La Importancia de la Planeación en Diseño e Ingeniería

La Importancia de la Planeación

La planeación es la función principal de la administración. Sin planes, los administradores no pueden saber cómo organizar a la gente y los recursos. Sin un plan, los administradores y sus seguidores tienen muy pocas probabilidades de cumplir sus metas o de saber cuándo y dónde se están desviando de su camino. Los planes erróneos afectan la salud de la organización.

Tipos de Planes

Planes Estratégicos:

Son los diseñados por altos ejecutivos y los administradores de los mandos medios para lograr las metas generales de la empresa.

Planes Operacionales:

Indican cómo serán implantados los planes estratégicos mediante las actividades diarias.

Tipos de Planeación

Planeación de la Calidad

La meta es asegurar que el resultado de lo que deseamos funcionará.

Se debe planificar la medida de calidad con respecto a materiales a usar, estándar de ejecución que debe cumplirse y los medios para verificar la calidad, tales como el ensayo, pruebas preliminares del trabajo (conos de ensayo para las construcciones) y la supervisión o inspección del trabajo que se está realizando.

Hay dos técnicas que facilitan la planificación de la calidad:

Estructura de la División del Trabajo:

Es dividir las tareas o pasos del proyecto en unidades lógicas y manejables, así como también la delegación de las mismas.

Especificaciones del Proyecto:

Es indicar detalladamente y por escrito todos los pasos a seguir, materiales a utilizar y sus calidades, con los que se lleva a cabo el proceso constructivo de la obra, basado en la división de tareas (estructura de la división del trabajo).

Planeación del Tiempo

Programación:

Es la asignación de los tiempos de ejecución a las actividades que forman un proyecto. En general, es la enmarcación del proyecto dentro del tiempo.

El objeto de este tipo de planificación es determinar el tiempo más corto necesario para completar el proyecto.

Se inicia esta planificación haciendo la estructura de la división del trabajo y se determina en qué secuencia debe terminarse cada renglón y en qué renglones se puede trabajar al mismo tiempo.

Para lograrlo se deben considerar 3 elementos importantes:

• La duración de cada paso
• Lo más pronto que puede comenzarse un paso
• Lo más tarde que puede terminarse un paso

Hay distintos tipos de métodos para efectuar la planeación del tiempo, por ejemplo:

Gráfico de Gantt o Diagrama de Barras:

Consiste en un gráfico en forma de barras horizontales, que muestra la relación del tiempo entre los pasos de un proyecto; en él se contemplan las fechas de inicio, el orden de ejecución y la terminación de las actividades. En él se representa cada actividad por medio de una barra recta cuya longitud, a determinada escala, es la duración de la actividad.

Método del Camino Crítico o CPM (Critical Path Method):

Es un método eficaz para la planificación, programación y control de toda clase de proyectos. Para que sea efectivo y sirva a su propósito, sus componentes básicos deben estar bien definidos y ordenados dentro de una secuencia lógica.

Los pasos para el desarrollo de este método son:

• Listado de tareas
• Diagrama de flechas.

El diagrama está formado por dos elementos siguientes:

Evento:

Es un hecho bien definido en el tiempo que marca el comienzo o terminación de una actividad (no la ejecución de la misma). Generalmente está representado por un círculo. No consume ninguna clase de recursos.

Actividad:

Es una parte del proyecto que se desarrolla entre dos eventos sucesivos. Está representada por una flecha con línea continua. Representa el consumo de uno o varios recursos humanos, económicos o materiales.

No Actividad:

Es la que se utiliza para indicar una imposición y dependencia entre ciertos eventos de la red o diagrama. No consume tiempo ni recursos y se representa con flechas formadas por líneas discontinuas.

PERT (Program Evaluation and Review Techniques):

Quiere decir, Evaluación del Programa y Técnica de Repaso. Es un método eficaz para la planificación, programación y control de toda clase de proyectos. Para que sea efectivo y sirva bien su propósito, sus componentes básicos deben estar bien definidos y ordenados dentro de una secuencia lógica.

Es utilizado y apropiado para proyectos que tienen muchos pasos interactivos. Es un análisis de red que emplea tiempos estimados para terminar actividades. Se emplean para calendarizar y controlar proyectos, poniendo de manifiesto sus principales problemas, al proporcionar informes precisos del estado del mismo, que servirá para alcanzar los objetivos, que a su vez determina el menor tiempo en el cual puede realizarse el proyecto.

La diferencia entre ambos métodos es la siguiente:

En el CPM, los tiempos utilizados en cada actividad son estimados, es decir que por experiencia se designa un tiempo promedio para la ejecución de determinada actividad.

En el PERT, se utilizan cálculos estadísticos para determinar el tiempo medio o esperado para cada tarea, por medio de la aplicación del Cálculo de Probabilidades.

RAMPS (Resource Allocation for Multi Projects Scheduling):

En español, Fuente de información para calendarizar proyectos múltiples.

Se desarrolla igual que el CPM y el PERT, con la diferencia que es utilizado para controlar varios proyectos a la vez o en forma paralela. RAMPS es un método que incorpora los conceptos de tiempo, costo, requerimientos y disponibilidad de recursos y agrega la característica de planificación en forma simultánea de varios proyectos que utilizan las mismas fuentes de recursos.

Planeación del Costo

Existen muchas razones para hacer una planificación cuidadosa del costo del proyecto; para comenzar, si se sobrestiman los costos quizá se pierda el trabajo antes de poder comenzarlo, porque no se está en posición competitiva. Un buen plan comprende la identificación de las fuentes de suministros y materiales, y esta investigación cuidadosa asegura que los costos sean realistas. El objetivo principal de un buen presupuesto consiste en supervisar los gastos de un proyecto mientras se encuentra en progreso, así como evitar los gastos excesivos.

Las inexactitudes en el presupuesto siempre son inevitables, pero no deben ser consecuencia de un trabajo insuficiente en el plan original. El objetivo es ser tan realista como sea posible.

Los componentes típicos del costo son:

1. Labor o trabajo (Mano de Obra): Son los salarios pagados a todo el personal trabajando directamente en el proyecto por el tiempo invertido.
2. Gastos Globales: Costo de los impuestos sobre las nóminas y beneficios suplementarios para todos los que trabajan directamente en el proyecto por el tiempo invertido. Calculados generalmente como un porcentaje del costo del trabajo directo.
3. Materiales: Costo de los renglones comprados para su uso en el proyecto, incluyendo la madera, cemento, acero, clavos, remaches, tuercas y pintura. Todo lo que se use para hacer la obra.
4. Alquiler de Equipos: Costo del alquilar cualquier tipo de equipo que no se tenga en propiedad y nos sirva para realizar la obra, tales como andamios, compresores, grúas, tractores, camiones, etc.
5. Gastos Administrativos y generales: Costo de la administración y servicios de respaldo, por ejemplo, compras, contabilidad, secretarias, así como todos los gastos administrativos tales como, alquiler de la oficina, agua, luz, teléfono, gastos de computadoras y sus consumibles (tintas, papel y mantenimiento del equipo), gasolina y gastos de vehículos, mensajeros y conserjes, y todos los gastos de su oficina que incidan en la elaboración del proyecto.
6. Ganancia o Utilidad: Es la recompensa a su empresa por haber terminado el proyecto con éxito. Calculada generalmente con un porcentaje del costo del proyecto.