Guia de comunicació professional i reunions de treball

1. La comunicació en l'àmbit professional

1.4 La comunicació en el marc laboral

La comunicació és bàsica per poder moure's en el treball; és necessària perquè una empresa funcioni correctament.

• Interna: s'estableix entre els treballadors.
  • Ascendent: es dirigeix des de la base fins a la direcció.
  • Descendent: es dirigeix des del personal directiu fins a la base.
  • Horitzontal: es dona entre els treballadors del mateix nivell jeràrquic o entre persones que treballen en diferents nivells i no tenen dependència directa.
  • Formal: és estructurada.
  • Informal: no estructurada, és espontània i es basa en les relacions interpersonals.
• Externa: enllaça l'empresa amb el seu entorn.

1.5 La comunicació verbal

Comprèn la comunicació oral i escrita. En la comunicació oral usem la llengua parlada. Aspectes clau a tenir en compte:

• Situació de la comunicació.
• El missatge i les seves dificultats.
• Estratègies d'exposició.
• El receptor.
• Estratègies de comunicació assertiva.
• L'ús del telèfon.
• L'entrevista.

1.7 Barreres i interferències en la comunicació

Segons la direcció del missatge:

• En la comunicació descendent: estil de comandament autoritari i dimensió excessiva de l'empresa.
• En la comunicació ascendent: falta d'actitud d'escolta dels comandaments, subordinats que no transmeten la informació, massa baules en la cadena de comandament i conflictivitat laboral.
• En la comunicació horitzontal: ús de llenguatges diferents i falta d'iniciativa.

Els filtres: amb els filtratges, certes informacions no passen o ho fan de manera fragmentada.

2. Reunions de treball

2.3 Tipologia de reunions de treball

• Segons el nombre de participants: petites, mitjanes o massives.
• Segons la freqüència: esporàdiques o de durada continuada.
• Segons el contingut o temàtica: d'informació descendent, ascendent o horitzontal.
• Segons el moment: final de jornada o inici de jornada.
• Segons l'objectiu: per conèixer un grup de persones i formar un equip de treball.
• Segons el caràcter: formals i informals, o privades i públiques.
• Formats diversos: congressos, jornades, cursos, seminaris, grups de treball, tallers i xerrades.

2.4 Etapes de les reunions de treball

• Planificació: establir objectius i prendre la decisió de realitzar o no la reunió.
• Preparació: concretar el programa de treball.
• Execució: acollir els participants, presentar el tema i moderar el debat.
• Resum, registre i avaluació.

2.8 Tècniques de treball en equip

• Grups nominals.
• Mètode Delphi.
• Pluja d'idees (Brainstorming).
• Arbres de decisió.
• Role-playing.
• Business Game.
• Phillips 66.

2.9 Criteris d'avaluació

Quant a:

• Objectiu o finalitat de la reunió.
• Participants i qualitat de la discussió.
• Presa de decisions i comeses assignades.
• Mitjans auxiliars i recursos audiovisuals.
• Gestió del temps.
• Problemes de procediment.