Gestión Integral de Proyectos: Planificación, Ejecución y Control

Planificación de Proyectos

¿Qué y Cómo Planificar?

A partir del alcance del proyecto, la planificación establece las bases para su desarrollo, abarcando todos los aspectos involucrados y las fases de la función directiva.

Organización del Proyecto

¿Quiénes Participan?

La organización implica la disposición adecuada de medios y recursos para alcanzar los objetivos. Se definen estructuras, funciones, relaciones y responsabilidades, así como los sistemas y métodos necesarios para un desempeño eficaz. Incluye el comportamiento y desarrollo organizacional.

Programación del Proyecto

¿Cuándo se Ejecuta?

En esta fase, se estima el comportamiento de las variables básicas y los parámetros. Se establece la secuencia de actividades y sus fechas, valores monetarios y su distribución en el tiempo, y las condiciones para que el proyecto cumpla sus objetivos técnicos y de funcionamiento.

Coordinación del Proyecto

La coordinación concreta lo establecido en la planificación y programación, mediante la actuación de la organización dispuesta.

Control del Proyecto

El control verifica el alcance y grado de completitud del proyecto, comparando lo previsto con lo realmente acontecido y la evolución futura, para la toma de decisiones.

Integración del Personal

Se integra al personal idóneo y capacitado para ejecutar el proyecto, en la cantidad adecuada para cumplir con los objetivos.

Tipos de Proyectos

Proyecto Singular

Son proyectos únicos, esporádicos, con largos plazos de gestación y realización. Los propietarios son entidades gubernamentales o multinacionales que invierten cuantiosos recursos y requieren sistemas de dirección complejos, tecnologías de punta y la concurrencia de especialistas, consultores, proveedores y contratistas. Producen un gran impacto económico, social y natural.

Proyecto Normal

Son proyectos no singulares, donde predomina una especialidad de ingeniería. El diseño suele estar terminado antes de la ejecución, y generalmente son ejecutados por un solo contratista en un período corto.

Proyecto Complejo

Son proyectos no repetitivos, situados lejos de centros urbanos y de suministro. Los propietarios requieren disponer de ellos en breve plazo, lo que produce una concentración de recursos, inversiones importantes a corto plazo e impacto en el medio económico y natural. Incorporan tecnologías recientes y la concurrencia de diversas especialidades de ingeniería y construcción. Las duraciones se expresan en meses o años, dependiendo de la magnitud.

Estos planes sirven como herramienta de control e información para la administración superior del proyecto (dueño o mandante), representando avance físico, de costos y proyección futura.

En la planificación táctica y operacional, los niveles son más detallados (EDP con mayores niveles, como nivel 6), incorporando más actividades en la carta de barras. Esta información, si es excesiva, debe subdividirse. Estos planes son utilizados por los administradores directos de la obra.

Programas del Proyecto

Programa de Metas

Desarrollado en etapas preliminares para la planificación estratégica. Contiene datos globales sobre las principales áreas del proyecto, un cronograma y, posiblemente, curvas de control. Contiene datos globales sobre las principales áreas o sectores del proyecto.

Programa Maestro

Instrumento clave de programación para el director de obra o proyecto, abarcando todas las etapas y unidades. Proporciona información básica sobre hitos de comienzo y término, avances físicos, avances en costo, curvas de control, tanto programados como reales. Sirve para la toma de decisiones en terreno (planificación táctica y/u operacional). Se refiere a todas las etapas y unidades del mismo.

Programa de Ejecución

Corresponde a los programas de actuación de cada etapa (ingeniería, adquisiciones, construcción y puesta en marcha), basados en el programa maestro. Son realizados por quienes ejecutan las actividades y sirven para tareas específicas.

Programa de Tareas

Son programas de corto plazo, basados en los programas de ejecución, que cubren períodos semanales o quincenales. Sirven para la activación y control del proyecto.

La planificación debe actualizarse permanentemente, ya que implica tomar decisiones anticipadas sobre un futuro incierto. Sin planificación, no es posible realizar seguimiento ni control adecuados, ya que se necesita una base de referencia para comparar el desempeño actual con el deseado.

Métodos de Planificación

• Método de diagrama de precedencias (CPM)
• Técnicas probabilísticas de evaluación (PERT)
• Métodos de líneas de Balance (LOB)
• Programación Rítmica

Ciclo de Vida de un Proyecto

Todos los proyectos tienen un ciclo de vida, desde la identificación de una necesidad hasta el cumplimiento de los objetivos y el inicio de la explotación del negocio.

Etapas Principales

• Conceptualización
• Definición
• Desarrollo
• Ejecución
• Término o cierre

Niveles de Planificación

Es importante determinar el nivel de planificación:

• Estratégica
• Táctica
• Operacional

La planificación estratégica considera los aspectos globales del proyecto y su enfoque general. Utiliza una división gruesa de las actividades y se enfoca en los objetivos generales y la forma de lograrlos.

La planificación táctica o de mediano plazo se preocupa por un nivel más detallado del proyecto y su definición. Corresponde a la planificación de las actividades de trabajo específicas.

La planificación operacional o de corto plazo se encarga del detalle de cómo ejecutar las tareas necesarias para materializar las actividades definidas en los niveles anteriores. La planificación es un proceso de descomposición del proyecto en niveles cada vez más detallados.

Para cada nivel existe una herramienta (programa) que lo representa, y debe haber coherencia entre ellos.

El control genera información desde el nivel operacional, que debe agregarse para generar información útil a los niveles superiores y permitir un adecuado control y toma de decisiones. Esta información y agregación también debe ser coherente.

Para ello, se definen las EDP (Estructura de Desagregación de Proyecto), también conocidas como ESP (Estructura de Subdivisión de Proyecto) o WBS (Work Breakdown Structure), que grafican la información relevante del proyecto, identificando actividades, tareas, su secuencia, relaciones, ordenamiento y duraciones. Esto genera los Programas del proyecto.

En la planificación estratégica, los primeros planes generales se generan como diagramas de barras, subdividiendo el proyecto en secciones globales que indican los principales elementos de trabajo (EDP a nivel 1 o nivel 3 como máximo).

Esta visualización de largo plazo permite apreciar las relaciones entre los componentes principales y definir los objetivos generales, complementándose con hitos (milestones) críticos o puntos de control.