Gestión de Recursos Humanos en Proyectos: Planificación, Calidad, Costos y Toma de Decisiones

Gestión de Recursos Humanos y Costos en Proyectos

1. Rol y responsabilidad de un coordinador de Recursos Humanos

En el proyecto se encuentra la etapa de planificación. Diferencie con un ejemplo concreto rol y responsabilidad.

El rol es el puesto que tiene dentro de la organización, por ejemplo, directora de proyecto. Las responsabilidades son las tareas que se le asignan, como la coordinación de los grupos de trabajo, la supervisión de las entregables, el control de costos y tiempos, etc.

2. Importancia de la estimación de recursos humanos

Justifique por qué dentro del proyecto se relaciona la etapa de estimación de recursos humanos. Dé un ejemplo al respecto.

La etapa de estimación de recursos humanos se relaciona porque, sabiendo que todas las personas que trabajan dentro de la organización son diferentes, piensan distinto y actúan distinto, debemos saber cómo manejarlas. Tenemos fortalezas que debemos potenciar y debilidades que debemos suplir. Además, es muy importante detectar que motiva a los trabajadores para poder lograr que cada uno saká lo mejor de sí mismo.

Ejemplo: En un equipo de trabajo, debemos lograr que las personas se sientan cómodas en su ambiente de trabajo, cuidando la comunicación entre ellos, incrementando la motivación de trabajo y haciéndolos sentir parte.

3. Herramienta de desvío estándar en el área de conocimiento de la calidad

Indique con qué área de conocimiento del proyecto se relaciona la herramienta de desvío estándar. Indique para qué sirve esta herramienta.

La herramienta de desvío estándar se relaciona con el área de conocimiento de la calidad. Esta herramienta forma parte de las herramientas y técnicas básicas de la calidad, específicamente del histograma. El desvío estándar nos ayuda a analizar las respuestas del histograma, para ser más precisos, la dispersión de las opiniones del público.

4. Grupo de procesos al que pertenece el aseguramiento de la calidad

Determine a qué grupo de procesos pertenece el aseguramiento de la calidad y justifique su respuesta.

El aseguramiento de la calidad pertenece al proceso de ejecución. El control de calidad generalmente es la responsabilidad del equipo específico que pone a prueba el producto a fin de identificar defectos. La autoevaluación, la auditoría y la planificación de procesos son ejemplos de aseguramiento de la calidad.

5. Concepto de mejora continua

Explique con un ejemplo concreto qué se denomina mejora continua dentro de un sistema de gestión de calidad.

El concepto de mejora continua hace referencia a la constante actualización de los procedimientos; nada es estático. Los procedimientos no son estáticos, y ya no se piden las mismas cosas en los eventos, varía todo el tiempo.

Ejemplo: Actualmente, en época de COVID, las personas en las recitales, festivales, reuniones piden protocolos, mantener distancias, desinfectantes en diferentes espacios, food trucks de comida.

6. Gasto real del proyecto

Determine el gasto real del proyecto si el CPI es de 0,85 y el valor del trabajo realizado es de $225.000.

225.000 / 0,85 = AC = 264.705

7. Significado del CV

Justifique qué significa el CV cuando es mayor a cero.

Cuando el CV es mayor a cero, significa que el gasto es menor a lo previsto.

8. Presupuesto actualizado

Si al dinero que falta para terminar un proyecto es de $125.000, determine el presupuesto actualizado si el gasto acumulado real a la fecha es de $50.000.

125.000 = X - 50.000

X = 175.000

ETC = EAC - AC

9. Costos fijos a largo plazo

En un proyecto, a largo plazo, no existen costos fijos. ¿Verdadero o falso? Justifique.

Verdadero, porque siempre va a existir algún factor que afecte al gasto de mi proyecto, así sea solo la inflación.

10. Forma de "S" de la línea base de costos

Explique por qué la línea base de costos, en general, tiene forma de "S" en un proyecto.

