La Comunicación Escrita
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1.1 Caracteristicas de la comunicacion escrita
Debe tenerse en cuenta que en la comunicacion escrita, el emisor no puede obtener feedback
Tampoco hay posibilidad de comunicacion no verbal. Por ello, para facilitar la adecuada interpretacion y compresion del mensaje, este tipo de comunicacion debe reunir las siguientes caracteristicas:
| Aspectos fundamentales | Ello significa que debe... |
| Adecuacion |
|
| coherencia |
|
| Cohesion |
|
1.2 ¿Como se elabora un documento escrito?
Toda comunicacion escrita debe obedecer a un plan concebido de forma logica y coherente. Debemos expresar el mensaje de forma que nuestro comunicado sea eficaz y logremos los objetivos propuestos.
Los comunicados escritos van a transmitir una imagen de nosotros mismos y un estilo propio.
Las etapas para elaborar un texto escrito son:
- analizar la situacion
- Generar las ideas
- Seleccionar la informacion
- Ordenar el contenido
- redactar el texto
- revisar el escrito
- revisar el texto
2. ¿Que documentos escritos podemos usar?
Tecnicas de comunicacion escrita: son estrategias o normas practicas que nos facilitan la comunicacion escrita. sirven para ayudarnos a elaborar y redactar documentos escritos de forma correcta y adecuada y poder lograr nuestros objetivos con mayor eficacia.
Principales tipos de documentos:
- cartas:
- Informes
- Documentos privados:
- Documentos breves o de regimen interior
- Otros documentos:
- Documentos mercantiles:
- otros documentos de empresa
2.1 Carta
documento escrito en el que se transmite informacion dirigida a un particular o a otra empresa.
Carta comercial
es el medio de comunicacion mas eficaces y que mayor influencia tiene en el mundo de los negocios.
Las cartas comerciales pueden ser: Cartas de pedido, cartas de oferta de pedidos, cartas de reclamacion.
- La calidad del papel ha de ser adecuada, tamaño din a-4 y color blanco o muy tenue.
- Utilizar siempre sobres blancos.
- La separacion entre parrafos debe ser mayor que la que hay entre lineas.
- Evitar tachaduras y todo aquello que pueda producir un mal aspecto
- Nunca escribir en el reverso de la carta.
- Dejar margenes adecuados.
- Encabezamiento
- Cuerpo
- Cierre
La carta circular
Es una carta de tipo general dirigida a determinados colectivos para informales de algun asunto.
La carta circular se redacta en terminos que sirvan para todos los posibles lectores
Se utiliza un modelo unico en el que basta poner la direccion de cada persona a la que se envia.
Las cartas circulares deben escribirse en el papel timbrado (con membrete de la empresa) y presentarse de forma cuidadosa, redactadas de modo que parezcan cartas escritas unica y exclusivamete para la persona que las recibe.
La carta de solicitud
Cuando enviamos el curriculum a alguna empresa tenemos que acompañarlo con una carta de solicitud del puesto de trabajo.
Si en el anuncio se imponen requisitos o condiciones especiles, deberemos manifestar que estamos en posesion de ellos.
Informe
El informe es una enumeracion detallada y ordenada de hechos concretos o actividades y es la respuesta a una pregunta planteada por una institucion o persona que busca informacion
Se trata de una comuniacion escrita sobre acontecimientos internos o externos de la empresa y ordenados de forma que permitan una rapida y facil comprension.
| tipo de informe | objetos | contenido |
| expositivo |
| Expone unos hechos de manera clara y objetiva con un orden logico. |
| valorativo |
| incluye recomendaciones y conclusiones. |
| demostrativo |
| Diferenciacion entre demostracion de los hechos y su valoracion |
Tecnica del informe
Para redactar un informe es preciso seguir una serie de pautas:
- Redaccion de forma direca e impersonal
- evitar frases largas
- ha de ser comprensible breve y concreto
- evitar ambigüedades
- debe ser monografico, es decir, tratar un solo tema
- debe aportar soluciones alternativas a problemas cocretos.
2.3 Documentos privados
En estos casos no se utilizan cartas comerciales, sino que se emplean dos documentos especialmente diseñados para ello: la insancia y el oficio.
