La Importancia de la Administración y la Función Informática en las Organizaciones Modernas

1. ¿Qué es la administración?

R: Es el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que el personal pueda trabajar de tal forma que pueda alcanzar las metas seleccionadas.

2. ¿Cuál es la función de la administración?

R: Es planear, organizar, integrar, dirigir y controlar.

3. ¿Cuál es la importancia de la función informática?

R: Se habla de tecnología nueva, nuevas aplicaciones, nuevos dispositivos de hardware y nuevas formas de elaborar información.

Dentro de la función informática está el manejo de tecnología moderna, para lo cual se debe conocer que la información:

• Está almacenada y procesada en computadoras (centralizada).
• Puede ser confidencial para algunas personas o a escala institucional (centralizada).
• Puede ser mal utilizada o divulgada (destinada a personas o terceros).
• Puede estar sujeta a robos, sabotaje o fraudes (destinada parcialmente o totalmente).

El centro de cómputo puede ser el activo más valioso y, al mismo tiempo, el más vulnerable.

4. Riesgo y Seguridad

Riesgo: Proximidad o posibilidad de un daño o peligro.

Seguridad: Garantía que se da a alguien en cumplimiento de algo.

5. Importancia de la administración de la función informática

R: Es el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, al laborar o trabajar en ambientes de tecnologías de información, en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Las personas realizan funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

6. Importancia del administrador de información al delegar responsabilidades

R: En delegar el uso de la tecnología.

7. La función informática y su relación con el ciclo competitivo de las organizaciones

R: La revolución industrial trajo consigo el advenimiento de la computadora, nuevas tecnologías de la información y software para la toma de decisiones. Las organizaciones PYMES no pueden quedar exentas de la revolución tecnológica; es relevante analizar cómo están operando y de qué manera se dan sus procesos organizacionales, a fin de detectar su problemática y diseñar soluciones que coadyuven a elevar su rentabilidad, con el uso de las tecnologías de la información y comunicación.

8. Tendencias de las tecnologías de información

R: Desde la invención del teléfono hasta la era del fax pasaron 80 años; del fax a la era del internet pasaron 15 años, y desde entonces hasta ahora, las tecnologías basadas en comunicaciones alámbricas e inalámbricas e internet acuñan el concepto del año web.

9. Consideraciones para el futuro ambiente tecnológico

R: La adopción de modelos de negocio centrados en la web que utilizan herramientas y estándares de internet, garantizando la presencia de los servicios y la información en cualquier momento o lugar, organizándose de forma federalizada y con una arquitectura de tres niveles: interfaz al usuario, lógica de negocios y la gerencia tradicional de las bases de datos.

10. Manejo de la transición hacia el nuevo ambiente

R:

1. Revisar el modelo de negocios en función de las reglas definidas y analizar constantemente las necesidades de información acorde al entorno.
2. Definir una visión tecnológica que responda a las funciones o procesos organizacionales y no a la estructura organizativa.
3. Considerar a la gente como parte de cualquier estrategia de actualización tecnológica, ayudándonos a adquirir las capacidades para comprender, asimilar y adoptar las nuevas facilidades de transformación.
4. Identificar oportunidades de racionalización y reorganización apoyadas en las tendencias convergentes de la tecnología de datos, voz y video.
5. Adoptar servicios de respaldo remoto, contingencia de datos, aplicaciones, virtualización y otras estrategias habilitadas por la tecnología.

11. Tendencias de hardware, software, datos y comunicaciones

R: Los equipos de cómputo se han vuelto más baratos en la actualidad, pero el software se ha vuelto más costoso por la fusión de aplicaciones de compañías tanto de hardware como de software, y difícil de encontrar de acuerdo a las necesidades de cada instalación. Por lo que las empresas compran los paquetes que les ofrecen las compañías elaboradoras de software sin conocer si les será de utilidad o no.

12. Calidad total en la administración de tecnologías de la información

R: Centra la atención en la administración y la organización, para proporcionar calidad al cliente. La participación del empleado, el centrar la atención en los clientes, el benchmarking y el mejoramiento continuo.

