Guia d'Organització, Direcció i Comunicació Empresarial

Descripció d'organigrames

Cap organització funciona per si sola, sinó que necessita, per complir els seus objectius, uns principis d’autoritat i de jerarquia que planifiquin i controlin les seves funcions, a més a més dels de divisió del treball i especialització.

Aquesta estructura d’autoritat i les obligacions d’execució i de responsabilitat de cada nivell es presenten mitjançant uns models d’organització anomenats organigrames.

En un organigrama hi podem definir els elements següents:

• Nom del departament, funcions, llocs de treball i nom i càrrec del responsable de la secció.
• Relacions jurídiques.
• Fluxos de comunicació o transmissió de dades.

Tipus d'organització:

• Organització jeràrquica: L'autoritat està centralitzada i s'exerceix directament i únicament del superior al subordinat. Les línies de comunicació són estrictes.
• Organització funcional: Els subordinats tenen diversos caps que estan especialitzats en diferents funcions i dicten ordres i instruccions en el seu camp de competència.
• Organització mixta: Té una estructura central jeràrquica amb especialització més alta que s'articula en unitats de suport competents anomenades staff.

La funció directiva

• Alta direcció (Alts càrrecs): Planifiquen a llarg termini i les seves decisions afecten tota l'empresa. Supervisen el funcionament global de la companyia.
• Nivell intermedi (Caps de departament): Executen i controlen la planificació general. Concreten la planificació general i les directrius d'alta direcció en plans més específics. Coordinen i supervisen la direcció operativa.
• Nivell operatiu o de gestió (Caps de secció): Són els responsables d'assignar funcions i supervisar els resultats de les tasques rutinàries dels treballadors. Executen i controlen tots els procediments.

El lideratge: qualitats i capacitats

El lideratge és la capacitat que posseeixen certs individus d’influir, de motivar, d’organitzar i de dur a terme accions per aconseguir les seves finalitats i objectius, involucrant-hi i motivant persones i grups.

Les capacitats i qualitats bàsiques d'un líder són:

• Qualitats: Integritat, intel·ligència emocional, credibilitat, maduresa i entusiasme.
• Capacitats: Comunicació i integració.

Estils de direcció

En funció de les capacitats i qualitats que posseeixin i com s’utilitzin, podem distingir diferents estils de direcció. En destaquem tres:

• Estil autoritari: El directiu decideix i ordena sense consultar amb els seus subordinats. Els empleats es limiten a obeir-lo. El grau d'autoritat és molt elevat.
• Estil participatiu: Els subordinats participen de manera cooperativa en les decisions. El directiu manté un equilibri entre l'autoritat i la llibertat dels seus empleats.
• Estil permissiu: Els empleats desenvolupen lliurement el seu treball, prenent les seves pròpies decisions, dins d'uns límits definits pel directiu. El grau d'autoritat és baix.

Teories sobre els estils de direcció

Teoria X: El directiu té la concepció següent dels seus subordinats:

• Tenen aversió al treball, el consideren un mal que s'ha de suportar i, per tant, treballen tan poc com poden.
• No tenen ambició, per la qual cosa no volen responsabilitats.
• Prefereixen rebre ordres.
• No volen canvis i prefereixen els mètodes coneguts.
• Necessiten que se'ls pressioni.

Els directius que tinguin aquesta concepció els dirigiran amb un estil de lideratge autoritari.

Teoria Y: El directiu veu els seus empleats com a persones que:

• Volen treballar, perquè el treball els estimula i els ajuda a realitzar-se.
• Creuen que l'energia que es desprèn amb el treball és tan natural com la que sorgeix amb el joc i l'esport.
• Tenen ambició, imaginació i creativitat.
• Volen responsabilitats i se senten responsables del seu treball.

Els directius exerciran un lideratge d'estil participatiu o permissiu.

Teoria Z:

• Compromís de treball per a tota la vida.
• Lentitud en l'avaluació i la promoció.
• Consens en la presa de decisions.
• Responsabilitat col·lectiva per l'èxit o el fracàs.
• Control informal i implícit.
• Total cura dels empleats (activitats socials, vacances, etc.).

La informació en l'activitat empresarial

La fiabilitat de les decisions preses en l’empresa està en funció de la quantitat i qualitat de la informació disponible.

Sistema d'informació

Un sistema d'informació és el mètode de gestió que, mitjançant la col·laboració entre persones, tecnologies i procediments, serveix per donar suport a la presa de decisions. S'encarreguen de:

• Executar processos d'informació repetitius.
• Donar dades per ajudar a la presa de decisions.
• Facilitar relacions recíproques entre els usuaris.

Flux d'informació interna

El flux d’informació és el procés d’intercanvi d’instruccions i comunicacions entre els membres d’una empresa (empleats, directius, clients, etc.). Ha de ser tan fluid i eficaç com sigui possible. Els factors que el condicionen són:

• La definició de les responsabilitats.
• El nivell d’interdependència.
• L’harmonització dels objectius.

La protecció de la informació

La informació confidencial és la que es vol protegir i l'accés a la qual només està permès a persones autoritzades. Normes per a la seva protecció:

• Restringir la informació únicament al personal necessari.
• Establir clàusules de confidencialitat.

La comunicació en l'activitat empresarial

Mentre que la informació és l’acció de donar una notícia per augmentar el coneixement, la comunicació és un procés en què dues o més persones es relacionen per intercanviar informació.

Comunicació interna i externa

• Comunicació externa: Processos entre l'empresa i entitats alienes a l'organització.
• Comunicació interna: Es produeix entre els membres de la mateixa estructura. El seu objectiu és la motivació i la bona relació. Es desenvolupa a través de:
  • Canals formals: Establerts per la política oficial de l'empresa.
  • Canals informals: Circulació espontània de la informació entre persones.

Els rumors dins l'empresa

Els rumors són especulacions sense dades que es transmeten habitualment de manera oral. Poden ser per motius:

• Empresarials: Deguts a canvis com fusions o trasllats, especialment si no hi ha informació transparent.
• Personals: Sorgeixen en espais comuns com la cafeteria o el menjador.