Guia completa sobre reunions, congressos i més

Tipus de reunions i esdeveniments

Reunions

Reunió: procés de trobada que desenvolupen unes persones que coincideixen en circumstàncies determinades i concretes per tractar un tema que els interessa. És un conjunt de persones que comparteixen tema, espai i temps per:

• Solucionar problemes
• Transmetre informació
• Fomentar el contacte personal
• Generar noves idees
• Desenvolupar cursos de formació
• Prendre decisions

Característiques:

• Un conjunt de persones
• Un mateix tema per dialogar
• Un procés
• Compartir un temps determinat
• Necessita un espai adequat

Elements de les reunions

Subjectes

Totes les persones són part activa, però es diferencia qui la convoca i qui assisteix.

Objecte

Motiu pel qual s'organitza la reunió; tenir clar l'objectiu.

Temps

Parlem del moment en què es convoca i la quantitat de temps que caldrà; tots dos aspectes són decisius en l'èxit.

Lloc

Espai físic que cal valorar:

1. Distància dels participants
2. Condicions de l'espai: amplitud, llum i distribució de la sala

Objectiu i temàtica

Objectiu: ens referim al que volem aconseguir. Aquests objectius poden ser molt diferents i variats, com ara objectius generals, específics, particulars, laborals, polítics, informatius, formatius o empresarials. La persona que dirigeix ha de tenir clar l'objectiu.

Tema: ens referim a l'assumpte concret que els participants han de tractar.

Tipus de reunions

Segons el nombre de participants:

• Reunions petites
• Reunions grans

Segons la freqüència:

• Reunions esporàdiques
• Reunions de durada continuada

Segons la temàtica o contingut:

• Reunions d'informació (3 tipus): ascendent, descendent, horitzontal
• Reunions per prendre decisions o generar idees

Altres tipus de reunions:

• Reunions de superposició
• Reunions per aconseguir un equip de treball
• Esdeveniments corporatius

Congressos

Trobada de persones per debatre un tema concret o informar-se'n. Acostuma a congregar professionals de la mateixa branca. S'organitza per a un nombre elevat de professionals.

Durada: cap de setmana, una setmana, o a vegades més d'una setmana, segons els continguts.

Es desenvolupa en: una sala d'actes amb capacitat suficient.

Àmbit territorial: regional, nacional o internacional.

Jornades

Trobada per tractar un tema concret. Més de 70 participants.

Durada: un dia per informar d'un tema, de vegades més temps depenent.

Normalment en: una sala d'actes o una sala de reunions de gran capacitat.

Àmbit: local, regional o nacional, però en general depèn de la durada.

Cursos

Trobada amb finalitat didàctica o formativa per ampliar coneixements sobre un tema.

Nombre de participants: depèn del nombre de persones a les quals es pretengui arribar.

Durada: el temps que es consideri necessari per estudiar la temàtica proposada.

Espai: una sala preparada per aprendre i prendre notes amb comoditat.

Àmbit: molt variable.

Seminars

Reunió d'especialistes sobre un tema concret per estudiar-lo, intercanviar informació o aprofundir en els coneixements.

Nombre de participants: entre 8 i 20 per poder treballar en comú.

Durada: una o dues setmanes.

Espai: una sala de reunions on els participants puguin veure's bé per intercanviar la informació.

Àmbit: destinat a professionals que treballen en un àmbit proper que els permeti trobar-se amb freqüència.

Grups de treball

Reunió d'un grup de persones per treballar sobre un tema concret. Un cop acabat el tema es dissol, tret que sigui un grup amb treball indefinit.

Nombre de participants: de 6 a 15 persones.

Durada: permanent o temporal.

Espai: local preparat amb el material necessari per al treball a desenvolupar.

Àmbit: local empresarial.

Tallers

Un conjunt de persones es reuneixen per realitzar un treball pràctic sobre un tema concret.

Nombre de participants: de 6 a 15 persones.

Durada: de durada temporal entre un cap de setmana i una setmana com a màxim.

Lloc: amb prou espai per poder treballar.

Àmbit: local. En certes ocasions, pot tenir caràcter regional o nacional.

Xerrades

Un grup de persones es reuneixen a voluntat d'una altra persona, experta en una matèria, per escoltar-la. Si és una reunió molt formal, s'anomena conferència.

Nombre de participants: de 15 a 60 persones.

Durada: d'una sessió o diverses, però puntuals en el temps.

Lloc: es pot desenvolupar en una gran sala o en una sala normal, segons el nombre d'assistents.

Àmbit: molt variable.

Organització de reunions

Com s'organitza una reunió?

Planificació

Fixar objectius, valorar la seva convocatòria, decidir si es porta a terme.

Preparació

Concretar el programa, preparar la documentació, concretar el lloc, la data i durada, enviar convocatòria.

Execució

Requereix una bona organització.

Resum i enregistrament

Elaboració d'un informe.

Avaluació

S'han complert els objectius?

Mitjans i pautes per organitzar reunions

Recursos per preparar una reunió

• Recursos econòmics: despeses, ingressos
• Recursos humans: coordinador, moderador, secretari
• Recursos tècnics: canó de vídeo i pantalla, ordinadors, retroprojectors, etc.
• Sala de reunions: lloc de la sala, disposició de taules i cadires

Tipus de taules

• El·líptica
• Circular
• En forma de V
• En forma de U
• Rectangular

Conceptes bàsics

Convocatòria: document que serveix per comunicar la celebració d'una reunió. Inclou informació com qui anirà, quan serà, on serà, i els temes a tractar.

Coordinador: persona que posarà en marxa la reunió, la gestionarà, acollirà els assistents, els informarà dels temes a tractar i moderarà quan no hi hagi una persona encarregada per això.

Fòrum: reunió sobre temes d'actualitat que es fa davant d'un auditori que a vegades participa en la discussió.

Junta: reunió on es tracta algun assumpte interessant.

Moderador: persona encarregada de que la reunió es desenvolupi en l'horari correcte, que reparteix la paraula i que tracta de que el transcurs de la reunió no surti del tema del que tracta.

Registre: document on s'anoten fets o situacions relacionats amb la reunió.

Extraversió: manifestació de la manera de ser d'una persona que s'expressa a través d'algun sentit.

Reunió d'encavalcament: són les reunions que es fan a diari entre el final de la jornada d'uns treballadors i el començament de la jornada del torn següent.