Guía Completa sobre Organización y Motivación en la Empresa

Etapas del Proceso de Planificación

1. Análisis de la situación de partida: Análisis de la situación actual de la empresa y de su entorno.
2. Fijación de los recursos: Se marcan los objetivos, tanto los generales como los específicos, es decir, las metas que se quiere alcanzar.
3. Creación de alternativas o determinación de las líneas de actuación: Se definen los diferentes caminos que lleven a la empresa hacia los objetivos propuestos.
4. Evaluación de las alternativas: Consiste en evaluar y analizar cada una de las líneas de acción, es decir, estudiar los puntos fuertes y débiles, y evaluar los costes, los riesgos, las dificultades que hay que superar, etc.
5. Elección de una de las alternativas: En esta etapa se decide qué plan se ejecutará.
6. Control y determinación de desviaciones: Aunque se haya escogido una alternativa con la seguridad de que es la mejor, es posible que la realidad evolucione de forma diferente y esta alternativa no funcione como se esperaba.

La Motivación en el Trabajo

Algunos de los incentivos que utilizan las empresas son los siguientes:

• El dinero: Sirve básicamente para satisfacer necesidades de consumo, es decir, de compra. Todas las personas tienen necesidades vitales y para adquirir estos bienes hace falta dinero.
• Las expectativas de futuro: Cuando el trabajador tiene posibilidades de mejorar y de ascender en su lugar de trabajo, y cuando sus esfuerzos tienen algún tipo de repercusión profesional, está más motivado.
• Reconocimiento del trabajo: Se debe tener en cuenta el esfuerzo que hace cada persona en su puesto de trabajo, con independencia del lugar que ocupa en la empresa, y es necesario recompensarlo de alguna manera.
• Colaboración en el trabajo: Se han de otorgar tareas de responsabilidad, delegar funciones, hacer que los subordinados participen en los problemas de la empresa, solicitar su opinión… de manera que los trabajadores se sientan parte de la empresa y noten que su colaboración es necesaria para el funcionamiento de esta.

Etapas de la Función de Organización

Para diseñar un buen sistema de organización se deben considerar los siguientes aspectos:

1. La jerarquía de los mandos: Definir quién controla y ejecuta las tareas dentro de la empresa.
2. Las funciones o los objetivos destinados a cada nivel de mando y a cada persona: Han de ser claros y concretos.
3. Canales de autoridad y responsabilidad: Cada persona, además de saber qué tiene que hacer, debe saber a quién tiene que obedecer; por tanto, son necesarios canales de autoridad y de responsabilidad bien delimitados.
4. Vías de comunicación: Debe haber vías de comunicación en todos los sentidos, es decir, entre departamentos con cargos superiores o inferiores de la misma empresa y hacia el exterior.

La Comunicación en la Empresa

La comunicación interna de la empresa puede ser vertical, es decir, ascendente o descendente, y horizontal.

Comunicación Interna Vertical

• Comunicación ascendente: Es la que se forma verticalmente de abajo hacia arriba, es decir, se origina en los empleados y finaliza en los directivos. La finalidad de este tipo de comunicación es que los mandos o directivos conozcan los problemas de los trabajadores.
• Comunicación descendente: Tiene su origen en los directivos y su fin en los trabajadores. Es más habitual que la ascendente. Su finalidad es informar a los trabajadores o subordinados de los objetivos de la empresa.

Comunicación Interna Horizontal

Es la que se origina entre personas que están en un mismo nivel jerárquico, es decir, entre personas de distintos departamentos.

Funciones del Directivo

En el nivel de gestión, el directivo tiene las siguientes funciones:

• Elegir las tareas que se han de realizar: Es decir, realizar una clasificación de todos los pasos necesarios que se han de realizar para la consecución de los objetivos.
• Transmitir dichas tareas a los trabajadores que tienen a su cargo.
• Dar instrucciones a los trabajadores para que puedan realizar las tareas con métodos y procedimientos correctos.
• Crear situaciones de trabajo favorables, con la finalidad de motivar a los trabajadores.

Hay diversos estilos de dirección y, según se dirija de una manera u otra, se puede aumentar o disminuir el rendimiento de las personas que están bajo ese mando. Los estilos de dirección se sitúan normalmente en límites extremos.