la cual genera una entrada (input) de los mismos. Una vez ingresados los datos pasan por modelos y procesos de los cuales destaco la contextualización, categorización, calculación, corrección y condensación. Una vez que paso por esto los datos ya salen procesados y se convierten en información (output). Esta información la podemos tomar como una salida, pero a al mismo tiempo como una entrada para aquel receptor que está dispuesto a entenderla, conversarla, conectarla, relacionarla para generar así conocimiento sobre la materia en cuestión.

MODELO DE Jerarquías

Operativos (oficinistas/operadores/data entry/actividades primarias/muchas decisiones de corto plazo)>> baja administración (control operacional)>> administración intermedia (control administrativo)>> alta administración (planificación estratégica).

INFROMACION EN Jerarquías

Alcance: definida>>amplia; periodo: histórica>>predictiva; precisión: mucha>>no mucha; frecuencia: tiempo real>>periódica; expectativa: anticipada>>inesperada; agregación: detallada>>condensada.

SISTEMA DE Información

Conjunto formal de personas, equipos y procedimientos (extenso) que en forma integrada y coordinada operan sobre un conjunto de datos estructurados acorde con las necesidades organizacionales. Capturan datos, los transforman en información los almacenan y distribuyen, a fin de apoyar las actividades de la organización (operaciones, control, administración, decisión) para desarrollar y lograr los objetivos planteados. Los sistemas de información son un subsistema de los sistemas administrativos.

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Funciones: Entrada de los recursos de datos; Almacenamiento de los recursos de datos; Procesamiento de D en I; Producir salidas de I (documentos e informes) {Situaciones pasadas, presentes, futuras Filtrado y condensado de información Tipos de informes}; Control de desempeño (retroalimentación).
Administración de la seguridad; Desarrollo y mantenimiento; Operaciones o producción; Infraestructura y comunicaciones; Administración de datos Mesa de ayuda / soporte; Organización y métodos Análisis de datos (datawarehouse + datamining).

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Ventajas

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Logra los objetivos de la integración; Agiliza procedimientos; Evita la carga duplicada de datos; Mayor seguridad de acceso; Menor tiempo de implementación de cambios; Mayor confiabilidad y mantenibilidad; Evita problemas asociados al papel; Releva al hombre de tareas, controles, decisiones rutinarios y estructurados.

-Modalidades de procesamiento: Interactivo: on line o real time, Actualización inmediata o diferida Ej: cajeros automáticos, sistema de reservas de pasajes aéreos, etc. No Interactivo: batch o lotes, Actualización diferida Ej.: facturación de servicios, quiniela, etc. Procesamiento centralizado/distribuido.

-Proyecto de sistemas de información: es un estudio o investigación de todo o parte de un SI para mejorar u optimizar los procesos de negocio administrativos.

SISTEMA ADMINISTRATIVO

Función que, por medio de procedimientos administrativos, permite el logro de los objetivos de la organización. Son procesadores de información, ya que generan flujos de información que se mueven bajo modelos llamados: sistema de información. Componentes: procedimientos, personas, sistema de información, recursos (tics).

SOPORTE a ACTIVIDADES OPERATIVAS (horizontal)
: Compras, Pagos, Pedidos, Ventas, Cobros, Stock, Producción, Mantenimiento, RRHH, Nómina, Contabilidad, Finanzas, OAS (SAO), SIM.

SOPORTE a las DECISIONES y CONTROL de Gestión (vertical)
: TPS (sistema de procesamiento de transacciones); >> MIS (sistema de información de gestión); DSS (sistema de soporte de decisiones); ESS (sistema de información ejecutiva); ERP.

TPS:

(operativo) Mejorar eficacia y eficiencia en el desarrollo de las actividades rutinarias de la organización. Mecanizan las actividades operativas intensivas en el manejo de datos.

MIS:

(táctico) Manejar datos para la toma de decisiones programada y resolución de problemas estructurados. Generar informes gerenciales del TPS para el control de gestión. Información rápida, precisa y fiable para la toma de decisiones.

DSS:

(estratégico) Manejar información para la toma de decisiones semiestructuradas. Asisten sin reemplazar el criterio del decisor; Diagnosticar problemas y generar alternativas, simular resultados de acción con herramientas de trabajo en grupo.

