Gestión Eficiente de la Información Documentada en Sistemas de Calidad

Información Documentada

¿Para qué sirve?

• Resolver problemas.
• Aumentar la capacidad de sus procesos.
• Innovar para adaptarse a los cambios del entorno.

¿De qué depende su extensión?

• El tamaño de la organización.
• El tipo de actividad que realiza, y los productos y servicios que ofrece.
• La complejidad de sus procesos y sus interacciones.
• La competencia de las personas.

¿De qué hay que asegurarse al elaborarla y actualizarla?

• La identificación y descripción adecuada.
• Que el formato y medios de soporte sean los más eficaces.
• Que la documentación esté convenientemente revisada y aprobada con respecto a su conveniencia y adecuación a la norma.

¿Para qué se debe controlar?

• Para asegurar que se encuentre disponible y sea la idónea.
• Para que se proteja de forma eficaz.

Registros (Pirámide Documental)

¿Qué son?: Es el documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades realizadas.

Utilidad: Sirven para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.

¿Para qué se puede usar?: Se utiliza para realizar estudios estadísticos que brinden información sobre la capacidad de los procesos para tenerlos bajo control. Es importante destacar que el registro no se revisa.

Instrucciones de Trabajo

Se refiere a todo tipo de documentación técnica en la que se describen, de forma específica y ordenada, los pasos para realizar un trabajo o actividad.

¿Quién las redacta?: Un equipo compuesto por el personal encargado de la actividad.

¿Dónde deben estar ubicadas?: Deben estar visibles físicamente en el puesto de trabajo del operario.

Procedimientos

Documento donde se describe cómo se realizan las actividades.

Formatos de los procedimientos:

• Narrativo: Se describe a través del texto.
• Estructurado: Mediante el uso de tablas.
• Ilustrativos: A través de diagramas de flujo.
• Combinados: Uso de varios de los formatos anteriores.

Política de Calidad

Representa una declaración de principios de una organización.

¿Cuál es su uso?: Se utiliza principalmente para propósitos promocionales.

¿Quién la aprueba?: Debe ser aprobada obligatoriamente por la dirección.

¿Dónde se publica?: Debe estar publicada en los locales de la organización y en el sitio web oficial.

Manual de Calidad

Documento que describe el sistema completo, los procesos de la empresa y la estructura de la documentación.

¿Cuál es su uso?: Se emplea para la formación del personal y para la consulta de clientes, proveedores y socios.

¿Quién lo redacta?: El director o responsable de calidad.

¿Quién lo aprueba y revisa?: Es aprobado por la dirección y debe tener una revisión mínima de una vez al año.