Gestión Eficiente del Departamento de Compras: Funciones y Estrategias Clave

Funciones del Departamento de Compras

Las principales responsabilidades de esta área incluyen:

• Recibir las solicitudes de los artículos y materiales necesarios.
• Analizar las tendencias del mercado actual.
• Estudiar los envíos de los proveedores.
• Mantener una buena relación con los proveedores para obtener rápido el producto y tener facilidad con el pago y el transporte.

Objetivos del Departamento de Compras

Para garantizar la eficiencia operativa, el departamento se enfoca en:

• Buscar proveedores competitivos.
• Comprar materiales de buena calidad.
• Conseguir la mejor relación calidad-precio.
• Obtener suministros a tiempo.
• Mantener los inventarios al mínimo.
• Encontrar materiales estándar.
• Colaborar estrechamente con otras áreas de la empresa.

Fases del Proceso de Compra

El ciclo de adquisición se divide en las siguientes etapas:

1. Planificar las compras.
2. Analizar las necesidades.
3. Solicitar ofertas y presupuestos.
4. Evaluar las ofertas recibidas.
5. Seleccionar al proveedor.
6. Negociar las condiciones.
7. Solicitar el pedido.
8. Realizar el seguimiento del pedido y los acuerdos.

Clasificación de las Compras

Las compras pueden categorizarse según su naturaleza y periodicidad:

• Especiales: se producen cuando se deben adquirir bienes de uso como maquinaria o vehículos.
• Anticipadas: son las que se realizan antes de que surja la necesidad, la cual tendrá lugar a medio o largo plazo.
• Estacionales: son compras de productos de temporada; su finalidad es atender a la demanda estacional de ciertos artículos.
• Rutinarias: son compras de pequeña cantidad, con entrega diaria o semanal; su característica es atender a las necesidades del día a día.
• Oportunidad: tiene lugar cuando encontramos artículos a precios de ganga.
• Urgencia: se realizan para cubrir necesidades inmediatas como la falta de existencias.

Búsqueda de Proveedores

Existen diversos métodos para localizar a los mejores suministradores:

• Entrevistarse con representantes del proveedor: el comprador se reúne con vendedores de la empresa suministradora.
• Visitar mercados centrales: se encuentran ubicados en los polígonos industriales de las grandes ciudades.
• Visitar ferias y exposiciones: estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer lo último que se fabrica o la tecnología más puntera.
• Acudir a oficinas de compra.
• Acudir a oficinas de empresas: son centros de venta que establece el fabricante en una ciudad.
• Reunirse con importadores mayoristas: son empresas que, dentro del país, ofrecen productos extranjeros a buenos precios.

Solicitud de Ofertas y Presupuesto

Este procedimiento se activa en los siguientes escenarios:

• Cuando se inicia por primera vez la actividad empresarial.
• Cuando la empresa tiene que comprar un producto nuevo.
• Cuando no existe satisfacción con los proveedores habituales.
• Cuando se desea ampliar la cartera de proveedores.
• Cuando se recibe publicidad de otra empresa recién instalada.