ESS:

(estratégico) Combinar DSS + SE para el proceso de toma de decisiones no programada estructurados.}

SISTEMAS ERP:

(Enterprise resource planning) Sistema integrado de software de gestión empresarial, compuesto de módulos funcionales (Logística, Finanzas, RRHH, Producción, Ventas, Compras) susceptibles de ser adaptados a las necesidades de cada cliente. Facilita la relación entre los procesos ordenándolos y evidenciándolos.

-Objetivo: Facilitar la gestión de los recursos de la empresa integrando y coordinando la información de las distintas áreas funcionales.

-Criterios de selección: Funcionalidad (módulos, carencias); Criterios técnicos (plataforma, DB, XML, EDI, lenguajes y herramientas); Criterios económicos (licencia, implantación, consultoría, análisis Roí); Criterios organizativos (cambio áreas); Facilidad de uso Proveedores (fabricante + representantes); Referencias de implantación (= sector).

-Capacidades: Capacidad de parametrización (Menú, f() a medida, localización); Adaptación a estructura organizacional (Sucursales, depósitos, f() por usuario); Interfaz U/S flexible y avanzada; Integración c/otras aplicaciones (EDI, Internet XML, ofimática, BI (DWDM)) Capacidad de acceso a información (Generadores de reportes: OLAP,DSS/EIS,ofimática) Otras herramientas: (Seguridad, ayuda on-line, BD auditoría).

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Módulos ERP

HRM: Human Resource Management. SCM: Supply Chain Management. MRP: Material Requeriment Planning. CRM: Customer RelationShip Management. FRM: Financial Resource Management.

-Relación ERP CON CRM

Facilitan la gestión integral de las relaciones con los clientes. Conocer al cliente: ¿QUIÉN nos compra? ¿POR QUÉ nos compra a nosotros? ¿Con CUÁNTA frecuencia lo hace? ¿Qué es lo que BUSCA cuando nos compra? ¿Y qué NECESITA realmente? ¿Podemos llegar a predecir su COMPORTAMIENTO? Conocer las tendencias de los mercados; Conocer los movimientos del competidor.

VENTAJAS DEL CRM

Rápida y consistente respuesta a las necesidades de los clientes. Imagen y mensaje unificado a los clientes. Mejora las oportunidades de venta cruzada.

SI COMPRAS:

Objetivo: Adquisición de recursos materiales para el funcionamiento de la organización (prestar servicio o fabricar productos), bajo las mejores condiciones (precio, plazos, calidad, etc.) de contratación. Límites: Desde la necesidad de compras de los diferentes sectores internos. Hasta la recepción y control de facturas de proveedores (posterior a la entrega de insumos)

-Compras debe segregarse de:  Recepción, control de calidad y almacenamiento. Control de facturas de proveedores; Pagos de las facturas de proveedores; Registración contable de las operaciones de compras y pagos.

BUSINESS INTELLIGENCE

Conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización. Basado en Sistemas que: Recogida y gestión de grandes volúMenes de datos: tecnología Data warehousing DW. Análisis de los datos: tecnología OLAP (On-Line Analytic Processing) y Data mining DM. Software de consulta amigable, intuitivo y asequible al usuario final.

DATA WAREHOUSE

Gran almacén de datos con: Colección de datos del SPT o ERP integrado + fuentes externas; Datos no volátiles (sólo lectura). Metadato: información de los mismos datos, (Ej.: nombre, dirección, estado civil, etc.). Datos organizados por temas y no funciones, llamados Data marts. Base de datos multidimensionales: cubos que almacenan datos y aceleran las consultas de información.

DATA MINING:

Extracción no trivial de información que reside de manera implícita en los datos. Prepara, sondea y explora los datos para sacar la información oculta en ellos. Modeliza relaciones en grandes volúMenes de datos para obtener información implícita: Patrones de comportamiento de clientes/Asociaciones de productos.

-Construcción DM: Muestreo: selección de datos. Exploración: tendencias, rangos de variables, frecuencia de valores, correlación de variables. Modificación: transformación y filtrado de variables. Modelización del comportamiento: con herramientas anteriores. Evaluación: validar el modelo. Presentación gráfica de los resultados.

-Aplicaciones del DM: Asociación de productos, clasificación de clientes y clustering de clientes.