Guia de la Comunicació Escrita i Comercial a l'Empresa

Característiques de la comunicació escrita

• Comunicació diferida: Els moments de transmissió i recepció són distints en el temps. No permet la retroalimentació immediata, per la qual cosa hem de redactar el missatge de manera clara i precisa.
• Complexitat en la construcció: És més complicat construir el missatge perquè no podem emprar gestos; per tant, hem de tenir més coneixement i domini de les paraules.
• Correcció gramatical: Hem de construir frases i expressions d'una manera gramaticalment correcta; no podem utilitzar les mateixes expressions que en la comunicació oral.
• Difusió múltiple: Permet enviar missatges de forma múltiple i simultània.
• Durabilitat: El suport assegura la durabilitat del missatge en el temps i serveix de comprovant.

La comunicació escrita a l'empresa

Característiques principals:

• L'empresa necessita relacionar-se i comunicar-se amb altres entitats privades i públiques per mantenir una relació amb el seu entorn laboral i social.
• La base d'una comunicació eficaç en els documents que generen les empreses és la claredat d'idees.
• Una empresa necessita elaborar escrits per diversos motius:
  • Aclarir aspectes importants del negoci.
  • Suggerir, proposar o intentar convèncer altres persones.
  • Sol·licitar alguna cosa.
  • Informar altres persones de les nostres accions.

Normes de comunicació

Quan s'escriu una carta comercial, cal complir un conjunt de normes:

• Expressar adequadament i d'una manera ben clara els assumptes que s'han de tractar.
• Evitar un nombre de paraules excessiu i no fer faltes d'ortografia.
• Fer servir un vocabulari ampli i utilitzar sinònims per evitar repeticions.
• Tractar de manera individualitzada els diferents assumptes.
• Evitar les frases amb massa formulismes.

Característiques de la correspondència comercial

• És el sistema de comunicació escrita que utilitzen les empreses, tant en l'àmbit intern com extern, en les seves diferents activitats mercantils.
• Tenir cura de la presentació, l'aspecte de la correspondència i la forma d'expressar-nos és indispensable per donar una bona imatge de l'empresa.
• S'estableix una relació comercial o empresarial amb els clients, col·laboradors i altres empreses.