Gestión Documental y Servicios de Comunicación Empresarial

Medios de Envío

Existen diversas modalidades para la gestión de comunicaciones:

• Carta certificada: Garantiza la entrega al destinatario bajo firma.
• Burofax: Servicio de envío de documentos urgentes.
• Telegrama: Mensaje escrito, breve y conciso.
• Fax: Envío de documentos a otras terminales con fax.
• Valija: Intercambio de documentación entre empresas.
• Paquete azul: Envío de paquetes grandes a territorio nacional.

Servicios Adicionales

• Acuse de recibo: Tarjeta rosa, confirmación escrita de la entrega.
• Certificaciones: Emisión de un certificado de entrega de telegramas o burofax.
• Franqueo electrónico: Permite pagar con tarjeta los envíos.
• Reembolso: Se paga cuando se ha recibido el paquete.
• Portes debidos: El que recibe la mercancía tiene que pagar el transporte.
• Valor declarado: Seguro de los envíos de valor por si se pierden o se estropean.

Servicios Online

Plataformas digitales disponibles: correo digital, franqueo electrónico (pagar a través de internet), telegrama, tu sello personalizado e identificación de certificados.

Administración Electrónica

Permite realizar cualquier trámite con la Administración Pública a través de internet, siendo una alternativa a lo tradicional con la misma validez que la entrega de un papel. Es posible firmar cualquier documento con un certificado digital.

Ventajas y Desventajas

• Ventajas: No requiere desplazamiento físico, servicio 24h mediante web, reduce costes y cuida el medio ambiente.
• Desventajas: Organismos que no se integran y personas que no se adaptan, como los ancianos.

Archivo en la Empresa

Es el conjunto de documentos ordenados producidos en la actividad de una empresa.

Funciones y Objetivos

• Funciones: Recuperar y consultar documentos, adaptarse a las características de la empresa, proporcionar información necesaria para la toma de decisiones, actuar como elemento probatorio y cumplir con la ley (que obliga a guardar determinada documentación durante 6 años).
• Objetivos: Guardar y conservar correctamente los documentos, localizar los documentos de forma rápida y controlar la documentación que entra y sale de la empresa.

Archivo Informático de Datos

Buscan información con mucha rapidez, se pueden consultar en cualquier momento y ahorran costes.

Ventajas

• Organización flexible.
• Reducción de repetición de datos.
• Copias de seguridad.
• Consulta simultánea.
• Distintos niveles de restricciones.
• Las modificaciones se actualizan automáticamente.

Sistema de Almacenamiento en la Nube

• Adaptabilidad: Personalizada al cliente, almacenamiento casi ilimitado.
• Ubicuidad: Accesibles siempre a través de internet, fomenta el trabajo en equipo.
• Ahorro: El cliente paga periódicamente solo por el almacenamiento que usa.
• Seguridad: Posibilidad de restringir perfiles, no hay pérdida de información en caso de accidente.