La instancia
las Instancias tienen una gran importancia tanto dentro como fuera del mundo laboral. La instancia es un documento en el que formulamos una peticion a un organismo o entidad publica o privada. La instancia esta formada por varias partes:
- encabezamiento.Esta formado por la abrebiatura del tratamiento de la persona a la que se dirige y por los datos del solicitante.
- Cuerpo o exposicion:En el se exponen las razones e la solicitud o peticion. VA siempre precedido de la palabra expone. Cada uno de los parrafos del cuerpo o exposicion comenzaran con la palabra que
- Peticion: donde se expones la solicitud va siempre precedido de la palabra SOLICITA seguida de dos puntos.
- Despedida:formada por la fecha, firma e identificacion del solicitante.
- Pie:Al final de la hoja pondremos en mayusculas el tratamiento y cargo del destinatario.
2.4 Comunicaciones breves y de regimen interior
La falta de comunicacion entre los distintos departamentos de la empresa puede dar lugar a graves problemas. En ocasiones puede resultar dificil transmitir una noticia de forma interna en una empresa; por ello, existen unos documentos especialmente concebidos pra este fin. Veamos algunos ejemplos:
El memorandum
Es una comunicacion breve entre diversos departamentos o personas de una misma empresa para dar una informacion determinada. El contenido del memorandum debe estar referido a uno solo tema. No se susan las acostumbradas formas de saludo y despedida de una carta corriente.
El aviso o anuncio
Es una comunicacion breve con la que se quiere informar de algo que se desea que llegue a conocimiento general en la empresa.
E aviso o anuncio debe ser breve y estar redactado en lenguaje sencillo, que sea compresnible para todos los empleados de la empresa.
Podemos iniciar el documento con las palabras anuncio, aviso o con expresiones como : a todo el personal
Todos los avisos iran fechados y firmados o sellados por el departamenteo que los emite.
En las empresas suele haber tablones de anuncios destinados a colocar este tipo de comunicados
El saludo
Es una comnicacion breve que lleva impresa la palabra saluda precedida del nombre o cargo del remitente. Las peronsas que detentan cargos publicos o privados utilizan este documetno para notificar a sus amigos, clientes o colaboradores ciertos hechos de caracter social
Este documento consta de tres partes:
- Encabezamiento: En el nos encontramos impreso en letra mayuscula el titulo o cargo de la persona que lo envia y debajo con letra mas grande la palabra SALUDA.
- Cuerpo Lo inicamos con la presposicion a. Despues pondremos el nombre del destinatario en mayusculas y a continuacion el motivo del escrito
- Pie Pondremos el nombre y apellidos del remitente y una frase de cortesia como: aprovecha la ocasion para ofreerle su consideracion mas distinguida. Terminamos el documento con la poblacion desde donde se escribe y la fecha.
2.5. otros tipos de comunicacion
- PROPUESTA DE PEDIDO
- ALBARAN
- FACTURA
- CHEQUE
- LETRA DE CAMBIO
DOCUMENTOS DE EMPRESA
- CERTIFICADOS
- CARTELES
- MANUALES
- FOLLETOS
- IMPRESOS
- ACTA
3. Como producir o reproducir documentos
PRODUCCION
- escritura manual
- maquina de escribir
- ordenador
- telegrafo: en la actualidad se tiene a sustituirlo por el burofax
- burofax: Permite al ciudadano enviar documentos de forma rapida a cualquier punto del pais con total garantia de su entrea y contenido
- fotocopiadora
- fax
- escaner
4. Registro y control de la documentacion
Por ellos, es necesario implantar controles eficaces en todas las aresas de la empresa, atendiendo especialmente a los procesos de informacion y documentacion.
El directivo de la empresa es quien propone como y quien controla la recepcion y transmision interna y externa de la informacion y de la documentacion.
El control de la documentacion en la empresa puede llevarse a cabo mediante la utilizacion de sistemas de registro que tendran lugar en os:
- registros de entrada de correspondencia
- registros de salida de correspondencia
- registros de correspondencia y documentacion interna de la emprea
El control de la informacion consiste en verificar si todo ocurre conforme al plan de comunicacion adoptado y a las instrucciones emitidas por la direccion.