Guía de Inscripción y Trámites en la Seguridad Social para Empresas y Autónomos
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Inscripción de Empresas
A. Documentación Necesaria
- Impreso de inscripción por triplicado
- Si es persona física: NIF, pasaporte o documento equivalente. Si es jurídica: fotocopia de la escritura de constitución y NIF del representante legal.
- Póliza de accidentes de trabajo con el INSS o mutualidad.
- Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE).
- Altas en la Seguridad Social de los trabajadores.
B. Código de Cuenta de Cotización
La Tesorería de la Seguridad Social asigna un código de 10 cifras (tres partes):
- Número de orden de la provincia.
- Número correspondiente a la empresa.
- Código de control.
C. Variación de Datos y Cese de Actividad
Las empresas deben comunicar cualquier variación de datos a la Tesorería Territorial de la Seguridad Social en 6 días naturales. El cese de actividad (temporal o definitivo) debe comunicarse a la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o agencia territorial correspondiente, también en 6 días naturales, adjuntando partes de baja de los trabajadores.
Inscripción de Trabajadores Autónomos
Los trabajadores por cuenta propia que realicen habitualmente una actividad económica deben inscribirse en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos. El impreso a utilizar es el TA-521. El número de cuenta de cotización debe coincidir con el número de la Seguridad Social o el de afiliación.
Apertura de Centro de Trabajo
La no comunicación de apertura se considera falta leve, excepto si la actividad es peligrosa, insaludable o nociva, en cuyo caso será falta grave. La comunicación debe realizarse en los 30 días siguientes a la apertura. Si la comunicación es incompleta, se dará un plazo de 10 días para subsanar los defectos.
Afiliación y Alta de Trabajadores
La afiliación de los trabajadores es obligatoria, única y vitalicia. Se formaliza en el impreso oficial correspondiente y la efectúa la Dirección Provincial de la TGSS antes de la prestación de servicios.
A. Formas de Afiliación
Afiliación a petición de la empresa
Los empresarios deben solicitar la afiliación de sus trabajadores (a menos que ya estén afiliados) en la Tesorería de la Seguridad Social antes del inicio de la relación laboral.
Afiliación a instancia del trabajador
Si el empresario no afilia a un trabajador, este puede solicitar su afiliación directamente en la Tesorería de la Seguridad Social de su provincia.
Afiliación de oficio
Se realiza cuando la Inspección de Trabajo comprueba que no se ha cumplido con la obligación de afiliación.
B. Altas, Bajas y Variación de Datos de los Trabajadores
Altas
La afiliación inicial implica el alta en la Seguridad Social. Las altas se presentan antes del inicio de la relación laboral y se formalizan a nombre de cada trabajador. La Seguridad Social asigna un número de afiliación de 11 cifras (2 de provincia, 7 de inscripción, 2 de control).
Bajas y Variación de Datos
Las bajas y variaciones de datos deben comunicarse a la Seguridad Social en 6 días naturales tras el cese del trabajador.
C. Número de la Seguridad Social
La Tesorería General de la Seguridad Social asigna un número a cada ciudadano para su identificación. Es obligatorio solicitarlo para beneficiarios de pensiones u otras prestaciones.
D. Validez de la Tarjeta de la Seguridad Social
La tarjeta de la Seguridad Social acredita la identidad del titular ante entidades gestoras de la Seguridad Social, Tesorería General y Administraciones Públicas. Permite realizar operaciones sobre datos de afiliación, historia laboral, cotización y prestaciones económicas.
Libro Laboral
Tras comunicar la apertura del centro de trabajo, el empresario debe adquirir y diligenciar el libro de visitas.
A. Libro de Visitas
Es obligatorio para las diligencias de los inspectores de trabajo. El jefe de inspección lo diligencia en la primera hoja y sella todas las hojas. Debe conservarse durante 5 años mínimo desde la última diligencia.
B. Libro de Matrícula
Es opcional. Se inscriben los trabajadores al inicio de su relación laboral, con sus datos personales. Se realiza una nueva inscripción en caso de cambio de categoría profesional, anotando el número de matrícula anterior y el nuevo. Se anotan también las bajas, con fecha de baja, inscripción o último cambio de categoría.
Conservación de la Documentación
Las empresas deben conservar durante cuatro años los documentos de inscripción para la protección de accidentes y enfermedades profesionales, los documentos de afiliación de los trabajadores y los partes de alta, baja y comunicaciones de variación de datos.