Guia completa de gestió documental i arxiu d'oficina

Abecedari

A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z

Classificació d'arxiu

Elements materials d'arxiu

• Espai disponible: Si és limitat, pot ser millor un arxiu centralitzat o triar mobiliari adaptat.
• Proximitat d'ús: Els documents més utilitzats han d'estar més a prop. Els menys necessaris passen a arxius semiactius o inactius.
• Tipus de documentació: Cada document s'ha de guardar segons el seu ús (expedients en carpetes, formularis a mà).
• Volum d'informació: El mobiliari té capacitat limitada, però sovint és ampliable amb mòduls.

Material d'arxiu

• Carpetes simples, subcarpetes o dossiers: Són de cartolina i serveixen per agrupar documents relacionats amb un mateix tema.
• Carpetes penjants: De cartolina, tenen una guia per penjar-les en mobles especials. S'utilitzen sobretot per a expedients i inclouen pestanyes amb etiquetes per identificar-ne el contingut.
• Carpetes classificadores: De plàstic o cartró, la seva principal característica és que estan dividides en compartiments. N'hi ha en forma d'acordió.
• Carpetes amb funda: De plàstic, amb fundes transparents a l'interior.
• Carpetes de palanca: Tenen anelles per afegir documents amb forats, perquè no caiguin ni es desordenin.

Mobiliari d'arxiu

• Mobiliari per a carpetes penjants: Metàl·lics, disposen de calaixos amb guies per subjectar les carpetes. Exemple: factures recents, expedients de clients en curs.
• Prestatgeries: De diversos materials. Des d'una única lleixa subjectada a la paret fins a estructures metàl·liques. Exemple: arxius d'anys anteriors.
• Armaris sobre rails: Per a grans instal·lacions com l'arxiu municipal. Ofereixen seguretat contra incendis o desastres meteorològics. Exemple: registres antics, documentació històrica.
• Armaris de seguretat: Poden ser resistents al foc; són recomanables per guardar documentació important de l'empresa. Exemple: documents legals, contractes originals.

Drets sobre les dades personals

Dret a ser informat sobre l'ús i la finalitat de les dades.

• Dret d'accés: Per conèixer l'existència dels tractaments de les dades.
• Dret de rectificació: Per comprovar l'exactitud de les dades.
• Dret de cancel·lació: Per donar de baixa les dades innecessàries.
• Dret d'oposició: Al seu tractament, si hi ha un interès preferent.

Drets ARSULIPO

• A (Accés): Saber quines dades tenen sobre tu.
• R (Rectificació): Corregir dades incorrectes.
• S (Supressió): Demanar que eliminin les teves dades.
• U (Limitació): Restringir l'ús de les dades.
• P (Portabilitat): Rebre les teves dades i traslladar-les a un altre responsable.
• O (Oposició): Oposar-te al tractament de les teves dades.

Registre d'entrada i de sortida

• D'entrada: És on s'anoten tots els documents que arriben.
• De sortida: És on s'anoten tots els documents que l'organització envia cap a fora.