Porque la línea tiene diferentes etapas de crecimiento. En la primera hay un aumento de tipo cráter (100 %). Después pasa a ser decreciente (100 %), cuando llega al punto de inflexión. Después sigue aumentando a menor ritmo. Todo esto es porque al principio el gasto mucha plata y a medida que me acerco al final del proyecto, decrece.

11. Porcentaje de trabajo realizado

Indique cómo representar mediante una fórmula el % de trabajo realizado en un proyecto.

El porcentaje de trabajo realizado se calcula como: EV (tareas realizadas a costo previsto) / BAC (presupuesto total estimado previo al inicio del proyecto).

% Tareas realizadas = EV / BAC

12. Planificar recursos vs. asignar recursos

Diferencie con un ejemplo concreto qué es planificar recursos y qué es asignar recursos.

La planificación de recursos es la estimación de cuáles son los recursos que voy a necesitar en mi proyecto. Un ejemplo de esto podría ser armar un diagrama de costos por sector para calcular los presupuestos generales necesarios. Mientras que la asignación de recursos se refiere a la repartición de recursos en las distintas áreas. Un ejemplo de esto podría ser la división efectiva del personal voluntario dentro de las distintas áreas del proyecto.

13. Tomar decisiones según la evidencia

Ejemplifique cómo tomar decisiones en función de la evidencia dentro del proyecto y con qué área de conocimiento se relaciona.

Se relaciona con el área de conocimiento de la gestión de calidad. Todo en calidad se sustenta en datos e información, utiliza mucho la estadística y el control numérico. No podemos suponer qué quiere la gente, sino que todo se basa en encuestas y análisis de mercado, ya que siempre las empresas nos preguntan si estamos conformes con sus servicios y puntuamos su servicio.

Ejemplo: Su supermercado cree que debe aumentar el sector de panadería en el local, no basado en sus creencias sino basado en la cantidad de tiempo que las personas pasan allí, si consumen mucho o poco, a través de encuestas.

14. Necesidades de información de los stakeholders

Explique brevemente qué son las necesidades de información de los stakeholders y por qué es importante tenerlas en cuenta. Dé un ejemplo al respecto.

Las necesidades de información de los stakeholders se refieren al dónde/cuándo/qué/quién tiene las diferentes partes involucradas en mi proyecto de recibir algún tipo de comunicación al respecto acerca del desarrollo del mismo. Es un factor muy importante a tener en cuenta, ya que una mala comunicación con los stakeholders puede generar que se vayan del proyecto o que no se encuentren satisfechos con el mismo.

Ejemplo: Esto podría suceder si estoy realizando un festival y no comparto información sobre fechas y cronogramas con mi público; eventualmente, lo más probable es que se sienta excluido y termine desistiendo de asistir al evento.

El cliente es fundamental. Si descuidamos a los stakeholders, el cliente y las partes interesadas pagan. Ejemplo: en un recital en el estadio River, la gente quedó maravillada con el evento, pero los vecinos se quejaron por la suciedad, el ruido y la cantidad de personas. Si atendemos solo al cliente, los que disfrutan, descuidamos a los stakeholders, la comunidad donde hicimos el recital, y si los descuidamos pueden demandarnos y crear una estadística negativa que puede perjudicarnos mucho.

15. Sistema de costos recomendable con poco presupuesto

El director de un proyecto tiene muy poco presupuesto asignado para la etapa de costos. ¿Qué sistema de costos recomendaría aplicar?

Recomendaría aplicar el sistema de estimación por analogía, ya que si bien no es el más exacto, es el más barato. La estimación de arriba hacia abajo significa utilizar el costo de "un proyecto base" de referencia a nuestro. Suele utilizarse en las fases más tempranas del proyecto cuando se desconoce mucha información. La técnica más barata, por lo general, es la menos exacta.

Es más fiable si los proyectos anteriores utilizados:

• Son muy similares en su forma y manera de ejecución.
• Los proyectos previos han sido debidamente documentados.
• Los directivos tienen la suficiente experiencia para extraer dicha información.