La participación del empleado: con esta se consigue la optimización de los recursos. El centrar la atención en los clientes: se pone atención en sus necesidades y expectativas. El benchmarking: proceso virtual en el cual se identifican las mejores prácticas en un determinado proceso o actividad, las cuales se incorporan a la operativa de la empresa. Y el mejoramiento continuo: es un proceso donde la perfección es una búsqueda constante.

13. Reingeniería de la administración de tecnologías de la información

R: Surge como respuesta a las insuficiencias propias de la organización funcional en las empresas y sigue un método estructurado que consiste en: identificar los procesos clave de la empresa, asignar responsabilidades sobre dichos procesos a un propietario, definir los límites del proceso y medir el funcionamiento del proceso.

14. Ubicación en las diferentes estructuras organizacionales

R: Las organizaciones son agrupamientos humanos que persiguen objetivos comunes, en forma racional y consciente, que a su vez están sujetas a una serie de restricciones y con base a determinados recursos. El punto de partida del diseño estructural son las consideraciones de la misión de la organización, ya que ella fundamentará sus objetivos, estrategias, planes y actividades.

15. Organización emprendedores

R: Capacidad de iniciar y operar empresas nuevas. Son empresas con estructura muy sencilla, jóvenes y pequeñas en un medio ambiente de cambio rápido, denominadas por un inversionista y administradas por un solo director general. Los sistemas de información están pobremente planteados.

16. Nuevas responsabilidades del directivo informático

R:

1. Administrar y supervisar la planta técnica y administrativa asignada.
2. Organizar las funciones, responsabilidades y actividades de la planta técnica y administrativa asignada, manteniendo actualizada y debidamente documentada tal organización y, en especial, las funciones, responsabilidades y actividades de los secretarios técnicos que lo asistan.
3. Realizar toda incorporación y/o desarrollo de las nuevas tecnologías o recursos.
4. Resguardar y aumentar el capital estructural que la organización adquiera a través del desarrollo de las actividades del departamento, manteniendo a tal fin debida documentación referida a las tecnologías y recursos existentes y a las que se incorporen, ya sean adquiridas a terceros o por desarrollo propio.
5. Administrar, guardar y preservar las herramientas, hardware y software instalados en las dependencias en las que funcione el departamento y espacios físicos para alojar equipamiento informático y de comunicación que se ponga a disposición para uso de usuarios.
6. Realizar una memoria informativa anual de las actividades del departamento, aparte de los informes periódicos que se considere necesario formular o que le sean solicitados.

17. Organización máquina burocrática

R: En nuestro estado existen unas estructuras que se comportan como “máquinas afinadas”, preparadas para repetir procesos específicos. Estandarizan los procesos de trabajo.

Podemos mencionar las siguientes:

• Fábricas de consumo masivo.
• Organizaciones de la administración pública, de recaudación de ingresos públicos, de control, de seguridad.
• Compañías aéreas y bancos.

Los objetivos originales del modelo de Max Weber eran:

• Eficiencia.
• Funcionalidad.

18. Organización burocracia divisionalizada

R: La coordinación se lleva a cabo mediante la producción. La línea media de cada una de estas unidades o divisiones tiene gran autonomía. Las divisiones dirigen en forma autónoma los negocios. Es la forma típica que adoptan las organizaciones grandes y maduras, especialmente grandes corporaciones, aunque en forma creciente, en esferas públicas y universidades.

19. Organización burocracia profesional

R: Es una estructura altamente descentralizada, tanto en la dimensión vertical como en la horizontal. Cada uno trabaja con sus propios clientes, sujeto solo al control colectivo de sus colegas, que lo capacitaron y enseñaron en primer lugar, y de allí en adelante se reserva el derecho de censurarlo por práctica impropia.

20. Organización adhocracia

R: Significa los procesos adoptándose a cada situación particular. Es una estructura caracterizada por su escasa complejidad, formalismo y centralismo.