Guia de Gestió Documental, Arxius i Bases de Dades

Els avantatges d'utilitzar bases de dades

• Utilització de menys espai en l'emmagatzemament de la informació.
• Fàcil accés a aquesta informació, fet que permet més comoditat en tasques d'ordenació, actualització, cerca i esborrat de les dades.
• Permet l'accés de diversos usuaris alhora en el cas de sistemes en xarxa.
• Fa possible l'intercanvi d'informació entre diferents sistemes informàtics, i s'eviten errors.
• Proporciona les eines adequades.

Gestió de carpetes de correu electrònic

• Safata d'entrada: s'hi emmagatzemen els missatges entrants.
• Safata de sortida: s'hi emmagatzemen els missatges que hem redactat i s'estan enviant.
• Elements enviats: conté els missatges que ja han estat enviats al servidor de correu.
• Elements eliminats: s'hi emmagatzemen els missatges esborrats fins que se suprimeixen definitivament.
• Esborranys: serveix per crear correus que s'emmagatzemen temporalment en aquesta carpeta, fins que decidim acabar de redactar-los i enviar-los definitivament.

El procés d'arxivament de documents

1. Revisar: fer una revisió prèvia, i rebutjar o destruir els documents que a la classificació.
2. Classificar: es classificaran segons el criteri escollit (alfabètic, numèric, etc.).
3. Arxivar: arxivar-se en diferents llocs segons la seva classificació, per la qual cosa ha d'anotar-s'hi una referència, per és, o arxivar fotocòpies en diverses parts. Cal fer l'anotació també en l'índex.
4. Prearxivar: els documents es col·locaran seguint el mateix criteri que el decidit en carpetes, mentre estiguin en ús.
5. Arxivar definitivament: i immediata, s'arxivaran definitivament al lloc que els correspongui.

Classificació segons el lloc físic de l'arxiu

• Arxiu centralitzat: els documents es troben en un únic lloc (arxiu) i són treballadors especialitzats els que distribueixen la documentació quan algun departament ho requereix. Aquesta especialització és un avantatge, perquè disminueix el temps de cerca i els errors de classificació, localització i col·locació dels documents. A més, com que està en un únic lloc, s'estalviarà espai i material.
• Arxiu descentralitzat: és freqüent que cada departament arxivi la seva pròpia documentació i, quan passa un temps els documents ja no s'utilitzen o perden vigència, es traslladen a un arxiu definitiu. Amb aquest sistema se suprimeix tenir un sistema de petició de documents.

Recomanacions per a l'ordenació de documents

Ordenació alfabètica de noms de persones

• Els noms de les persones s'ordenen pel seu primer cognom. Si hi ha coincidències entre cognoms de diverses persones, la classificació es farà pel segon cognom i el seu nom.
• Els noms i cognoms compostos es classificaran com si fossin un de sol.
• Els articles o les preposicions no se solen utilitzar com a paraula d'ordenació.
• Els noms estrangers, en classificar-los pel seu primer cognom, sí que es tenen en compte les partícules Du, Mac, etc.

Ordenació alfabètica de noms d'empreses

• La paraula per ordenar que se sol utilitzar és el nom de la denominació social.
• Normalment, no es tenen en compte ni les classificacions genèriques (societat, companyia, magatzems, etc.) ni les partícules o els articles.

Tipus de dades de caràcter personal

• Dades d'identificació (nom, cognoms, DNI, etc.).
• Circumstàncies socials i personals (estat civil, raça, religió, etc.).
• Dades sanitàries (expedient mèdic, malalties, etc.).
• Dades professionals o acadèmiques (titulació, situació laboral, etc.).
• Dades comercials (activitats, solvència, etc.).

Tècniques de plegatge i ensobrat de documents

El mode de plegatge en funció del document és el següent:

• Per a documents de mida A4 que no tinguin caràcter oficial: es dobleguen en tres parts, sempre amb el text o el contingut cap endins, perquè la capçalera quedi a la vista segons s'obre la carta.
• Les notes breus i la resta d'escrits curts: potser no sigui necessari que es pleguin; si cal fer-ho, es dobleguen per la meitat, vigilant que el text estigui cap endins.
• Les invitacions o salutacions: normalment estan impreses en paper de més gruix i qualitat, portaran un sobre especial, ajustat a la mida, i mai s'han de doblegar, tret que el format estigui dissenyat així.
• Els contractes o documents oficials: no han de doblegar-se; per a això, hauran d'introduir-se en un sobre d'unes mides que permetin no plegar el document.

Per a la realització de l'ensobrat, cal tenir en compte que, en funció del document, la mida del sobre pot variar.

Els models de sobres més utilitzats són els següents:

• Sobre americà: les mides són 110 x 220 mm. Pot ser amb finestra o sense; si la té, ha de permetre veure les dades del destinatari, estar situada al costat dret i tenir unes mesures de 45 x 100 mm.
• Sobre quartilla: les mides són 120 x 176 mm. No és freqüent que disposi de finestra.
• Sobre grans, senzills i encoixinats: n'hi ha de diferents mides: 229 x 324 mm, 260 x 360 mm i fins i tot més grans, per exemple, 250 x 350 mm. S'utilitzen per a documentació que no es pot doblegar. De vegades, aquest tipus de sobres tenen un plàstic o paper de bombolles (encoixinats) per si els documents o un petit objecte, com una memòria USB, CD, etc., necessitessin estar més protegits.