Gestión Eficaz de la Documentación Laboral y Procesos de Contratación

Procedimientos de Selección y Gestión Documental

12. Solicitud de referencias

Las referencias son informes del candidato que provienen de antiguos jefes o colaboradores. Lo adecuado es pedir permiso al candidato durante la entrevista para solicitarlas de manera confidencial. Salvo que el candidato exprese lo contrario, no se pedirán a la empresa en la que está trabajando actualmente, sino en las anteriores.

Se pueden solicitar a través de diversos medios:

• Por Internet.
• Por teléfono: Es la forma más habitual.
• Por escrito: No suele dar resultado, ya que genera desconfianza debido a las respuestas generales.
• Mediante una visita personal: Aporta precisión y claridad, pero conlleva más tiempo.

13. Periodo de prueba

Puede concertarse por escrito con los límites de duración establecidos en los convenios colectivos. En su defecto, el periodo de prueba no podrá exceder de:

• 6 meses para técnicos titulados.
• 2 meses para los demás trabajadores.
• 3 meses para empresas de menos de 25 trabajadores, para aquellos que no sean técnicos titulados.

Durante el periodo de prueba, cualquiera de las partes podrá dar por finalizado el contrato sin necesidad de preaviso y el trabajador no tiene derecho a percibir indemnización. El trabajador tendrá los mismos derechos y obligaciones que el resto de trabajadores de la plantilla.

14. Pasos del plan de acogida

Para una correcta integración, se deben seguir estos pasos:

1. Recibimiento.
2. Presentación al director.
3. Visita al centro de trabajo.
4. Presentación al jefe de departamento.
5. Situación en el puesto.
6. Información sobre seguridad.
7. Designación de responsable de integración.
8. Formación inicial.

15. Tratamiento de la documentación laboral

La información generada durante el proceso y la duración del contrato debe ser tratada correctamente según las normas establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). Debe abrirse un expediente personal donde se guarda, de forma ordenada, la documentación relacionada con el historial laboral de cada trabajador: formación, puesto de trabajo desempeñado, funciones, tipos de contratos laborales, etc.

Componentes del expediente en papel

• Carpetilla: Donde se guarda el expediente.
• Documentación: Los documentos que lo forman.
• Extracto o resumen: Relación de documentos de los que consta el expediente.

Documentación del expediente

La documentación puede ser:

• Aportada por el trabajador.
• Generada por la empresa.
• Procedente de la Administración pública.
• Procedente de otras empresas e instituciones públicas o privadas.

Actualización de los expedientes

El expediente sufre variaciones constantes: prórrogas, finalizaciones o modificaciones de contrato, ascensos, excedencias, cambios de tareas, formación o cambios familiares. La variación de ciertos datos puede tener importantes consecuencias, como implicar una disminución de la retención del IRPF, generar beneficios sociales, ayudas, etc.

16. Conservación de los documentos de carácter laboral

Los plazos de conservación varían según la normativa aplicable:

• Legislación laboral: Mínimo 4 años desde el fin de la relación laboral para contratos de trabajo, documentos de afiliación a la Seguridad Social, partes de altas y bajas, y documentos de afiliación a mutuas de accidentes y enfermedades profesionales.
• Nóminas y boletines de cotización: 4 años desde que vence el plazo para liquidar cotizaciones.
• Legislación fiscal: 4 años a contar desde la liquidación de impuestos.
• Código de Comercio: 6 años desde la fecha de cierre del ejercicio contable.
• Otras normas: Algunas administraciones establecen plazos mayores cuando conceden subvenciones relacionadas con salarios (por ejemplo, las del Fondo Social Europeo requieren 10 años).

17. Protección de datos personales

Todos los documentos deben ser protegidos para garantizar el derecho al honor y a la intimidad. El departamento de Recursos Humanos tendrá las siguientes obligaciones:

• Informar a los afectados: Las personas tienen derecho a conocer si sus datos van a ser incluidos en un fichero y el tratamiento que se realiza con ellos.
• Pedir el consentimiento: La inclusión de estos datos supone un tratamiento que requiere el consentimiento del afectado.
• Calidad de los datos: Los datos han de ser adecuados a la finalidad que motiva su recogida.
• Garantizar los derechos: El responsable debe facilitar y garantizar los derechos de oposición al tratamiento, acceso, rectificación y cancelación (derechos ARCO).
• Guardar secreto profesional: Los que intervienen en cualquier fase del tratamiento deben guardarlo aun finalizada su relación con el responsable del fichero.
• Adopción de medidas de seguridad: Se establecen 3 niveles de seguridad según la sensibilidad de los datos.