Guia per a Reunions d'Equip: Creences i Presa de Decisions

1. Creences limitadores en les reunions d'equip

En les reunions d’equips de treball, les creences limitadores són aquells pensaments, idees o conviccions negatives que dificulten el bon funcionament del grup, la participació dels membres i l’assoliment dels objectius. Aquestes creences fan que les persones actuïn amb inseguretat, desmotivació o actitud negativa, i poden afectar directament la comunicació i la cohesió de l’equip.

Existeixen dos tipus de creences:

• Potenciadores: Ajuden el grup a treballar millor.
• Limitadores: Frenen el treball en equip i poden provocar actituds negatives o passives.

Les creences limitadores estan relacionades amb actituds com la passivitat, la manca d’implicació, la negativitat o la idea que les aportacions personals no tenen valor.

Exemples de creences limitadores

• “La meva opinió no és important i millor no parlar.” Aquesta creença provoca una actitud passiva i fa que la persona no participi a la reunió.
• “Les reunions no serveixen per a res perquè mai es resolen els problemes.” Aquesta creença genera desmotivació i una actitud negativa davant el treball en equip.

Aquest tipus de creences dificulten la participació activa i poden impedir que el grup sigui eficaç i cohesionat.

2. El rol de manteniment en la gestió de reunions

Assumir el rol de manteniment de reunions significa encarregar-se que la sessió funcioni correctament en totes les seves fases: abans, durant i després. Aquest rol és fonamental perquè garanteix que la reunió sigui organitzada, participativa i útil per assolir els objectius establerts.

Tasques principals del rol de manteniment

• Abans de la reunió: Preparar la sessió amb antelació, organitzar la convocatòria, definir els objectius i els punts de l’ordre del dia, i escollir el lloc i el moment adequats.
• Durant la reunió: Vetllar perquè es respecti l’ordre del dia, afavorir la participació de tots els membres, mantenir una actitud positiva i de col·laboració, i evitar conflictes o actituds disruptives.
• Després de la reunió: Fer el resum de l’acta, recollir els acords presos, establir el seguiment d’aquests acords i comunicar-los en un lloc visible perquè tothom els conegui.

3. Elements clau d'una convocatòria de reunió

La convocatòria és el document o comunicació que serveix per informar els participants sobre la realització d’una reunió. Una preparació adequada facilita la participació, l’organització i l’eficàcia. En una reunió per a la presa de decisions, la convocatòria ha d’incloure:

• L’objectiu de la reunió: Explicar clarament per què es fa i quina decisió s’haurà de prendre.
• La data i l’hora: Informar del dia i l’hora exacta.
• El lloc: Indicar l’espai físic o virtual.
• Les persones convocades: Especificar qui ha d’assistir.
• L’ordre del dia: Incloure els temes o punts que es tractaran.
• La documentació necessària: Adjuntar els documents que els participants han de revisar prèviament per poder decidir adequadament.

4. Models de presa de decisions en grup

Hi ha tres maneres principals de prendre decisions en una reunió, cadascuna amb les seves característiques:

a) Decisió autocràtica

En aquest model, una sola persona pren la decisió (normalment el líder) sense tenir en compte les opinions dels altres. És útil quan hi ha poc temps o cal actuar immediatament, però pot provocar poca implicació del grup.

Exemple: La directora d’un centre decideix canviar els horaris del personal sense consultar l’equip a causa d’una situació urgent.

b) Decisió consultiva

El líder demana l’opinió dels membres, escolta propostes i valoracions, però la decisió final la continua prenent ell/a. Permet conèixer diferents punts de vista i millorar la qualitat de la decisió.

Exemple: El coordinador pregunta als educadors quina activitat creuen més adequada, però finalment ell decideix quina es farà.

c) Decisió democràtica o grupal

Tots els membres participen i la decisió es pren conjuntament, sovint per votació o consens. Afavoreix la implicació i la cohesió, tot i que requereix més temps.

Exemple: Tot l’equip vota quin projecte es durà a terme durant el trimestre i s’escull l’opció amb més suport.

Nota: El temps disponible, la qualitat de la decisió i el compromís del grup són els tres factors que condicionen l'elecció del mètode.