Guia per a l'organització professional d'esdeveniments

Aspectes organitzatius per al disseny d'esdeveniments

Per dissenyar un esdeveniment s'ha de tenir en compte:

• Tipologia: cultural, social o acadèmic.
• Promotor: empresa o organització (pública o privada).
• Públic objectiu.
• Promoció i comunicació.
• Pressupost.

Agents participants

• Organitzadors: empresa, institució, promotor o patrocinador.
• Comitè organitzador: format per empreses, associacions, institucions, OPC, associacions de veïns especialitzades o Convention Bureaus.

Estructura del Comitè Organitzador

L'organització que s'encarrega de gestionar l'acte s'estructura en diferents comitès:

• Secretaria científica: elabora el programa, contracta ponents i controla la documentació.
• Secretaria tècnica: és el pont entre el comitè i els assistents. Gestiona inscripcions, contracta serveis, promociona el congrés i elabora l'informe final. Està controlada per una OPC (Operador Professional de Congressos), que són empreses o autònoms especialitzats en la gestió d'esdeveniments i la contractació de proveïdors.
• Secretaria turística: contracta serveis d'allotjament, manutenció, activitats lúdiques, organitza el transport, els trasllats i el programa de visites.
• Secretaria d'exposició: dissenya la imatge de l'esdeveniment, el muntatge d'estands, els recursos audiovisuals i les connexions informàtiques.
• Serveis d'interpretació: oral (simultània o consecutiva). Cal recordar que la traducció és escrita.
• Serveis de divulgació i distribució: rodes i notes de premsa, flyers, catàlegs, material audiovisual per a promocionar i màrqueting directe.
• Serveis de seguretat: caixes fortes, guarda-roba, seguretat física dels assistents i plans d'emergència.

Convention Bureau

Organitzacions sense ànim de lucre en ciutats o països que tenen com a objectiu la captació d'esdeveniments per a les seves destinacions.

Eines per a un esdeveniment responsable

Adoptar mesures perquè la reunió sigui ecològica:

• Invitacions electròniques o en paper reciclat.
• Proveïdors o ingredients locals i decoració natural.
• Recaptació de fons per a una organització local o sense ànim de lucre.
• Donar productes o serveis de l'empresa a la comunitat local.
• Associar-se amb proveïdors o patrocinadors que tinguin iniciatives de RSC (Responsabilitat Social Corporativa).
• Produir la menor quantitat de deixalles.
• Fomentar viatges sostenibles (ex: Rainforest Alliance, Tarannà).

Requeriments per a la realització de l'activitat

1. Coneixement dels objectius de l'empresa.
2. Coneixement del perfil dels participants.
3. Coneixement de l'empresa final contractant (valors, filosofia, etc.).
4. Dades logístiques.
5. Possible estudi de sol·licituds.
6. Pressupost.