Hallazgos en cuentas por cobrar y recomendaciones

Hallazgos cuentas por cobrar

1. COBROS NO DEPOSITADOS OPORTUNAMENTE

CONDICIÓN

Los cobros realizados por los cobradores los días viernes son llevados por estos a sus domicilios, la entrega a caja recaudadora se la realiza recién el día lunes siguiente.

CRITERIO

Según el instructivo de cobranzas, todos los cobros realizados en el día deben ser entregados en caja recaudadora hasta las 18:30 del mismo día de la cobranza.

CAUSA

Según lo indicado por los cobradores, el motivo de no llevar el dinero a caja central fue el horario, indican que la cobranza fue realizada en la noche.

EFECTO

La no entrega del dinero recaudado a caja central el mismo día de la cobranza, puede generar un riesgo de pérdida del mismo (por robo o extravío).

RECOMENDACIÓN

Se recomienda que los cobradores planifiquen mejor los horarios de visita a los clientes, para evitar cobros fuera de hora.

2. COBROS NO REPORTADOS

CONDICIÓN

Por medio de una circularización de cuentas por cobrar se detectó que un cliente (Alanez Rodríguez Deisy) había cancelado facturas por Bs 2.000,00, sin embargo, en los auxiliares figura una deuda por Bs 2.738,82. Adicionalmente el cliente envió copias de los recibos entregados por el cobrador Juan Pérez.

CRITERIO

Según el instructivo de cobranzas, todos los cobros realizados en el día deben ser entregados en caja de oficina central hasta las 18:30 del mismo día de la cobranza, el cajero procederá con el registro y la baja de las facturas pagadas en el auxiliar de cada cliente.

CAUSA

Según el cobrador Juan Pérez, las copias de los recibos fueron extraviadas y no supo a qué cliente correspondía los Bs 2.000 y que pensaba reportar al encargado de cobranza nacional la siguiente semana, antes del fin de mes.

EFECTO

Esta situación genera una mala exposición en las cuentas auxiliares de los clientes, figurando facturas en mora que ya fueron canceladas. Asimismo, podría generar un perjuicio para el cliente, que al estar en mora se vea afectado en la otorgación de nuevos créditos.

RECOMENDACIÓN

Recomendamos que se realicen circularizaciones a los clientes para confirmación de los saldos adeudados, este control debe realizarse periódicamente y en base a un muestreo. Asimismo, recomendar que todo sobrante de dinero que tengan los cobradores deba ser reportado oportunamente.

3. NO EXISTE UN INSTRUCTIVO PARA LA OTORGACIÓN DE ANTICIPOS Y PRÉSTAMOS AL PERSONAL

CONDICIÓN

No existe una política para la aprobación y desembolso de anticipos y préstamos al personal, estos se realizan sin límite de monto y plazos.

CRITERIO

Los anticipos y préstamos al personal deben realizarse en base a una política establecida que señale montos y plazos.

CAUSA

El departamento de Recursos Humanos considera que no es necesario tener una política para otorgar anticipos y préstamos al personal, y que la forma de aprobación y posterior desembolso viene de hace muchos años.

EFECTO

El no contar con una política de otorgación de préstamos y anticipos al personal, podría generar falta de liquidez en la compañía y un sobre endeudamiento del personal que se vería imposibilitado de responder por las obligaciones contraídas.

RECOMENDACIÓN

Recomendamos la elaboración de un instructivo que indique los montos máximos de anticipos y préstamos al personal, así también los plazos para su pago (descuentos).

4. RENDICIÓN DE CUENTAS SIN APROBACIÓN

CONDICIÓN

Se encontraron varias rendiciones de fondos sin la aprobación (firma) de los inmediatos superiores de los funcionarios que hicieron la rendición.

CRITERIO

Según el instructivo de fondos a rendir, todas las rendiciones deben ir autorizadas (firmadas) por el inmediato superior de la persona que ejecute la misma, de esta forma se le da validez y conformidad.

CAUSA

No se está cumpliendo lo exigido por el instructivo de fondos a rendir y la falta de control de parte del contador.

EFECTO

El no cumplimiento del instructivo de fondos a rendir y la existencia de gastos o compras que no correspondan a lo originalmente requerido.

