Gestión de Información y Documentación en las Administraciones Públicas

I. Características específicas de la información en las administraciones públicas

Existen cinco características fundamentales que definen la información dentro del ámbito de las administraciones públicas:

• Importancia de la información retrospectiva: Relevancia de los datos históricos para la gestión actual.
• Abundancia de datos internos: Gran volumen de información generada por la propia institución.
• Gran volumen de datos: Manejo masivo de registros y expedientes.
• Urgencia en los requerimientos: Necesidad de respuestas rápidas ante solicitudes oficiales o ciudadanas.
• Interdependencia de conceptos y métodos: Conexión intrínseca entre las diferentes áreas y formas de trabajo.

¿Qué son las redes?

Se definen como conjuntos de personas y/u organismos entre los que tienen lugar intercambios de información de modo organizado y regular, con el fin de compartir tareas y multiplicar recursos.

¿Qué es la teoría de juegos?

La teoría de juegos se compone de escenarios de hipótesis de carácter matemático y estadístico. Se basan en los posibles comportamientos estratégicos de distintos agentes en escenarios en los que ninguno de ellos posee una información completa y desconoce tanto la información como la forma de actuar de los demás.

¿Qué es un mapa de riesgo?

Los mapas de riesgo son estudios sobre las posibilidades y previsiones de perjuicio en la evolución de acontecimientos futuros. Funcionan como indicativos de la vulnerabilidad de una situación. Es un proceso continuo que consiste, en primer lugar, en identificar en qué consiste una amenaza, lo que conlleva a identificar sus elementos componentes.

¿Qué es un sistema de información?

Un sistema de información es un conjunto de personas, equipamientos y procedimientos que hacen posible trabajar con datos y demandas informativas. Estos sistemas están sujetos a una jerarquía con una dirección o coordinación que establece una organización.

Diferencias entre informes y dossier

10.1. Informes

Los informes son documentos secundarios que se elaboran a partir de una necesidad concreta. Su estructura se divide en:

• Introducción.
• Descripción de contenido.
• Consideraciones.
• Conclusiones.

Su elaboración se realiza en tres pasos:

1. Análisis de consulta.
2. Investigación y obtención de informaciones.
3. Análisis y sistematización de la información.

10.2. Dossier

El dossier es la forma más completa y desarrollada de elaboración de productos y servicios de información. Utiliza todo tipo de información de diversas fuentes y se consideran documentos terciarios. Se realizan siguiendo cinco pasos:

1. Estructura: Antecedentes, estructura de información parlamentaria, normativa, jurisprudencia, etc.
2. Fuentes de información: Identificación de fuentes prioritarias y complementarias.
3. Tareas: Definición de las acciones a ejecutar.
4. Elaboración física: Compilación y formato del documento.
5. Síntesis informativa: Resumen ejecutivo de los datos obtenidos.

Limitaciones legales al acceso a la información en España

Las limitaciones establecidas por la legislación española para el acceso de los ciudadanos a la información y la documentación de las administraciones públicas se fundamentan en el siguiente marco normativo:

• Constitución Española.
• Reglamento del Congreso de los Diputados del 10 de febrero de 1982.
• Ley 7/1985, reguladora de las Bases del Régimen Local (específicamente los artículos 69 y 77).
• Ley 19/2013 de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.