Gestión Documental Sanitaria: Microfilmación, Digitalización y Externalización
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Valoración, Selección y Destrucción de Documentos
El proceso de valoración, selección y destrucción de documentos debe realizarse antes de la migración a otros soportes. En el ámbito sanitario, se utilizan dos técnicas principales:
- Microfilmación: Utiliza micropelículas o microfilms.
- Digitalización: Emplea discos magnéticos y ópticos.
Antes de cambiar el soporte de las historias clínicas (HHCC), y tras el expurgo, se debe verificar que los documentos estén ordenados según la normativa del centro y que correspondan al episodio a digitalizar o microfilmar. Una vez realizado el cambio de soporte, los originales deben destruirse inmediatamente, excepto si las técnicas de miniaturización se usan como copias de seguridad.
Proceso de Microfilmación
Microfilmado
Exposición de documentos en una microfilmadora.
Procesado
Tratamiento de la película para legibilidad y conservación (revelado, fijación, lavado y secado).
Montaje
Presentación del microfilm en formatos como cartucho, rollo, microficha o jacket.
Formatos de Microfilm
- Películas en Rollo: 35mm para radiografías y 16mm para documentación clínica en papel.
- Microfichas: Láminas de 15x9 cm.
- Jacket: Envase de plástico para películas, usado en radiografías.
Para acceder a un documento microfilmado, se busca el rollo, se coloca en un lector, se introduce la posición del documento y se imprime una copia en papel.
Digitalización
La digitalización convierte documentos en papel a ficheros electrónicos. Se requiere un escáner y un ordenador para la captura, lectura, tratamiento y grabación en soportes magnéticos (discos duros) u ópticos (CD o DVD).
Los soportes ópticos (CDs o DVDs) son los más utilizados. Las historias clínicas digitalizadas se referencian al CD o DVD en la base de datos del hospital. Para acceder a una HC digitalizada, se busca el CD/DVD, se lee con el ordenador y se imprime una copia.
Externalización de Archivos Clínicos
La externalización implica contratar a una empresa externa para almacenar y gestionar las HHCC. La empresa garantiza la seguridad y conservación de los documentos. El responsable último sigue siendo el archivo clínico del centro.
Se externalizan archivos pasivos e históricos, aunque puede ser total. Las HHCC se solicitan por teléfono, fax o correo electrónico y se entregan en 2 a 48 horas.
Protocolo de Externalización
- Seleccionar documentos según actividad o inactividad.
- Realizar un inventario de documentos a transferir.
- Redactar un manual de normas de actuación.
- Redactar un acta de transferencia.