RECOMENDAMOS

Recomendamos que el contador verifique que las rendiciones se encuentren debidamente autorizadas (firmadas) por todos los responsables de acuerdo a lo indicado en el instructivo para fondos a rendir.

5. VENTAS NO FACTURADAS

CONDICIÓN

Se detectaron tres ventas a crédito por Bs 6.450,00 sin la correspondiente emisión de la factura.

CRITERIO

La compañía al ser sujeto pasivo del IVA debe emitir factura por toda venta realizada.

CAUSA

De acuerdo a lo explicado por la cajera vendedora, para esas tres ventas se terminó su talonario de facturas.

EFECTO

La no emisión de factura por una venta podría generar multas y en peor de los casos la clausura temporal.

RECOMENDACIÓN

La compañía deberá prever no quedarse sin talonarios de facturas. Asimismo, en caso de no poder emitir facturas por algún motivo, estas deben regularizarse a la brevedad posible.

6. RETIROS DE SOCIOS CONSIDERADOS COMO CUENTAS POR COBRAR – CLIENTES

CONDICIÓN

En el auxiliar de cuentas por cobrar (clientes) figuran ventas con cargo a retiros correspondientes a los socios Juan Américo Pérez y Victoria Mendoza de Pérez.

CRITERIO

De acuerdo al instructivo para los retiros de dinero o productos de parte de los socios, estos deben llevarse a la cuenta “cuentas por cobrar socios”

CAUSA

Mala apropiación de parte del vendedor, considero a los socios como clientes.

EFECTO

Mala exposición en las cuentas “cuentas por cobrar clientes” y “cuentas por cobrar socios”

RECOMENDACIÓN

Mayor cuidado en el registro de las ventas a los socios, estos no deben ser considerados como clientes.

7. COBRO DE FACTURA NO REGISTRADA CONTABLEMENTE

CONDICIÓN

Existe una diferencia entre el estado de cuenta (clientes) proporcionado por el departamento de contabilidad respecto al auxiliar del departamento de cobranzas por Bs 6.697,60 que corresponde a una factura cancelada por SOBOCE S.A. mediante depósito bancario no registrado contablemente.

CRITERIO

Todo cobro de facturas a los clientes debe ser registrado contablemente de manera oportuna.

CAUSA

Falta de comunicación entre el departamento de cobranzas y contabilidad.

EFECTO

Mala exposición contable en las cuentas “clientes” y “bancos”. Asimismo, se podría dar un perjuicio para el cliente, al mantener una cuenta por cobrar no existente.

RECOMENDACIÓN

Mayor y mejor comunicación entre las áreas de cobranzas y contabilidad. También debe realizarse el registro del depósito de parte del cliente SOBOCE.

8. PREVISIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES

CONDICIÓN

La previsión para cuentas incobrables fue realizada sin tomar en cuenta lo indicado en el DS 24051 – Reglamento del Impuesto a las Utilidades.

CRITERIO

Para que la previsión de incobrables sea deducible del IUE deberá será calculada según lo establecido en el DS 24051.

CAUSA

Falta de capacitación y experiencia del personal contable.

EFECTO

Que el gasto de previsión calculado se considerado como “no deducible” del IUE.

RECOMENDACIÓN

Calcular la previsión de incobrables de acuerdo a lo indicado en el DS 24051.

9. CUENTAS POR PAGAR REGISTRADAS COMO CUENTAS COBRAR

CONDICIÓN

En los registros contables y auxiliares del departamento de cobranzas se encontraron anticipos por compra de productos no facturados.

CRITERIO

Todo anticipo realizado por los clientes debe registrarse como una cuenta por pagar y regularizado posteriormente al momento de la entrega y pago final.

CAUSA

Falta de capacidad y conocimiento de parte del contador.

EFECTO

Mala exposición contable porque se exponen cuentas por pagar (anticipos de los clientes) como si fueran cuentas por cobrar

RECOMENDACIÓN

Los anticipos de los clientes para la preparación y entrega de productos a futuro, deben registrarse como pasivos y no así en el módulo de cuentas por cobrar aquí!