Gestión Eficiente de Archivos Empresariales: Organización y Conservación Documental

Naturaleza y fin del archivo

En el ámbito empresarial, podemos referirnos al archivo como el lugar físico en el que una persona, empresa o institución ordena, clasifica y guarda documentos de una determinada actividad. Asimismo, se define como la institución, organismo o departamento encargado de conservar dichos documentos.

El archivo es un conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y el desarrollo de unas funciones empresariales concretas con el fin de facilitar su actividad. Este debe gestionarse de forma adecuada por los siguientes motivos:

• Obligación legal: Existe la obligación legal de conservar cierta documentación durante un tiempo determinado desde su elaboración.
• Necesidad operativa: Es fundamental guardar y conservar los documentos, localizar la información de forma rápida y fácil, y establecer procedimientos que regulen cuándo un documento debe conservarse y cuándo debe destruirse.

Desarrollo del archivo

Para un correcto mantenimiento y desarrollo del archivo, se deben seguir estas pautas:

1. Ordenar los documentos de manera sistemática.
2. Registrar todas las entradas y salidas del documento.
3. No acumular excesiva documentación innecesaria.
4. Ser selectivos, diferenciando lo útil de lo poco relevante.
5. Asegurarnos, antes de abrir un expediente, que no ha sido abierto anteriormente.
6. Utilizar señales visuales al clasificar un documento.
7. Eliminar periódicamente documentos que ya no son útiles.
8. Implementar medidas de seguridad para evitar la modificación, daño o destrucción.
9. Los documentos con respuesta deben adjuntar una copia del documento al que respondemos.
10. Facilitar la visibilidad y el acceso a la información.

Clasificar y ordenar

Es importante distinguir entre dos conceptos fundamentales en la gestión documental:

• Clasificar: Disponer y agrupar los elementos siguiendo un determinado criterio.
• Ordenar: Colocar los elementos siguiendo un modo o secuencia previamente determinada.

Tipos de archivo

En función del soporte

• Convencional: Documentación en soporte de papel; se utilizan archivadores, carpetas, armarios, entre otros.
• Informático: Propio del ámbito empresarial moderno, reduce al mínimo posible el uso de papel mediante la digitalización.

Según la frecuencia de uso

• Activo: También llamado archivo de oficina o de gestión. Contiene documentos utilizados frecuentemente; debe estar en un lugar accesible y cercano al puesto de trabajo.
• Semiactivo: Conocido como archivo central. Contiene documentos cuya frecuencia de consulta es reducida, pero que deben conservarse por razones legales o administrativas.
• Inactivo: Se refiere al archivo pasivo, histórico o definitivo. Contiene documentos raramente consultados, incluyendo archivos sin utilidad operativa inmediata pero con un alto valor legal o histórico.

Según la localización física del archivo

• Gestión centralizada: Supone guardar toda la documentación en un mismo lugar bajo un único responsable de archivo. Este sistema puede dificultar la localización rápida de documentos específicos para ciertos departamentos.
• Gestión descentralizada: Sistema basado en la utilización de diferentes espacios de archivo en cada departamento; cada área tendrá su propio archivo. Pueden surgir diferencias en la forma de clasificar, lo que podría dificultar la localización global y causar pérdidas de información.
• Gestión mixta: Se basa en la convivencia de archivos activos y semiactivos en los departamentos, con un único archivo inactivo centralizado en la sede central de la empresa. Se configura como un sistema a medio camino entre una gestión centralizada y una descentralizada.