Guia de recepció de mercaderies i gestió d'incidències

Documents necessaris

• Amb vehicles propis: Albarà → Proveïdor
• Subcontractada: Llista de paqueteria + Carta de port → Transportista

Etapes de la recepció

1. Recepció de la mercaderia
2. Documentació i control quantitatiu
3. Control qualitatiu
4. Control de qualitat (anàlisi de productes)
5. Registre
6. Assignació d'ubicació

Intervinents en la recepció

Hi participen: el superior d'entrades, el responsable de recepció, el transportista, el proveïdor i els departaments de compres i de qualitat.

Incidències en la recepció de comandes

Acceptació i volum

Es poden produir problemes amb l'embalatge, falta d'unitats, fora de termini o trencaments.

Actuació del transportista

En el moment de lliurar la mercaderia, cal signar la carta de port, però manifestant els errors per escrit. També s'ha de realitzar la reclamació al proveïdor.

Rebuig de mercaderia

Motius: falta d'unitats, productes no sol·licitats, qualitat inferior, trencaments o vicis ocults.

Terminis del proveïdor: 4 dies des del lliurament o 30 dies si són vicis ocults. La reclamació ha d'indicar les anomalies detectades, incloure fotografies i una còpia de l'albarà.

Mitjans de comunicació d'incidències

La comunicació depèn de la naturalesa de la incidència (rebuig o devolució). Per a les devolucions, és imprescindible una notificació per escrit. Si es rebutja la mercaderia, la comunicació es fa en el moment del lliurament, anotant-ho a l'albarà o carta de port (es pot complementar telefònicament). Si no es fa cap anotació, es perd el dret a reclamar posteriorment.

• Rebuig: En el moment de lliurar la mercaderia (carta de port o albarà).
• Devolució: Després de rebre la mercaderia (carta de reclamació en format paper o electrònic).

La pèrdua desconeguda

És el valor monetari que deixen de percebre els establiments comercials o magatzems per fallades en el procés logístic o per sostraccions externes o dels materials empleats.

Causes principals

• Errors en el procés logístic: Recepcions errònies, devolucions no previstes o mala codificació.
• Sostraccions externes.